Modul Kommunikator - Anpassen persönlicher Einstellungen und Arbeiten mit E-Mails

Modul Kommunikator - Anpassen persönlicher Einstellungen und Arbeiten mit E-Mails

Allgemeines

Dieser Artikel beschreibt das Arbeiten mit E-Mail Postfächern, die Sie in den Kommunikator eingebunden haben.
Notes
Sollten Sie noch keine Postfächer in den Kommunikator eingebunden haben, so kann die Anbindung entweder über POP 3 oder über MS GRAPH erfolgen. Welche Art der Anbinung Sie wählen, ist Ihnen überlassen und hängt primär davon ab, ob Sie einen privaten E-Mail Server oder eine MS Office 365 Anbindung besitzen.
Sie lernen hier unter anderem, wie Sie E-Mail Nachrichten ansehen, filtrieren, sortieren, pausieren, weiterleiten oder archivieren. Zudem beinhaltet der folgende Artikel eine Anleitung dazu, wie Sie die automatisch Zuordnung eingehender Nachrichten im Kommunikator konfigurieren.

Konfiguration des Zugriffs auf Ihr Kommunikator-Postfach

Welche Personen innerhalb der Software Zugriff auf Ihr Kommunikatorpostfach erhalten und in welchem Masse, können Sie selbst verwalten.
Info
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass diese Einstellungen nur vom Eigentümer des Postfaches selbst vorgenommen werden können.
Öffnen Sie den Kommunikator und klicken Sie dann in der Menüleiste auf "Werkzeuge"  auf Konten verwalten.












Markieren Sie Ihr Postfach und Sie wählen Sie wie folgt den Button "Einstellungen":
In der Sektion Kontenzugriff können Sie nun durch Klicken ausgewählten Benutzern Zugriff auf die Verwaltung Ihres Kommunikator-Postfaches gewähren. Möchten Sie die primäre Verantwortung für Ihr Postfach abgeben, so können Sie hier einen anderen Nutzer hinterlegen. Hierzu muss dieser Nutzer bereits über den Zugriff auf Ihr Postfach verfügen, sonst wird er nicht in der Liste der primären Verantwortung erscheinen. 


Klicken Sie bei gedrückter Alt/ Option - Taste auf einen Benutzer, um dessen Verwaltungsrechte innerhalb Ihres Kommunikator-Kontos einzuschränken.



Konfiguration der automatischen Zuordnung von E-Mails zu Adressen und Mandaten

Der Kommunikator nimmt die Zuordnung eingehender Nachrichten nach den Einstellungen zum Nachrichtenfluss vor.
Diese muss also zwingend korrekt konfiguriert sein, damit hier eine erfolgreiche Zuordnung stattfinden kann. 



Hier stellen Sie "Streng" ein, wenn Sie wünschen, dass die Nachrichten nur zugeordnet werden, wenn ein Aktenzeichen erkannt wurde:
Dadurch werden Sie am wenigsten fremd-zugeordnete E-Mails in den Mandaten finden.
Info
Im Zweifelsfall wird jedoch vom Kommunikator die Nachricht keinem Mandat zugeordnet, sodass Sie dies entscheiden und händisch zuordnen müssen.

Einstellung "Normal" bedeutet, dass Nachrichten zugeordnet werden, wenn ein Aktenzeichen oder eine E-Mail-Adresse erkannt wurde:
Warning
Das bedeutet, dass der Kommunikator die Nachricht, wenn er kein Aktenzeichen findet, dem Mandat zuordnet, in dem er irgendwo dieselbe E-Mail-Adresse findet. Was durchaus in verschiedenen Mandaten der Fall sein kann, wenn es sich dabei um einen Dritten wie Rechtsanwalt der Gegenpartei, Gutachter oder Rechtschutzversicherung handelt.

Bei der Einstellung "Smart" erfolgt die automatische Zuordnung bei genau einem aktiven Mandat via Aktenzeichen oder E-Mail-Adresse.
Info
Diese Einstellung empfiehlt sich bei kleinen Kanzleien, die je Mandant nur ein aktives Mandat führen.

Die Einstellung "Proaktiv" wählen Sie, wenn Sie wünschen, dass die automatische Zuordnung zum ersten aktiven Mandat via Aktenzeichen oder E-Mail-Adresse erfolgt.

Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit "Ok". Somit haben Sie die zukünftigen Einstellungen gesetzt.
Alert
Beachten Sie bitte, dass die bereits zugeordneten Nachrichten davon unberührt bleiben und von Ihnen im Bedarfsfall händisch vorgenommen werden müssen.

Konfiguration des zeitlichen Nachrichtenflusses in das Kommunikatorarchiv

Der Kommunikator verschiebt die Nachrichten automatisch in drei Phasen bis zur definitiven Löschung, damit deren Anzahl überschaubar bleibt. Dies hat keinen Einfluss auf die im DMS generierten Dokumente.

