Regelbasierte Ertragsverteilung und Standortabrechnung - ein Fallbeispiel
Allgemeines
Dieser Artikel zeigt, wie Zahlungen mit Hilfe der regelbasierten Ertragsverteilung korrekt unter den beteiligten Partner verteilt werden und wie verschiedene Standorte eine transparente Abrechnung einrichten. Um die Mechanismen zu zeigen, haben wir ein entsprechendes Szenario aufgebaut.
Ausgangslage
Standorte
Gegeben sind die beiden Standorte BLAU und ROT. An jedem Standort arbeiten drei Berufsträger*innen:
Kontenplan und Kostenstellen
Für jede(n) Berufsträger*in wurde am jeweiligen Standort ein Ertragskonto und eine Kostenstelle eingerichtet. Wir schaffen dadurch die Voraussetzung, eingehende Mandantenzahlungen passend aufteilen und auf die verschiedenen Ertragskonten buchen zu können.
Wir könnten uns hierzu auch nur mit Ertragskonten begnügen und Kostenstellen aussen vor lassen. Dann würden die Zahlungen direkt auf die verschiedenen Ertragskonten der involvierten Berufsträger*innen gebucht. Zwecks einer grösseren Transparenz möchten wir aber, dass die gesamte Verteilung grundsätzlich über das Ertragskonto des mandatsführenden Partners läuft. Deshalb benötigen wir die Kostenstellen als zusätzliche Dimension, um darüber die Verteilung der Anteile zu steuern.
Zusätzlich legen wir ein Ertragskonto und eine Kostenstelle für den jeweils anderen Standort an. Darüber werden wir Anteile abwickeln, die von den Berufsträger*innen des jeweils anderen Standortes erbracht wurden. Wir nennen dieses Konto bzw. diese Kostenstelle "überörtlich ROT". Kontenplan und Kostenstellen sehen für den Standort BLAU deshalb wie folgt aus; am Standort ROT sinngemäss:
Die Kontenpläne der beiden Standorte sind harmonisiert, d.h. es werden bei Konten die in nachgelagerten Auswertungen konsolidiert werden sollen, identische Kontennummern verwendet und ansonsten darauf geachtet, dass sich die Konten nicht überschneiden. Hier nochmals der Überblick über die Berufsträger*innen und die zugeordneten Ertragskonten und Kostenstellen:
Berufsträger | Standort | Ertragskonto | Kostenstelle |
Bruno Bolte | BLAU | 8401 Erträge Bruno Bolte | 101 KS Bruno Bolte |
Bertha Beck | BLAU | 8402 Erträge Bertha Beck | 102 KS Bertha Beck |
Bojan Born | BLAU | 8403 Erträge Bojan Born | 103 KS Bojan Born |
Ralf Raff | ROT | 8601 Erträge Ralf Raff | 201 KS Ralf Raff |
Rosa Raabe | ROT | 8602 Erträge Rosa Raabe | 202 KS Rosa Raabe |
Ronald Rieder | ROT | 8603 Erträge Ronald Rieder | 203 KS Ronald Rieder |
Sachbearbeiter
Da die Standorte sich gegenseitig unterstützen, kommt es vor, dass Berufsträger*innen von Standort BLAU auf den Mandaten von Standort ROT arbeiten und umgekehrt. Damit dies möglich ist, müssen somit an jedem Standort auch die Berufsträger*innen des jeweils anderen Standorts als Sachbearbeiter erfasst werden. Bei den "eigenen" Berufsträger*innen des Standorts werden die entsprechenden Ertragskonten und Kostenstellen hinterlegt, wohingegen bei den "standortfremden" Berufsträger*innen das Konto bzw. die Kostenstelle "überörtlich" gewählt werden. Nachfolgendes Beispiel zeigt die Sachbearbeiter des Standortes BLAU; bei Standort ROT erfolgt die Erfassung sinngemäss:
Mustermandat
Um unsere Einstellungen zu testen, legen wir am Standort BLAU einen Mandanten und ein Mustermandat an. Mandatsführer sei Bruno Bolte und das Mandat wurde akquiriert durch Ralf Raff:
Ertragsverteilungsregel
Schliesslich legen wir noch eine Ertragsverteilungsregel an: 10% des Honorarumsatzes gehen an den Akquisiteur, 5% an den Mandatsführer und die restlichen 85% werden aufgeteilt auf die einzelnen Sachbearbeiter, welche für das Mandat gearbeitet haben:
Wie eingangs erwähnt, möchten wir die ganze Verteilung über das Ertragskonto des mandatsführenden Partners abwickeln. Deshalb wählen wir unter "Konto" direkt das Ertragskonto 8401 von Bruno Bolte. Alle Verteilungen werden nun über dieses Konto abgewickelt. Die Kostenstelle identifiziert die begünstigten Personen.
Leistungserfassung
Da der Haftpflichtfall sehr komplex ist, arbeiten verschiedene Berufsträger*innen beider Standorte daran und erfassen nun ihre Zeiten. Es werden 100 Stunden auf dem Mandat gearbeitet, wie die folgenden Zeiteintragungen zeigen. Zudem fallen 1.000,00 EUR an Spesen an.
