Allgemeines

In den letzten Monaten haben wir vor allem an der Umstellung der Datenbank von v15 auf v16 gearbeitet, damit die Kompatibilität zu macOS High Sierra gewährleistet ist und unter Windows der 64bit Server ausgeliefert werden konnte. Diese Entwicklungen sind nun weitgehend abgeschlossen, so dass wir für Sie in diesem Build wieder einmal ein Paket mit interessanten Verbesserungen zusammenstellen konnten.

Verbesserungen im Timesheet

Farblich differenzierte Haken im Timesheet

Im Timesheet erfasste Leistungen, welche bereits zum Dossier transferiert worden waren, wurden bisher mit einem roten Haken dargestellt. Es war nicht möglich festzustellen, ob die betreffenden Leistungen auch schon fakturiert worden waren, oder lediglich auf dem Dossier zur Fakturierung bereit standen. Neu sind die Haken farblich differenziert:

• ein grauer Haken bedeutet, dass die Leistung zum Dossier transferiert worden ist, aber noch nicht fakturiert ist
• ein roter Haken bedeutet, dass die Leistung zum Dossier transferiert worden ist, und auch bereits fakturiert ist

Der Vorteil: nun können Sie im Timesheet auf einen Blick erkennen, wenn Leistungen noch nicht fakturiert sind.

Verbesserungen im Dossier

Farblich differenzierte Haken im Dossier

Im Dossier konnte für Rechnungen bisher nicht festgestellt werden, ob diese ungedruckt, gedruckt oder ausgeglichen waren. Neu erscheint rechts von der Rechnung ein entsprechendes Icon:

• kein Symbol bedeutet, dass die Rechnung in den ungedruckten Rechnungen liegt (RG 73-00)
• ein grauer Haken bedeutet, dass die Rechnung in den offenen Rechnungen liegt (RG 39-00)
  • sofern die Rechnung gemahnt werden muss, erscheinen die üblichen Icons für den Mahnstatus
• ein roter Haken bedeutet, dass die Rechnung vollständig ausgeglichen ist (RG 12-00)

Der Vorteil: nun können Sie im Dossier auf einen Blick erkennen, ob die Rechnung ungedruckt, offen oder bezahlt ist.

Verbesserungen im Dokumentenarchiv

Neues Kontextmenu für Beilagen

Durch einen Rechtsklick auf die Beilage zu einem Dokument, stehen neue Möglichkeiten zur Verfügung:

• Ausgewählte Beilage mailen: der eMail Client wird gestartet und die ausgewählte Beilage wird an die eMail angefügt.
  Hinweis: bei mehreren Empfängern kann durch Drücken der Alt-/Option Taste je eine separate eMail pro Empfänger erzwungen werden. Ansonsten wird eine einzige eMail an alle ausgewählten Empfänger vorbereitet.
• Als Ticket versenden: das Dokument wird per Ticket an einen Mitarbeiter versandt. Dies ist ideal, um einem Mitarbeiter direkt eine Aufgabe zu delegieren.
• Neue Wiedervorlage: für das Dokument wird eine Wiedervorlage erzeugt. Die Wiedervorlage finden Sie anschliessend im Fenster "Fristen/Wiedervorlagen". So gehen keine Arbeiten vergessen.
• Selektion auf den Schreibtisch sichern: das Dokument und/oder die Beilage wird auf den Schreibtisch exportiert
• Selektion zu den Entwürfen kopieren: die Beilage wird zu den Entwürfen kopiert und kann dort bearbeitet werden.
  

Suche nach ID

Im Suchmenu können Sie neu nach der eindeutigen ID eines Dokuments suchen. Die ID sehen Sie im Titel des "Info" Fensters des Dokuments. Die neue Suche ist aber besonders nützlich, wenn Sie für ein Dokument ein Ticket oder eine Wiedervorlage erstellen. Die Informationen zum Dokument werden nämlich im Ticket bzw. in der Wiedervorlage gespeichert. Klickt nun der Empfänger des Tickets oder der Wiedervorlage auf den Button "Datensatz öffnen", so wird die Mandatsmappe geöffnet und die Suche nach der hinterlegten ID direkt durchgeführt. Ihr Vorteil: Sie sehen in der Mandatsmappe immer gleich das relevante Dokument.

Konvertierung in PDF beim Archivieren von eMails per Drag & Drop (Probeversion)

Wenn Sie per Drag & Drop eMails in das Dokumentenarchiv ziehen, so wurden diese bisher im Originalformat abgelegt. Das bedeutet, dass unter macOS eine ".eml" Datei und unter Windows eine ".msg" Datei gespeichert wurde. Es könnte aber nützlich sein, dass timeSensor LEGAL die eMails stattdessen in PDF konvertiert und so archiviert. Für eine Langzeitarchivierung ist PDF zu bevorzugen und zudem können PDF Dokumente mit der Volltextsuche gefunden werden. In dieser Version haben wir deshalb im Archivierungsdialog eine Checkbox eingebaut, mit welcher die Konvertierung vorgenommen werden kann.

Hinweis: aufgrund der hohen Komplexität bei der Konvertierung der verschiedenen eMailformate, wurde diese Funktion erst als Probeversion implementiert, um damit Erfahrungen sammeln zu können. Je nach Resultat der Tests, werden wir die Funktion später definitiv implementieren oder wieder entfernen. Bitte prüfen Sie, wenn Sie Dokumente nach PDF konvertieren lassen, ob das Resultat zu Ihrer Zufriedenheit ausgefallen ist. Über Feedbacks zur neuen Funktion freuen wir uns, ebenso über die Zustellung von eMails, bei denen die Konvertierung allenfalls fehlgeschlagen ist.

Verbesserungen in der Dokumentenzentrale

In der Dokumentenzentrale können Dokumente nun auch ohne zeitliche Einschränkung gesucht werden. Wählen Sie hierzu im Menu "Alle", wie nachfolgend gezeigt:

Verbesserungen bei den Fristen/Wiedervorlagen

Neue Funktion "Frist verlängern"

Zu den Funktionen "Frist duplizieren" und "Frist verschieben", ist die neue Funktion "Frist verlängern" hinzugekommen:

• Frist duplizieren: erzeugt für wiederkehrende Fristen eine beliebige Zahl von Wiederholungen (z.B. für eine monatlich wiederkehrende Frist).
• Frist verschieben: die Frist wird auf ein bestimmtes Datum oder um eine Anzahl Tage/Wochen/Monate/Jahre verschoben
• Frist verlängern (neu): die ursprüngliche Frist wird als "erledigt" abgehakt und bleibt bestehen. Eine neue Frist wird als Duplikat in der Zukunft angelegt.

Ihr Vorteil: bei Fristverlängerungen sind mit "Frist verlängern" nun die ursprüngliche Frist und alle Verlängerungen vollständig dokumentiert.

Springen auf entfernte Daten

Grössere Datumssprünge können im Fristenfenster nun unter Zuhilfenahme von Zusatztasten gemacht werden. Klicken Sie auf "Pfeil nach rechts" bzw. "Pfeil nach links" und halten Sie folgende Zusatztasten gedrückt:

Option/Alt + Klick auf Pfeil rechts = +1 Jahr
Option/Alt + Klick auf Pfeil links = -1 Jahr

Option/Alt + Shift + Klick auf Pfeil rechts = +10 Jahre
Option/Alt + Shift + Klick auf Pfeil links = -10 Jahre

Und wie immer...

Kleine Detailverbesserungen und Bug Fixes.