Wie funktioniert die Funktion "Regelbasierte Ertragsverteilung"?
Haben Sie unterschiedliche Regeln, nach welcher Sie den Ertrag unter Ihren Mitarbeitern aufteilen, so benötigen Sie eventuell die Aktivierung der regelbasierten Ertragsverteilung. Wie diese funktioniert werde ich Ihnen im folgenden Artikel erklären.
Ertragsverteilung aktivieren
Nachdem bei Ihnen das Modul der regelbasierten Ertragsverteilung aktiviert wurde, stellen Sie sicher, dass unter Einstellungen - Parameter - Finanzen - Debitoren der Haken bei ERTRAGSVERTEILUNG gesetzt ist.
Ertragskonten anlegen
Die Idee der regelbasierten Ertragsverteilung ist die Verteilung der eingehenden Zahlungen nach bestimmten Regeln. Diese Verteilung erfolgt durch Verbuchung auf verschiedenen Ertragskonten. Deshalb müssen Sie in einem ersten Schritt für jeden zu begünstigenden Sachbearbeiter im Kontenplan ein persönliches Ertragskonto eröffnen. Jeder Sachbearbeiter erhält dann die ihm zustehenden Anteile am Ertrag direkt auf dieses Konto gebucht.
Ertragskonten zuordnen
Als Nächstes sollten Sie jedem zu begünstigenden Sachbearbeiter sein persönliches Konto zuordnen. Dies können Sie unter Einstellungen - Basisdaten - Sachbearbeiter machen. Öffnen Sie dort die jeweiligen Sachbearbeiter und wählen Sie dort das entsprechende Konto aus. Sie können natürlich auch ein allgemeines Ertragskonto für die Kanzlei (einen Sozietätstopf) einrichten und dieses denjenigen Sachbearbeitern zuordnen, welche nicht über ein persönliches Ertragskonto verfügen sollen (z.B. Associates).
Leistungsgruppen vorbereiten
Nicht alle Leistungen können vom Gesamten verteilt werden. Deshalb können Leistungsgruppen für Auslagen, Spesen, etc. von der Ertragsverteilung ausgenommen werden. Sie sollten deshalb vorbereitend einmal durch alle Leistungsgruppen durchgehen und den Haken von der Ertragsverteilung ausschliessen bei allen Leistungsgruppen setzen, die nicht vom Verteilungsalgorithmus erfasst werden sollen.
Verteilungsregeln definieren
Gehen Sie zu einem beliebigen Mandanten und öffnen Sie ein Mandat mit einem Doppelklick. Wenn Sie jetzt zum Tab Fakturierung gehen, finden Sie dort neben Ertragskonto ein neues Symbol. Klicken Sie auf dieses Symbol, öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie Ihre Ertragsverteilung eintragen können.
Klicken Sie auf das graue Pluszeichen unten rechts und geben Sie die erste Vorgabe Ihrer Regel ein. Bei unserem Beispiel soll der Akquisiteur während vier Jahren einen Akquiseanteil von 10% des Gesamtumsatzes kriegen. Dazu geben Sie im ersten Feld den Prozentsatz an (darunter wird Ihnen in Kursiv der verbleibende Anteil an 100% angezeigt) und geben im zweiten Feld die Bezeichnung für diesen Anteil an. Diese Bezeichnung wird in der Buchhaltung sichtbar sein. Wenn Sie bereits einige Regeln erstellt haben, können Sie über den schwarzen Pfeil neben der Bezeichnung, auch aus einer Liste der bereits verwendeten Bezeichnungen wählen.
Im Drop Down Menu Zu Gunsten können Sie auswählen, wem der Anteil zusteht. Bei uns ist das der Akquisiteur, sie können jedoch auch unter allen Bezeichnungen und Mitarbeitern Ihrer Firma auswählen.
