Wie erstelle ich eine Rechnung?

Grundlegendes

timeSensor LEGAL bietet Ihnen mehrere Möglichkeiten Rechnungen zu erstellen. In diesem Artikel wird die Rechnungsstellung im Dossier behandelt, bei welcher man jedes Mandat einzeln abrechnet. Wenn Sie sich für die automatische Rechnungslegung interessieren, finden Sie hier eine Anleitung dazu. 

Sobald Sie eine Rechnung erstellen, werden die darin enthaltenen Leistungen gesperrt und können nicht mehr verändert werden. Stellen Sie also sicher, dass die Leistungen korrekt sind und abgerechnet werden können.

Ein Rechnungsdatensatz hat immer eine Rechnungsnummer. Diese wird festvergeben, sobald Sie die Rechnung archivieren und/oder drucken. Sollten Sie nach der Erstellung aber vor der Finalisierung einer Rechnung feststellen, dass etwas nicht stimmt, können Sie diese noch einmal löschen. Die Rechnungsnummer einer ungedruckten Rechnung geht in einen Pool zurück, aus welchem die Nummer wiederverwendet werden.

Rechnung aus Selektion

Eine Rechnung aus Selektion ist dann nützlich, wenn Sie monatsweise verrechnen, die Sachbearbeiter aber bereits für den Folgemonat ihre Zeiten aufgeschrieben haben. Um eine Rechnung zu erstellen öffnen Sie das entsprechende Dossier, in welchem sich das Mandat befindet.

Überprüfen Sie noch einmal, dass die Timesheeteinträge alle stimmen und zum richtigen Stundensatz hinterlegt sind. Falls Sie prozentuale Auslagenpauschalen auf die Rechnung aufschlagen, sollten Sie auch diese Einstellung überprüfen.

Sobald Sie alle Einstellungen überprüft haben und verifiziert haben, dass die Leistungen so verrechnet werden können, wählen Sie die Leistungen aus die Sie verrechnen möchten. Klicken Sie auf die drei Punkte über dem Bereich "Rechnungen" und wählen Sie "Rechnung aus Selektion".

Ein Fenster erscheint in welchem Sie die Parameter der Rechnung überprüfen und ggf. verändern können. Diese Parameter werden aus den Mandatseinstellungen gezogen, können aber noch einmal pro Rechnung angepasst werden.

timeSensor LEGAL wird nun einen Rechnungsdatesatz erstellen, der nur die zuvor selektierten Leistungen enthält. Die restlichen Leistungen bleiben wie gewohnt offen. Wenn Sie den Rechnungsdatensatz selektieren, sehen Sie die enthaltenen Leistungen die mit einem roten Häkchen versehen sind:

Um die Selektion aufzuheben und wieder die noch offenen Leistungen zu sehen, klicken Sie mit gedrückter cmd-Taste (macOS) oder mit gedrückter ctrl-Taste (Windows) auf den Rechnungsdatensatz.

Den Rechnungsdatensatz öffnen Sie mit einem Doppelklick. Der Datensatz zeigt Ihnen den Inhalt der Rechnung an. Hier können Sie nun bereits überprüfen, ob der Inhalt stimmt und die Summe der verschiedenen Positionen richtig ist. Falls Sie einen Fehler entdecken, können Sie die Rechnung noch löschen, ohne die Rechnungsnummer zu verlieren, da diese noch nicht finalisiert ist. Den Status der Rechnung erkennen Sie ausserdem am Titel des Datensatzes. Hier "Ungedruckte Rechnung von Becker, Susanne".

Im Bereich "Rechnungsausgleich" finden Sie ausserdem die Auslagenpauschale von 4% welche in den Mandatseinstellungen hinzugefügt wurde und automatisch bei Rechnungsstellung angerechnet wird.

Um den Entwurf der Rechnung zu sehen, klicken Sie oben links auf das Druckericon. tSL öffnet nun einen Entwurf der hinterlegten Rechnungsvorlage. Je nach Rechnungsvorlage kann die Rechnung aus verschiedenen Dokumenten bestehen. Unser Beispiel mit der Rechnungvorlage "Bern" besteht aus zwei Dokumenten: Die Rechnung und der QR-Einzahlungsschein. Die Anzahl der Dokumente sehen Sie oben im Header als Tabs.

Wenn Sie die Angaben überprüft haben und die Rechnung finalisieren wollen, klicken Sie unten rechts auf den Button "Drucken". Sie können nun auswählen, ob Sie die Rechnung drucken und archivieren möchten oder nur eines von beiden. Archivieren bedeutet für tSL, dass ein PDF-Dokument der Rechnung im Archiv des entsprechenden Dossiers hinterlegt wird. Verschicken Sie die Rechnung per Mail an Ihre Mandanten, dann reicht es, wenn Sie diese archivieren und dann per Mail aus dem Archiv versenden. 

Sobald Sie die Rechnung archivieren und/oder drucken, wird diese final und die Rechnungsnummer ist nun fest an den Rechnungsdatensatz gebunden. Wenn Sie eine finalisierte Rechnung löschen, verlieren Sie die Rechnungsnummer. 

Durch das drucken und archivieren der Rechnung wurden nun verschiedene Funktionen ausgelöst. 

1.) Der Rechnungsdatensatz wird mit einem grauen Häkchen versehen. Daran erkennen Sie, dass die Rechnung als "offen" gilt. Der Datensatz wurde ausserdem automatisch von der Liste der "ungedruckten Rechnungen" in die Liste der "offenen Rechnungen" verschoben.

2.) Eine PDF-Version der Rechnung wurde automatisch im Archiv gespeichert. Über die Detailansicht sehen Sie auch die Anhänge der Rechnung.

Alle aufgelaufenen Leistungen verrechnen

Möchten Sie alle aufgelaufenen Leistungen eines Mandates verrechnen, so ist es nicht notwendig eine Selektion zu machen. Öffnen Sie das Dossier, in welchem das zu verrechnende Mandat angelegt wurde. Überprüfen Sie vor der Rechnungsstellung auch wieder die Leistungen, Stundenpreise etc. Wenn alles so hinterlegt ist wie Sie es möchten, dann klicken Sie wieder auf die drei Punkte über dem Bereich "Rechnungen" und klicken Sie auf "Rechnung".

Falls in diesem Mandat nun Leistungen erbracht wurden, die noch nicht auf das Mandat übertragen wurden, dann meldet die Software das über folgenden Dialog:

Wählen Sie "Hinzufügen" falls Sie die Leistungen in Ihre Rechnung einschliessen möchten.

Erneut erscheint der Dialog mit den Rechnungseinstellungen, in welchem Sie noch Änderungen machen können, falls die Einstellungen die im Mandat hinterlegt wurden, für diese Rechnung nicht passen. Die weiteren Schritte bis zur Finalisierung der Rechnung sind gleich wie bei der Rechnung aus Selektion.

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