Berufsträger*in | Standort | Stunden |
Bruno Bolte | BLAU | 10 |
Bertha Beck | BLAU | 15 |
Ralf Raff | ROT | 25 |
Rosa Raabe | ROT | 50 |
Nachfolgend der Eintrag der Leistungen im Dossier und die daraus resultierende Rechnung:
Ertragsverteilung
Jede auf der gestellten Rechnung erfasste Zahlung wird nun automatisch entsprechend der hinterlegten Regel aufgeteilt (bei Teilzahlungen erfolgt die Aufteilung proportional):
Kontrolle mit Excel
Ertragskonto des Mandatsführers:
Kostenstelle des Mandatsführers:
Standortausgleich
Wenn die Standorte eine gewisse wirtschaftliche Unabhängigkeit geniessen, genügt es nicht, auf dem Ertragskonto von Bruno Bolte die Anteile der verschiedenen beteiligten Personen zu berechnen. Aus den Leistungen der Berufsträger*innen ROT resultiert nun ein Anspruch des Standortes ROT gegenüber dem Standort BLAU. Dieser Anspruch muss nicht genau den erbrachten Leistungen der roten Berufsträger*innen entsprechen. Der Standort BLAU könnte einen Anteil einbehalten. Gewünscht wäre aber ein Abrechnungsbeleg aufgrund dessen der Standort BLAU dann dem Standort ROT eine Vergütung leisten könnte.
Leistungen duplizieren
Für eine optimale Transparenz gehen wir wie folgt vor:
- Die Leistungen der Berufsträger*innen ROT werden per copy/paste dupliziert
- Die Mengen werden mit einem Minus versehen, da die Leistungen nun das Guthaben gegenüber ROT darstellen
- Die Leistungen werden einem neutralen Sachbearbeiter zugewiesen (z.B. ADM), damit sie keinen Einfluss auf die Statistik der Berufsträger*innen haben
Gutschrift
Nun wird aus den Leistungen über das Aktionsmenu "Rechnung" eine Gutschrift erstellt. Hier gilt es die richtigen Einstellungen zu tätigen:
- Empfänger der Gutschrift ist der Standort ROT (verbinden Sie diesen in den Mandatseinstellungen)
- Wählen Sie als Ertragskonto das Konto des Mandatsführers Bruno Bolte
- Die Gutschrift kann auf Nettobasis, ohne Mehrwertsteuer, erstellt werde
Öffnen Sie die erstellte Gutschrift und löschen Sie die Ertragsverteilungsregel. Wenn für diese Rechnung Minderungen anfallen, so erfassen Sie diese mit der Funktion Zu-/Abschläge.
Zahlungsausgang bei BLAU
Der verbleibende Betrag wird per Banküberweisung an ROT vergütet.
Zahlungseingang bei ROT
Nun wechseln wir die Perspektive zum Standort ROT. Dort wird der Zahlungseingang in der Buchhaltung verbucht, wobei der Zahlungseingang von 21,000.00 gemäss unserem Beispiel aufgeteilt werden muss in den Anteil für Ralf Raff und Rosa Raabe:
Fazit
Der beschriebene Ablauf führt zu folgendem Ergebnis:
Arbeitszeitstatistik
Alle Arbeitszeiten fallen am Standort BLAU an und werden auf die dort angelegten Sachbearbeiter verteilt. Für die Gutschrift fallen negative Stunden an, welche aber auf den nicht weiter relevanten Sachbearbeiter ADM (Administratorenkonto) gebucht werden und somit nicht berücksichtigt werden müssen:
Beachten Sie, dass der Sachbearbeiter ROT Ralf Raff, welcher am Standort BLAU angelegt wurde und der Sachbearbeiter ROT Ralf Raff, welcher am Standort ROT besteht, technisch nicht die gleichen Datensätze sind. Sollen die für Berufsträger Raff gebuchten Stunden in einer standortübergreifenden Auswertung betrachtet werden, so müssen die entsprechenden Stunden konsolidiert werden. Beide Sachbearbeiter Datensätze sind mit demselben Benutzerkonto von Ralf Raff verbunden, weshalb die Daten leicht zusammengeführt werden können.
Buchhaltung BLAU
In der Buchhaltung BLAU sieht man auf dem Bankkonto den vom Mandanten gezahlten Betrag, abzüglich der Überweisung des Anteils ROT, somit 42'840.00 minus 21'000.00 = 21'840.00. Die Umsatzsteuer wird vollständig von BLAU abgerechnet. Entsprechend finden wir auf Kreditor Mehrwertsteuer den Betrag von 6'840.00. Das Erlöskonto 8310 zeigt den Spesenanteil und das Konto des Mandatsführers Bruno Bolte den Honoraranteil. Hier verbleiben BLAU 14'000.-, bestehend aus den geleisteten Arbeiten von Bertha Beck und Bruno Bolte, sowie dem Rückbehalt BLAU.
Buchhaltung ROT
In der Buchhaltung ROT finden wir lediglich den Zahlungseingang von 21'000.00, welcher auf die Ertragskonti der beiden roten Berufsträger*innen verbucht wurde.
Kostenstellen
Die Auswertung der Kostenstellen ergibt die Beträge, welche jedem Berufsträger*in zusteht. Der Einbehalt von BLAU bei der Überweisung des Anteils an ROT bleibt auf dem Ertragskonto 8401 liegen, ist aber keiner Kostenstelle zugeordnet.
Kostenstelle Bruno Bolte:
Kostenstelle Bertha Beck:
Kostenstelle Ralf Raff:
Kostenstelle Rosa Raabe:
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