Möchten Sie die hier eine von den Standardwerten abweichende Dauer eintragen, so hinterlegen Sie diese in den entsprechenden Feldern und bestätigen Sie mit ok. 

Arbeiten mit E-Mails: Überblick

Das Fenster des Kommunikators ist in drei Bereiche aufgeteilt.
  1. Links finden Sie alle Postfächer, auf welche Sie Zugriff haben, jeweils unterteilt in einzelne Boxen
  2. Rechts davon befindet sich die Nachrichtenliste
  3. Anschliessend finden Sie den Detailbereich, wo der Nachrichten-Inhalt dargestellt wird


Nachrichten sichten, zuordnen, filtrieren, sortieren und pausieren

Die eingegangenen Nachrichten werden in der Nachrichtenliste angezeigt. Jeder Nachricht ist ein verantwortlicher Sachbearbeiter zugeordnet, was durch dessen Icon angezeigt wird. Wenn Sie das Postfach gemeinsam bearbeiten, so können Sie Nachrichten nun anderen Personen, welche Zugriff auf das Postfach haben, zuordnen. Durch einen Rechtsklick auf eine oder eine Selektion von Nachrichten erscheint ein Kontextmenu, über welches Sie die Verantwortlichkeit zuordnen können:



Im vorstehend gezeigten Beispiel wird die Nachricht der Assistentin Erna zugeordnet. Dadurch erscheint die Nachricht im Ernas Kommunikator Fenster automatisch als 'ungelesen' und mit deren Icon versehen:


Wenn Sie viele Nachrichten im Postfach haben, so ist es sinnvoll, die Nachrichten zu filtrieren. Sie können den Filter zum Beispiel so setzen, dass Sie nur Ihre eigenen Nachrichten sehen, nicht aber die erledigten oder die pausierten Nachrichten. Um den Filter einzurichten, klicken Sie mit gedrückter Alt-/Optiontaste auf das Filter Icon. Sie können nun die gewünschte Filtrierung einstellen:

Dadurch behalten Sie auch bei vielen Nachrichten den Überblick. Den Filter können Sie jederzeit ein- und ausschalten, indem Sie auf das Filter Icon klicken:


Mit dem Sortierungsmenu können Sie Ihre Nachrichten nach verschiedenen Kriterien auf- oder absteigend sortieren:

Nachrichten, welche nicht sonderlich dringend sind, können Sie mittels Rechtsklick bis zu einem späteren Zeitpunkt pausieren. Nach Ablauf der gewählten Zeitspanne taucht die Nachricht automatisch wieder als ungelesen im Posteingang auf.

Eine Nachrichten einem Mandat zuordnen

Eine der wichtigsten Funktionen des Kommunikators ist die Zuordnung der Nachricht zu einem Mandat. Hierzu wird aus der Nachricht selber ein PDF Dokument generiert. Dieses wird dann, zusammen mit allfälligen Anlagen, in den Archivbereich der betreffenden Mandatsmappe eingestellt. Die Nachricht selber bleibt im Kommunikator erhalten, es ändert sich jedoch die Farbcodierung der Nachricht:


Rote Farbcodierung: diese Nachricht ist noch nicht zugeordnet. Sie sollten diese Nachricht zuordnen oder löschen, wenn sie nicht ablagewürdig ist.


Graue Farbcodierung: diese Nachricht ist einer Adresse zugeordnet, aber keinem Mandat. Das ist der Fall bei Nachrichten, welche an Drittparteien gesandt wurden oder von Drittparteien erhalten wurden, für welche kein Mandat besteht. Trotzdem sollten Sie prüfen, ob es nicht passender wäre, die Nachricht in den Kontext eines Mandates zu stellen, indem sie eine entsprechende Zuordnung vornehmen.


Grüne Farbcodierung: diese Nachricht ist einem Mandat zugeordnet.

Grundsätzlich versucht der Kommunikator bereits beim Abholen der Nachricht, automatisch eine Zuordnung vorzunehmen. Hierzu wird die Nachricht nach einem Aktenzeichen durchsucht. Wird ein Aktenzeichen angetroffen, so wird eine Zuordnung vorgenommen.
Info
Im Kontext von E-Mail Nachrichten werden Aktenzeichen sowohl im Betreff, als auch in der Nachricht selber erkannt, sofern sie durch jeweils zwei Doppelpunkte eingerahmt sind. Lautet das Aktenzeichen zum Beispiel 123-00, so sucht der Kommunikator nach ::123-00::

Sofern kein Aktenzeichen vorhanden ist, versucht timeSensor LEGAL eine Zuordnung vorzunehmen, indem die enthaltenen E-Mail Adressen ausgewertet werden. Es liegt in Ihrer Verantwortung zu prüfen, ob die erfolgte Zuordnung korrekt erfolgt ist und nötigenfalls eine manuelle Zuordnung vorzunehmen.