Im folgenden Menu haben Sie die Möglichkeit das Konto auszuwählen, an welches der Anteil geschickt wird. Wählen Sie Automatisch wird das hinterlegte Konto für den ausgewählten Sachbearbeiter dafür gebraucht.
Im Menu von können Sie definieren, ob der Anteil vom Gesamtumsatz (üblich), oder vom Eigenertrag abhängt.
Schliesslich können Sie noch mit einem Haken die Gültigkeit dieser Vorgabe beschränken. Hierzu öffnet sich ein Fenster in welchem Sie das Datum eingeben können, an welchem die Vorgabe verfällt.
Mit einem Klick auf OK wird die Vorgabe gespeichert. Sie können so viele Vorgaben hinzufügen wie Sie wollen. Beachten Sie aber, dass am Schluss die gesamten 100% verteilt sein müssen, wenn Sie nicht wollen, dass der eingegangene Ertrag im Standard Ertragskonto liegen bleibt.
In unserem Beispiel haben wir anschliessend noch 5% des Gesamtertrages dem Mandatsführer zugeschrieben und die restlichen 85% nach geleistetem Umsatz unter den Sachbearbeitern aufgeteilt.
Alle drei Vorgaben bilden zusammen die Verteilungsregel. Sie können diese nun für den weiteren Gebrauch speichern. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad oben rechts und wählen Sie Regel speichern.... Geben Sie im nachfolgenden Fenster den Namen dieser Regel ein. Dieser Name ist nur intern und kann vom Kunden nicht eingesehen werden. Nun brauchen Sie in den nächsten Mandaten bloss auf das Zahnrad klicken, um die so gespeicherte Regel abzurufen.
Klicken sie auf OK wird das Fenster geschlossen und das Symbol neben Ertragskonto ist nun blau. Damit wissen Sie, dass die Regel nun aktiv ist und angewendet wird.
Stellen Sie auch sicher, dass die begünstigten Mitarbeiter unter "Überblick" definiert sind - bei uns sind das Akquisiteur und Mandatsführer. Ansonsten werden die für sie definierten Prozentsätze des Ertrages ohne Zuteilung im Ertragskonto landen.
Verteilungsregel anwenden
Erstellen wir nun eine Rechnung und sehen wir uns die Anwendung der Regeln im Programm an. Die Rechnung kann normal erstellt werden, wie Sie es sich gewohnt sind. Im Rechnungsblatt haben Sie noch die Möglichkeit, über das nun bekannte blaue Symbol neben Ertragskonto die Verteilungsregel für diese spezifische Rechnung zu verändern. Die ursprüngliche Regel im Mandat bleibt erhalten und wird auch für die nachfolgenden Rechnungen wieder zum Tragen kommen. Ansonsten sieht das Rechnungsblatt noch genau gleich aus, wie alle anderen auch.
Die Auswirkungen der Verteilungsregel sehen Sie, sobald der Zahlungseingang verbucht wird. timeSensor LEGAL verteilt nun den eingegangen Betrag sofort gemäss der Regel auf die definierten Personen.
Beim Tab Konten im Dossier, sehen Sie zusätzlich noch, dass timeSensor LEGAL nicht nur die Erträge gemäss den Regeln verteilt hat, sondern ebenfalls die MwSt von jedem Teilbetrag korrekt abgezogen hat. Im Bild sehen wir die Übersicht vom Konto des Mandatsführers Michael Muster.
Nun bleibt Ihnen nur noch, bei allen übrigen Mandaten zu bestimmen, ob und welche Verteilungsregel für sie gelten soll. Vergessen Sie nicht von der Möglichkeit, Regeln zu speichern, Gebrauch zu machen.
Natürlich möchte gerne jeder Partner wissen, wie hoch der Anteil ist, welcher ihm zusteht. Hierzu können Sie in der Buchhaltung jedem begünstigten Sachbearbeiter das Kontenblatt seines persönlichen Ertragskontos ausdrucken.
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