Wie arbeite ich mit dem Timesheet?

Wie arbeite ich mit dem Timesheet?


Timesheet

Jeder Sachbearbeiter von timeSensor® LEGAL verfügt über ein persönliches Timesheet, in welches alle produktiven und unproduktiven Stunden eingetragen werden. Mit Hilfe des Timesheets kann jeder Mitarbeiter seine Arbeitszeit kontrollieren. Zugleich ist das Timesheet die Basis für die Rechnungslegung.



Aufruf Timesheet

Es gibt zwei Möglichkeiten das Timesheet aufzurufen.

1. Via Benutzerkürzel

Das Timesheet des gerade angemeldeten Benutzers kann am schnellsten durch Klicken auf das Benutzerkürzel aufgerufen werden. Da dieses Icon immer sichtbar ist, kann es jederzeit, aus jedem Bereich heraus angeklickt werden.


2. Via persönlichem Bereich

Alternativ kann das Timesheet auch über den persönlichen Bereich aufgerufen werden. Dies eröffnet die Möglichkeit, auch Timesheets anderer Mitarbeiter zu bearbeiten, sofern Zugriff auf deren persönliche Bereiche besteht. So kann z.B. eine Assistentin die Timesheets der ihr zugewiesenen Anwälte nachführen oder der Vorgesetzte kann direkten Einblick in alle Timesheets seiner Teammitglieder nehmen.




Aufbau Timesheet


  1. Im Titelbereich des Timesheets wird links der Eigentümer des Timesheets als Icon angezeigt und im Header der entsprechende Name.

  2. Hier können Sie die Ansicht ändern auf Tag, Woche, Monat oder Jahr und zwischen den einzelnen Ansichten nach links oder rechts navigieren. Alternativ können Sie auch im Kalender links den entsprechenden Tag auswählen.

  3. Unten links finden Sie das aktuelle Mandat.

  4. Um eine neue Leistung für das aktuelle Mandat hinzuzufügen, klicken Sie auf den +Button. Um eine Leistung zu löschen, auf den – Button.

  5. Shortcut, um in das Dossier oder in die Mandatsmappe der ausgewählten Leistung zu springen

  6. Präsenzzeitkontrolle


Leistung erfassen

Als erstes stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten Tag für die Leistungserfassung ausgewählt haben. Per Default öffnet sich das Timesheet immer auf dem aktuellen Tag.

Grundsätzlich merkt sich timeSensor® LEGAL, wo Sie zuletzt gearbeitet haben und sobald Sie das Timesheet öffnen, ist automatisch das zuletzt bearbeitete Mandat selektiert.

Um eine neue Leistung zu erfassen, klicken Sie im Fussbereich auf das Plus, oder Sie machen einen Doppelklick in eine leere Zeile im Timesheet.




HINWEIS: Navigieren Sie im Timesheet mit der Tab-Taste. Das ist die einfachste Methode, um schnell und effizient Einträge zu erstellen.

FelderBedeutung
Datum
Sobald Sie auf das Plus klicken für einen neuen Eintrag, nimmt timeSensor das heutige Datum. Ist die Leistung für ein anderes Datum können Sie dieses einfach überschreiben. Oder alternativ, wählen Sie das Datum im Kalender und klicken anschliessend auf das Plussymbol. Jetzt wird eine Leistung für das gewählte Datum hinzugefügt. 
Mandat
Hier wird das aktuelle Mandat angezeigt. Falls Sie eine Leistung für ein anderes Mandat erfassen wollen, können Sie diese Information mit dem gewünschten Mandatsnamen überschreiben. 
Kürzel
Das Kürzel steuert, welche Art der Leistung hinterlegt wird. In den meisten Fällen wählen Sie hier das Kürzel «h». Falls Sie nicht wissen, welche Kürzel zur Verfügung stehen, lassen Sie das Feld leer, tippen Sie die Tab-Taste, dann erscheint die Liste der verfügbaren Kürzel.

Dem Kürzel können Sie die Anzahl Minuten anhängen. Folgende Formate werden akzeptiert: H40 (40 Minuten)
H1:25 (1 Stunde 25 Minuten)
H14:30-16:40 (Zeitspanne)

Anz.
Geben Sie hier die Anzahl Stunden in Dezimalen ein. Denken Sie daran, dass timeSensor LEGAL mit fünf Nachkommastellen rechnet. Wenn Sie die Minutenanzahl bereits nach dem Kürzel hinterlegt haben, wird dieses Feld automatisch berechnet. 
Einh.
Wird automatisch gewählt. Die Einheit ist mit der Leistung verknüpft. 
Preis
Der Preis ist auch mit der Leistung und der im Mandat hinterlegten Preisliste verknüpft. timeSensor nimmt den Preis aus der dem Mandat zugeordneten Preisliste. Möchten Sie den Preis einmalig ändern, so können Sie den Eintrag einfach überschreiben. Falls Sie generell den Stundenansatz für das Mandat ändern möchten, überprüfen Sie bitte die Mandatsvorgaben und die hinterlegte Preisliste. 
Total
timeSensor berechnet das Total selbständig. 3 Std. à 300.00 = Total 900.00 
Icons
Erklärung der Icons finden Sie hier


Selektieren Sie eine Zeile. Mit diesem Shortcut gelangen Sie ins Dossier oder die Mandatsmappe des gewählten Klienten.




