Wie richte ich timeSensor LEGAL zum Gebrauch mit QR Rechnungen ein?

Wie richte ich timeSensor LEGAL zum Gebrauch mit QR Rechnungen ein?

Allgemeines

Die QR-Rechnung ist der neue Standard für die schriftliche Rechnungsstellung in der Schweiz und in Liechtenstein und ersetzt den bisherigen Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR), welcher noch bis September 2022 unterstützt wird. Die QR-Rechnung enthält alle Daten in digitaler Form als QR-Code und wie bisher als gedruckte Information. 

Vorbereitung

  1. Um QR-Rechnungen in tSL generieren zu können, müssen Sie die Business Edition, First Edition oder Deparment Edition erworben haben.
Sie müssen die Business Edition, First Edition oder Deparment Edition erworben haben.
  1. QR-Rechnungen verwenden ausschliesslich IBAN Nummern zur Identifizierung des Kontos. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank nach der für QR-Rechnungen zu verwendenden IBAN. Hier kommt meist eine sogenannte QR-IBAN zum Einsatz.
Bevor Sie QR-Rechnungen drucken können, benötigen Sie von Ihrem Finanzinstitut eine QR-IBAN für das betreffende Konto.
  1. Für eine reibungslose Erstellung von QR-Rechnungen unter Mac sowie Windows, sollte der Build 3492 oder neuer installiert sein.
Bitten installieren Sie Build 3492 oder neuer, bevor Sie QR-Rechnungen verwenden.
  1. Begeben Sie sich in den Bereich Spezial und wählen Sie im Menu Buchhaltung die Menuposition Kontenplan. Öffnen Sie das gewünschte Bank- oder Postcheckkonto und klicken Sie auf den Tab "ePayment". Wählen Sie als Zahlungssystem "SWISS" und tragen Sie Ihre QR-IBAN in das Feld IBAN ein. Mit einem Klick auf das Schloss entriegeln Sie die Felder für die Bearbeitung. Die Felder Teilnehmer-Nr., Kunden-ID, Konto und Clearing-Nr.  haben keinen Einfluss auf die QR-Rechnungen. Die Felder Kunden-ID und Clearing-Nr. müssen aber trotzdem gemäss Bild ausgefüllt werden, damit QR-Rechnungen generiert werden können (ESR-Rechnungen werden im selben Fenster eingerichtet und weshalb hier leere Felder nicht akzeptiert werden). Damit das Feld "Zugunsten von" später richtig verarbeitet werden kann, darf der PLZ nichts vorangestellt werden - wie bspw. "CH-".

Umstellung der Rechnungvorlagen

Bis September 2022 können Sie das ESR System noch verwenden. timeSensor LEGAL unterstützt beide Systeme parallel; Sie können also zum Beispiel ein Konto auf QR-Rechnungen umstellen und für ein anderes Konto weiter ESR verwenden, wenn Sie dies wünschen. Wenn Sie bereit sind, QR-Rechnungen zu verwenden, dann müssen Sie die von Ihnen verwendeten Rechnungsvorlagen anpassen. Hierzu gehen Sie wie folgt vor:
  1. Begeben Sie sich in eine der Rechnungslisten (Finanzen/Debitoren), selektieren Sie eine beliebige Rechnung und klicken Sie unten rechts auf das Drucksymbol
  2. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und wählen Sie im Aktionsmenu unten links die Position Bearbeiten


  3. Klicken Sie auf das grosse Ordnersymbol, um die Folgedokumente der gewählten Rechnungsvorlage anzeigen zu lassen.
  4. Wenn Sie bereits ESR einsetzen, dann sehen Sie in der Liste der Folgedokumente eine oder mehrere mit ESR bezeichnete Vorlagen. Selektieren Sie diese, benennen Sie diese um in QR und klicken Sie auf das grosse Report Symbol, um die Einstellung für QR vorzunehmen.


  5. Wenn Sie noch kein ESR einsetzen, dann legen Sie mit dem (+) Button ein neues Folgedokument an, benennen Sie dieses mit QR und ändern Sie den Vorlagentyp von 4D Write Pro um auf timeSensor. Klicken Sie auf den grossen Plus Button und wählen Sie Einzahlungsschein. Klicken Sie dann auf das grosse Report Symbol, um die Einstellung für QR vorzunehmen.


  6. Stellen Sie im Tab ESR/QR die Einstellung auf QR und im Tab Vorspann wählen Sie die Anzahl der Pixel so, dass der QR-Einzahlungsschein auf der A4-Seite unten gedruckt wird (ca. 510-530 Pixel).
  7. Mit dem Textfeld im Tab Vorspann können Sie einfache Informationen (bspw. den Kanzleinamen und die Adresse) am Seitenanfang drucken lassen. Mit den Variablen <Invoice Date> und <Invoice Number> können das Rechnungsdatum und die entsprechende Rechnungsnummer gezogen werden.


  8. Bestätigen Sie Ihre Wahl und schliessen Sie alle Fenster. Sie haben die Rechnungsvorlage nun auf QR umgestellt.
  9. Wiederholen Sie die vorherigen Schritte, falls Sie weitere Rechnungsvorlagen umstellen möchten.
Wenn Sie Rechnungen per E-Mail versenden, so verwendeten Sie bisher vermutlich den "Pseudo Einzahlungsschein zum Mailversand". Diese Vorlage ist mit der QR-Rechnung nicht mehr notwendig, da sich der QR-Einzahlungsschein, welcher per E-Mail versandt wird, nicht mehr vom gedruckten QR-Einzahlungsschein unterscheidet. Sie können daher diese Vorlage löschen. Stellen Sie aber sicher, dass in den Ausgabeoptionen der verbleibenden QR Vorlage, die Ausgabe immer erfolgt (und nicht nur im Druck).

Anwendung

Wenn Sie Ihre Rechnungsvorlage korrekt umgestellt haben, sehen Sie den QR-Einzahlungsschein im Tab QR in der Rechnungsvorschau:


Wir empfehlen eine Testzahlung durchzuführen, bevor Sie QR-Rechnungen an Kunden verschicken.
Vergessen Sie nicht, dass bei Mahnungsvorlagen die QR-Rechnungen analog eingerichtet werden müssen
QR-Rechnungen müssen auch unter den Mahnvorlagen angepasst werden.
Dazu gehen Sie zu: Einstellungen > Parameter > Finanzen. Dort finden Sie zum Schemen Editor und anschliessend zum Vorlagen Editor (siehe Bilder), wo sie die QR-Rechnungen einrichten können.



Verbuchung der Zahlungsdatei

Die vom Bankensystem zurückkommenden Daten ändern sich nicht: Sie erhalten von Ihrem Finanzinstitut eine Zahlungsdatei im Format CAMT054 und die darin enthaltenen Daten sind identisch, unabhängig davon, ob Sie ESR oder QR-Rechnungen versandt haben. Die einzige Änderung in diesem Bereich ist der vorherige Button ESR, den wir in Camt umbenannt haben:

Die Zahlungsdatei kann per Drag and Drop in das Fenster Camt gezogen werden oder alternativ auch in das Fenster Offene Rechnungen, welches Sie unter Debitoren finden.

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