Wie kann ich mit timeSensor LEGAL Faxe und SMS Nachrichten versenden?
timeSensor LEGAL verfügt (ab der Smart Edition), über eine Schnittstelle zu ecall worüber Sie direkt aus timeSensor LEGAL Faxe oder SMS Nachrichten versenden können. So können Sie beispielsweise fixfertige Faxvorlagen, mit eingescannter Unterschrift, vorbereiten und auf Knopfdruck faxen. timeSensor LEGAL übermittelt den Fax an ecall, wo er über ihren Account ausgeliefert wird. Der so versandte Fax lässt sich von einem richtigen Fax nicht unterscheiden. Danach liefert ecall eine Faxquittung zurück, welche automatisch beim Mandat archiviert wird. Der Versender wird von timeSensor LEGAL mittels Ticket informiert, wenn der Fax ausgeliefert wird (oder allenfalls über ein bestehendes Problem). Mit SMS Nachrichten funktioniert es analog.
Für die folgenden Schritte benötigen Sie in timeSensor LEGAL Administratorenrechte.
Einrichten der Schnittstelle
Konfigurieren Sie die eMail Schnittstelle in timeSensor LEGAL gemäss Beschreibung in diesem Beitrag.
Die Kanzleisoftware benötigt einen funktionierenden eMail Account, um die Faxe oder SMS-Nachrichten per eMail an ecall zu übermitteln.
- Eröffnen Sie bei ecall einen Account auf Ihren Namen. Laden Sie eine genügende Anzahl Punkte auf Ihren Account (oder schliessen Sie einen Business Vertrag mit ecall ab).
- Loggen Sie sich in den ecall Account ein und konfigurieren Sie unter Account Settings Ihren Account. Insbesondere müssen Sie dort unter Email access die Checkbox für den Zugang anklicken und bei den Access Settings die von timeSensor LEGAL verwendete eMail Adresse hinterlegen. Setzen Sie ein Kreuz in Receiver in To Field sowohl für SMS als auch für Fax.
Vorbereiten der Nutzung
Begeben Sie sich in die Benutzerverwaltung von timeSensor LEGAL. Öffnen Sie dort ihren Benutzeraccount und wählen Sie unter Identität die Einstellungen für die Ihnen zugeordnete Versand-Identität. Eine Versand-Identität steuert, mit welchem Absender eMails, Fax- oder SMS-Nachrichten versandt werden. Stellen Sie sicher, dass hier die richtigen Versand-Angaben für eMail, Fax- und SMS-Versand hinterlegt sind.
Sie können nach Bedarf beliebig viele Versand-Identitäten erstellen und Ihren Benutzern zuordnen. Die entsprechende Versand-Identität wird dann standardmässig verwendet. Bei entsprechenden Zugriffsrechten, kann die Versand-Identität zum Zeitpunkt des Versands einer Nachricht auch dynamisch umgestellt werden.
Richten Sie sich für den Fax- oder SMS-Versand jeweils angepasste Vorlagen ein. Ein Beispiel hierzu finden Sie in folgendem Video:
Wichtig ist, dass bei den Ausgabeoptionen der Vorlage für eine Faxvorlage Nur Fax ausgewählt ist:
Schnittstelle benutzen
Wählen Sie nun Ihre Faxvorlage, klicken Sie auf das kleine Pfeilchen im Button Entwurf und wählen Sie die Versandart Fax. Ihre Vorbereitete Fax Vorlage erscheint. Nun können Sie die Vorlage direkt aus timeSensor LEGAL heraus versenden.
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