Leistung löschen

Sofern eine Leistung noch nicht ins Dossier transferiert wurde, können Sie ganz einfach die falsch erfasste Zeile markieren und danach auf das Minus klicken.

Wurde die Leistung bereits ins Dossier transferiert, müssen Sie die Leistung direkt im Dossier löschen.

Wählen Sie die Zeile, welche Sie löschen möchten und öffnen Sie via Shortcut das Dossier. Markieren Sie jetzt im Dossier die zu löschende Zeile und klicken Sie auf das kleine Minus. Sie werden gefragt, ob Sie die Leistung auf nicht-verrechenbar oder auf anderweitig fakturiert setzen möchten. Wählen Sie nicht-verrechenbar. 




Der Eintrag ist nun im Dossier nicht mehr sichtbar und wurde im Timesheet auf nicht verrechenbar gesetzt. Gehen Sie jetzt zurück ins Timesheet, markieren Sie die Zeile und klicken Sie auch dort auf das Minus. Der Eintrag ist nun definitiv gelöscht.




Leistung verändern/kürzen

Es kann vorkommen, dass Sie für einen Klienten arbeiten, aber nicht den ganzen Aufwand verrechnen können. Trotzdem möchten Sie aber wissen, wie viele Stunden Sie aufgewendet haben.

Tragen Sie im Timesheet Ihren Stundenaufwand ein (z.B. 5 Std.). Über Nacht werden die Leistungen ins Dossier transferiert. 



Öffnen Sie das Dossier, klicken Sie in das Feld mit den Stunden und ändern Sie diese. In unserem Beispiel von 4 auf 3 Stunden. Speichern Sie die Änderungen im Dossier.

Im Timesheet erscheinen jetzt 3 Stunden als verrechenbar und 1 Stunde als nicht verrechenbar und im Tagestotal werden 4 Stunden berücksichtigt. 





Timesheet - Menü Werkzeuge

Im Menü Werkzeug findet man für das Timesheet einige interessante Features. Falls Sie Windows verwenden, finden Sie das Menu „Werkzeuge“ direkt im Timesheetfenster.

Anpassen - auf Nicht-Verrechenbar setzen

Sie haben eine Leistung im Timesheet eingetragen, welche Sie nicht verrechnen möchten und für den Klienten auf der Rechnung auch nicht ersichtlich sein soll.

Markieren Sie den Eintrag in Ihrem Timesheet und wählen Sie das Menü Werkzeuge - Anpassen - auf Nicht-Verrechenbar setzen. Der Eintrag erhält jetzt ein graues Kreuz.



Anpassen - auf Verrechenbar setzen

Möchten Sie eine soeben auf Nicht-Verrechenbar gesetzte Leistung wieder auf verrechenbar setzen, gehen Sie gleich vor und wählen Sie einfach auf "Verrechenbar setzen". Das graue Kreuz verschwindet wieder und die Leistung kann verrechnet werden. 



Transfer zum Dossier

Der Task, welcher die Leistungen vom Timesheet ins Dossier transferiert, wird jede Nacht auf dem Server durchgeführt. Jetzt kann es vorkommen, dass Sie eine Leistung ins Timesheet eintragen und gleich anschliessend die Schlussrechnung erstellen möchten.

Markieren Sie die Leistung oder die Leistungen, welche Sie ins Dossier transferieren möchten. Wählen Sie das Menü Werkzeuge - Anpassen - Transfer zum Dossier.


Das graue Häkchen hinter der Leistung zeigt, dass die Leistung ins Dossier transferiert wurde.



Wichtiger Hinweis:

Sie haben die Möglichkeit Leistungen auch direkt im Dossier einzutragen. Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Spesen oder Kopien vergessen wurden. Jedoch gilt es zu beachten, dass Leistungen, welche direkt im Dossier eingetragen werden, nicht im Timesheet erscheinen werden und nicht als nicht-verrechenbar markiert werden können. Vermeiden Sie es, Zeiteinträge direkt im Dossier einzutragen.

blaue Zeile: Leistung wurde im Timesheet eingegeben und ins Dossier transferiert
weisse Zeile: Leistung wurde direkt im Dossier eingegeben


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