Präsenzzeitkontrolle mit timeSensor LEGAL

Highlight dieses Updates ist das ausgebaute Timesheet von timeSensor LEGAL. Dieses gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, die Präsenzzeit führen zu können. Die ausklappbare Seitenleiste dient gleichzeitig auch als Stoppuhr, um Ihre Zeiten effizient eintragen zu können. Sie finden die neuen Funktionen im FAQ Artikel A35. im Detail beschrieben.

Mandatsanlage über Vorlagemandate

Dank Vorlage-Mandanten können ab dieser Version von timeSensor LEGAL ganze Mandatsstrukturen mit einem Klick in ein Dossier eingefügt werden. Die neue Funktion wird im FAQ Beitrag A34. im Detail beschrieben.

Organisation von Fristen und Wiedervorlagen nach Kategorien

Wenn Sie viele Fristen und Wiedervorlagen zu verwalten haben, kann eine Unterteilung der Daten nach Kategorien nützlich sein. Hierzu sollten Sie zunächst geeignete Kategorien für Ihre Fristen anlegen. Wählen Sie hierzu im Bereich "Einstellungen", im Menu "Basisdaten" die Position"Fristenkategorien". Erfassen Sie dort die von Ihnen gewünschten Kategorien, zum Beispiel "Beratung", "Zivilrecht", "Öffentliches Recht".

Nun können Sie Ihre Fristen und Wiedervorlagen einer dieser Kategorien zuordnen. Hierzu gibt es im Fristenfenster ein neues Menu "Kategorie". Standardmässig sind Ihre Fristen dem Eintrag "<Keine Kategorie>" zugeordnet.

Im Überblicksfenster wird der neue Filter angezeigt. Sie können Ihre Fristen nun pro Kategorie filtrieren und gewinnen dadurch, besonders bei vielen Fristen, einen wesentlich besseren Überblick.

Verschiebung von Fristen und Wiedervorlagen

Im Fenster der Fristen und Wiedervorlagen besteht nun die Möglichkeit, einen oder mehrere Fristen/Wiedervorlagen zu verschieben. Selektieren Sie hierzu die gewünschten Datensätze und wählen Sie im Aktionsmenu den Befehl "Fristen verschieben" (alternativ können Sie den Befehl auch mit einem Rechtsklick ausführen).

Farbcodierung von Dokumenten im Archiv

Manchmal besteht der Wunsch, einzelne Dokumente im Archiv zu "markieren", zum Beispiel um besonders relevante Dokumente schnell auffinden zu können. Hierzu besteht neu die Möglichkeit, dem Dokument eine Farbe zuzuordnen. Die Farbe wird im "Info" Fenster für das Dokument voreingestellt:

Dadurch wird das Dokument in der Liste mit der entsprechenden Farbe codiert. Die farbcodierten Dokumente können über den neuen Befehl "Farbe" im Suchmenu auch gesucht werden. Hier gilt dasselbe wie im Adressbereich: Farben werden datenbank-intern als Zahlen gespeichert. Die Zahlen entsprechen der Reihenfolge der Farben in der Farbliste, also:

• 0 = keine Farbe
• 1 = rot
• 2 = orange
• 3 = gelb
• etc.

Verbesserungen in der Buchhaltung

Wenn Sie einen Eingang oder einen Ausgang in der Buchhaltung erfassen und dort einem Mandat zuordnen, so schlägt timeSensor LEGAL vor, die Buchung zwecks Weiterverrechnung in das Dossier einzutragen. Im nachfolgend gezeigten Beispiel, wurde in der Buchhaltung die Auslage "Flugticket Paris-Berlin" zu 720,00 gebucht. Zwecks Weiterverrechnung kann die Auslage nun direkt in das Dossier übernommen werden:

Um optisch besser zu erkennen, ob eine Buchung ins Dossier übernommen wurde oder nicht, werden solche Buchungen künftig grün dargestellt, und zwar sowohl die Buchung in der Buchhaltung, als auch der im Dossier generierte Eintrag. Damit wird auf einen Blick erkennbar, ob die Leistung weiterverrechnet wurde oder nicht.

Kleinere Verbesserungen

• Der INV_INSERT ("relatedNNN" ; ...) wurde ergänzt um den Syntax INV_INSERT ("relatedNNN.client" ; ...). Der angehängt Ausdruck ".client" fungiert als Fallback-Element. Er signalisiert dem Programm, dass die Daten zunächst von der via Beziehung NNN verbundenen Adresse zu holen sind. Sollte es keine so verbundene Adresse geben, so werden die Daten vom Mandanten zurückgegeben.
• Bei Vorhandensein ungelesener "roter" Tickets wird die akustische Warnung neu alle fünf Minuten wiederholt.
• Unter dem Windows Betriebssystem ist es nun auch möglich, Outlook eMails mit Anhängen zu generieren.
• Bei der Leistungserfassung im Timesheet bzw. im Dossier war es schon bisher möglich, an den Kürzel eine Minutenzahl anzuhängen (z.B. h35 für eine Honorarleistung von 35 Minuten Dauer). Neu ist auch die Zeitnotation zulässig, d.h. Sie können z.B. auch eingeben h2:35 für eine Honorarleistung von 2 Stunden und 35 Minuten Dauer. Das erspart, gerade bei Leistungen von längerer Dauer, die Umrechnung in Minuten.