Le dossier est la base de toutes les ope9rations que vous pouvez effectuer dans timeSensor LEGAL. Chaque personne physique ou morale a besoin d'un dossier pour que vous puissiez ajouter des mandats, lier des relations ou cre9er des factures.

Conside9rez le dossier comme l'ensemble de toutes les informations que vous avez sur une personne. Chaque partie adverse, chaque autorite9 et chaque avocat lie9 a besoin d'un dossier. 

Comme des donne9es sensibles peuvent tre modifie9es dans le dossier, celui-ci ne peut tre ouvert en criture que sur un poste de travail. Si une autre personne de votre tude d'avocat se trouve de9je0 dans un dossier, vous pouvez toutefois l'ouvrir en lecture seule ou demander la personne via le chat de fermer le dossier.

Pour pouvoir ajouter un nouveau dossier, allez dans la section "Contacts" et se9lectionnez dans la barre de fonctions quelle cate9gorie de contacts le nouveau dossier doit appartenir. Dans notre exemple, nous allons ajouter un nouveau client.

La liste de tous les dossiers clients s'ouvre. Dans le titre de cette feneatre, vous voyez combien de dossiers vous avez de9je0 enregistre9s sous les clients.

En cliquant sur la grande icf4ne bleue plus en bas gauche, vous ajoutez un nouveau dossier vide.

Vous pouvez maintenant remplir manuellement tous les champs pertinents. Si vous avez ree7u une vCard du nouveau client, vous pouvez la de9poser dans le champ d'tiquette pour que tSL lise automatiquement les informations et remplisse les champs correspondants.

Chaque fiche principale dispose de six champs de contact. Vous pouvez les personnaliser. Si vous avez deux adresses e-mail pour un client mais pas de nume9ro de fax, vous pouvez simplement de9finir deux des champs sur "Adr. l. trav." ou "Adr. l. pers.". Notez que le premier champ de contact est toujours le contact principal et est affiche9 dans la liste sous "Com. 1". Vous pouvez modifier l'ordre des champs de contact de9je0 remplis en appuyant sur cmd (macOS) / ctrl (Windows) + fle8ches.

Chaque dossier vous donne la possibilite9 d'enregistrer une deuxie8me adresse. Pour les personnes physiques, vous pouvez enregistrer une adresse "Work" et une adresse "Home", pour les personnes morales une adresse de l'entreprise et une adresse de livraison. L'une des adresses doit obligatoirement tre enregistre9e comme contact principal. Celle-ci est choisie par timeSensor LEGAL comme destinataire pour toute lettre et facture. Vous reconnaissez le contact principal ce qu'il est affiche9 en gras dans le champ d'tiquette.

Pour changer le contact principal, cliquez sur le petit triangle dans la zone grise et se9lectionnez "Contact principal". L'adresse affiche9e sera alors marque9e comme contact principal.

timeSensor LEGAL dispose d'une fonction de confort pour ajouter des employe9s une entreprise. Cela vous vite de saisir l'adresse de l'entreprise et les donne9es de contact. Assurez-vous que le dossier de l'entreprise se trouve de9je0 dans la liste des clients et est complet. 

Se9lectionnez l'entreprise et cliquez en bas gauche sur la grande icf4ne bleue plus. Vous serez alors demande9 si vous souhaitez ajouter des employe9s l'entreprise.

Cliquez sur "Oui" pour faire apparaeetre le dialogue de contact re9duit. Vous pouvez maintenant enregistrer jusqu' cinq employe9s. Ceux-ci seront automatiquement connecte9s l'entreprise, selon la relation que vous se9lectionnez. De plus, le dossier de l'employe9 ajoute9 ree7oit le meame code que l'entreprise.  

Cette fonction vous vite la saisie fastidieuse des donne9es de contact et la connexion manuelle des deux dossiers.

Avez-vous cre9e9 l'adresse dans la mauvaise cate9gorie ?

Vous pouvez repre9senter diffe9rentes relations d'adresses. Ainsi, il est visible au premier coup d'oeil si une entreprise a encore des filiales ou quels employe9s de l'entreprise sont pertinents pour votre travail. 

Les adresses que vous connectez dans la fiche principale sont pertinentes pour la personne et seront affiche9es plus tard dans toutes les chemises mandat. Connectez donc uniquement les adresses qui s'appliquent la personne et qui sont valables pour chaque mandat. L'ajout de relations spe9cifiques au mandat est traite9 dans l'article "Comment ouvrir un mandat".

Pour connecter deux dossiers, cliquez en bas gauche sur la grande icf4ne bleue plus dans la fiche principale pour ouvrir le se9lecteur.

Dans le se9lecteur, vous trouvez maintenant toutes les adresses pre9sentes dans la base de donne9es. Si vous savez que l'adresse connecter n'est pas encore dans la base de donne9es, vous pouvez l'ajouter en cliquant sur la petite icf4ne bleue plus. Veuillez noter les boutons radio dans l'enteate du se9lecteur, qui montrent les meames cate9gories d'adresses que dans l'interface du programme. 

De8s que vous avez trouve9 l'adresse connecter, vous pouvez la glisser-de9poser dans la zone "Contacts lie9s" dans la fiche principale. timeSensor LEGAL vous demandera alors quelle relation existe entre ces deux adresses. 

Dans la fiche principale, vous voyez le champ d'tiquette cf4te9 des six champs de contact. Vous voyez ici le formatage de l'adresse tel qu'il apparaeet ensuite sur les brouillons et les factures. Si vous modifiez les donne9es dans la fiche principale, l'tiquette est automatiquement ajuste9e. Les formatages disponibles sont de9finis par les parame8tres du pays de l'adresse. 

Pour chaque adresse, vous avez trois options de se9lection explique9es dans le tableau suivant :

Un post-it jaune apparaeet, dans lequel vous pouvez enregistrer l'information. La note est sauvegarde9e lorsque vous la fermez. 

De8s qu'une telle note est enregistre9e dans un dossier, elle s'affiche automatiquement chaque ouverture du dossier. Vous reconnaissez la pre9sence d'une telle note galement au fait que le champ avec le code du dossier est maintenant jaune et montre un petit trombone.

 

Lorsqu'une note n'est plus valide, vous pouvez la supprimer en cliquant sur l'icf4ne de la corbeille.

Cette fonction de note se trouve non seulement dans les dossiers mais aussi dans les enregistrements de factures et dans les parame8tres du mandat.