Comment exporter des délais et/ou des dates ?
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La tâche de fond Délais exporte les données saisies dans la fenêtre Délais/WV ou Calendrier au format iCal. Un fichier est écrit dans un chemin local ou webDav pour chaque employé. En pratique, l'exportation vers une action webDAV s'est avérée être un succès, car elle permet de souscrire aux échéances dans un calendrier compatible avec iCal ou sur un iPhone/iPad. Cette configuration est décrite ci-dessous.
Date limite d'exportation
Veuillez noter que seuls les délais des employés qui ont activé l'exportation dans la gestion des délais et/ou dans le calendrier sont exportés.
Activer l'exportation
Pour activer l'exportation des délais, rendez-vous dans votre espace personnel et cliquez sur la zone Délais/WV et/ou Calendrier. Recherchez le menu Outils, qui s'ajoute à la barre de menu lorsque vous ouvrez la fenêtre. Dans ce menu, sélectionnez l'élément iCal Export.
Une autre fenêtre s'ouvre, dans laquelle vous pouvez activer l'exportation pour l'utilisateur connecté. Si aucune tâche pour l'exportation automatique des délais n'a encore été activée, un avertissement apparaîtra. Cependant, vous pouvez déjà sauvegarder vos données manuellement à un endroit choisi. Si vous cochez la case "Délais d'exportation", les entrées seront spécialement marquées.
Veuillez noter que chaque utilisateur doit activer l'exportation de ses délais individuellement. Les paramètres décrits ci-dessus s'appliquent à l'utilisateur actuellement connecté.
Activer la tâche de fond
Une tâche d'arrière-plan distincte est responsable de l'exportation périodique des échéances des commis qui ont activé l'exportation iCal. Comme toutes les tâches, cette tâche est configurée dans la zone Paramètres - Admin - Tâches. Sélectionnez cette commande pour ouvrir l'éditeur pour toutes les tâches de fond. Cliquez ensuite sur Délais pour pouvoir configurer la tâche.
Configurer la tâche de fond
Dans un système mono-utilisateur, la tâche Deadlines s'exécute en arrière-plan sur le poste de travail local chaque fois que TimeSensor LEGAL est lancé. Dans un système multi-utilisateurs, la tâche Deadlines peut être mise en place à la fois sur le serveur et sur le poste de travail local. Il est recommandé de l'installer sur le serveur. Sélectionnez d'abord l'endroit où vous souhaitez activer la tâche (c'est-à-dire sur le poste de travail local ou sur le serveur), puis activez la tâche. Ensuite, vous pouvez spécifier la fenêtre temporelle dans laquelle timeSensor LEGAL doit effectuer l'exportation. Par exemple, sélectionnez la période de 01:00 à 23:55. Cela laisse une fenêtre de temps d'une heure, qui peut être utilisée par timeSensor LEGAL pour la sauvegarde des données et les mises à jour du logiciel sans perturber les autres tâches de fond. Vous pouvez définir l'intervalle ou l'exécution comme vous le souhaitez. Plus l'intervalle est court, plus les données seront mises à jour fréquemment. Une valeur comprise entre 3 et 5 minutes est recommandée.
En conséquence, vous voulez maintenant mettre en place une exportation locale sur le serveur. Pour ce faire, vous devrez peut-être installer le client timeSensor sur votre serveur. Configurez une exportation locale et sélectionnez .... en cliquant sur le bouton. Sélectionnez maintenant le dossier sur votre serveur où vous souhaitez enregistrer les fichiers.
Il existe plusieurs solutions pour choisir le bon dossier. Soit vous choisissez un dossier partagé dans le système, soit vous optez pour les solutions des fournisseurs de cloud comme NextCloud ou OwnCloud. Consultez votre support informatique personnel pour trouver la solution la plus adaptée.
Si tous les paramètres sont corrects, timeSensor exportera un fichier .ics dans le dossier sélectionné pour chaque utilisateur qui a activé cette option.
Ouvrez maintenant votre iCal et sélectionnez l'option Nouvel abonnement au calendrier ... sous Fichier.
Dans la fenêtre suivante, vous devez spécifier l'adresse du fichier iCal exporté, et assurez-vous de la préciser dans le format suivant :
- http://interne/ IP du serveur/webdav/nom du partage/nom du fichier .ics
L'expression webdav dans le chemin d'accès au fichier .ics est obligatoire, les autres spécifications dépendent de votre système. Si vous ne connaissez pas le nom du fichier .ics, veuillez ouvrir le dossier et regarder le nom du fichier .ics. En général, le nom suit le modèle :
Délais_"abréviation".ics
Par exemple :
- Fristen_MMU.ics
- Fristen_SAM.ics
Si toutes les entrées sont correctes, iCal importera le fichier spécifié. N'oubliez pas qu'un calendrier distinct est généré pour chaque utilisateur. Ainsi, si vous voulez que toutes les échéances de tous les employés soient affichées dans votre calendrier, vous devez importer le calendrier de chaque employé. Chaque exportation de date limite est un fichier .ics séparé.
Réglages sur l'iPhone ou l'iPad
Saisissez à nouveau ici le nom d'utilisateur et le mot de passe définis pour le dossier partagé. Sélectionnez Sauvegarder pour configurer définitivement l'abonnement. Votre iPhone ou iPad ira désormais chercher régulièrement les échéances déposées sur le serveur et les affichera dans votre calendrier. La série d'images suivante montre le processus sous iOS 13.0 :
Exchange
Sous Windows, vous avez la possibilité d'utiliser un serveur Exchange. Vous pouvez trouver plus d'informations ici.
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