Sie können eine Nachricht zuordnen, indem Sie im Feld Zuordnung einige Buchstaben eingeben. Der Kommunikator ist hier sehr tolerant: Sie können Namen, Vornamen, Mandatsnamen oder Aktenzeichen eingeben. Im Treffermenu werden sofort die passenden Adressen und Mandate angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Eintrag und betätigen Sie die Eingabetaste.



Nach erfolgter Zuordnung wechselt die Farbei der Nachricht zu grün, wenn Sie einen Mandanten selektiert haben. Unterhalb des Mandanten werden die Mandate angezeigt, sowie (sofern vorhanden) die Archiveinteilung.



Mehrere Nachrichten einem Mandat zuordnen

Um in einem Arbeitsgang mehrere Nachrichten einem Mandat zuzuordnen, selektieren Sie die Nachrichten zuerst und führen Sie dann einen Rechtsklick aus, um über das Kontextmenu Zuordnung das gewünschte Zielmandat zu suchen:



Arbeiten mit dem Status von Nachrichten

Besonders für die Arbeit im Team eignet sich die Verwendung des Nachrichtenstatus. Sie können Nachrichten nach dem Status sortieren und filtrieren. Der Status wird durch ein kleines farbiges Icon dargestellt. Eine Nachricht kann folgende Stati einnehmen:
  1. Nachricht ist ungelesen (Status-Icon: blauer Punkt)
  2. Nachricht ist gelesen, aber wird noch nicht bearbeitet (kein Status-Icon)
  3. Nachricht ist gelesen und wird bearbeitet (Status-Icon: gelbes Quadrat mit Schreibstift)
  4. Nachricht ist gelesen und erledigt (Status-Icon: grünes Quadrat)

Grünes Status-Icon und grüne Farbcodierung: diese E-Mail ist erledigt und einem Mandat zugeordnet.

Strukturierung von Postfächern


Der Kommunikator strukturiert die verfügbaren Postfächer in fünf Bereiche:
  1. Eingang
  2. Entwürfe
  3. Gesendet
  4. Papierkorb
  5. Archiv
Neu abgerufene Nachrichten legt der Kommunikator entweder in den Bereich Eingang oder in den Bereich Gesendet.
Info
Bei einem über POP3 eingebundenen Postfach, wird eine neu abgerufene Nachricht als gesendet erkannt, wenn der Absender der Nachricht entweder der Mailadresse des Archivpostfachs entspricht, oder der Mailadresse des hinterlegten primären Postfachs.

Eingang
Im Posteingang finden Sie alle eingegangenen Nachrichten des Postfachs. Ungelesene Nachrichten werden automatisch mit dem Status-Icon "blauer Punkt" versehen
Entwürfe
In diesem Bereich finden Sie die von Ihnen neu angelegten Nachrichten, welche noch nicht versandt wurden. Sobald eine Nachricht versandt ist, wandert sie automatisch in den Bereich "Gesendet".
Gesendet
In diesem Bereich finden Sie die von Ihnen versandten Nachrichten. Das sind also Nachrichten, die Sie entweder aus dem Kommunikator heraus versandt haben, oder die aus Ihrem Primärpostfach versandt wurden.  Ungelesene Nachrichten werden automatisch mit dem Status-Icon "blauer Punkt" versehen.
Papierkorb
Wenn Sie eine Nachricht löschen, so wird diese zunächst in den Papierkorb verschoben. Wenn Sie die Nachricht im Papierkorb danach noch einmal löschen, so wird die Nachricht dauerhaft gelöscht. 
Info
Durch das Löschen einer Nachricht im Kommunikator Fenster werden die Dokumente, welche eventuell im Dokumentenarchiv bereits angelegt sind, nicht betroffen.
Archiv
In diesen Bereich können Sie Nachrichten verschieben, welche erledigt sind, die Sie aber weiter aufbewahren möchten. Es ist Ihnen überlassen, ob Sie erledigte Nachrichten (also Nachrichten, die bereits einem Mandat zugeordnet sind und bei denen es nichts mehr zu tun gibt) in das Archiv verschieben, oder ob sie diese gleich in den Papierkorb schieben. Wie erwähnt, bleiben beim Löschen von Nachrichten die bereits archivierten Dokumente erhalten.
Info
Wir empfehlen, die erledigten/zugeordneten Nachrichten während einer gewissen Zeitspanne im Archiv aufzubewahren und regelmässig, z.B. einmal pro Jahr, die alten Nachrichten aus dem Archiv auszukehren, damit die Datenflut nicht ins Unermessliche ansteigt. Denken Sie daran: jede Nachricht ist mehrfach vorhanden! Einerseits ist die Nachricht in Ihrem normalen E-Mail Postfach (Outlook/Apple Mail) noch vorhanden, andererseits wird die Nachricht durch Zuordnung zu einem Dossier im Dokumentenarchiv gespeichert (und zwar sowohl als PDF, als auch als E-Mail Datei). Die Nachricht im Kommunikator kann somit problemlos gelöscht werden; der Kommunikator ist lediglich eine Durchlaufstation für Ihre Nachrichten.



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