Verbesserungen im Hinblick auf die DSGVO:

Aktualisierte AGB mit Informationen zum Thema Datenschutz: bevor Sie das neue Update nutzen, müssen Sie die neuen AGB akzeptieren. Bitte beachten Sie den Absatz 11 mit den neuen Ausführungen zum Thema Datenschutz. Die neuen AGB können Sie auch hier herunterladen.

Passwörter wurden bisher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Im Sinne eines verbesserten Datenschutzes, werden neu nur noch die verschlüsselten Hash Codes der Passwörter (statt der Passwörter selber) gespeichert. Geht ein Passwort vergessen, so kann es deshalb nicht mehr wiederhergestellt werden. Stattdessen muss durch den Administrator ein neues Passwort vergeben werden.

Das vom Administrator erzeugte Initialpasswort muss dann vom Benutzer beim ersten Login zwingend geändert werden. Damit wird vermieden, dass der Administrator Benutzerpasswörter kennt.

Überarbeiteter Konflikt Check:

Das Highlight dieses Update ist zweifellos unser neuer Konflikt-Check. Dieser ist nun zweistufig:

1. vorgelagerter Konflikt-Check (neu!)
2. nachgelagerter Konflikt Check (bestehend)

Dank dem neuen vorgelagertem Konflikt-Check können Sie Konflikte bereits vor oder während der Erfassung erkennen.

Aufrufen des vorgelagerten Konflikt-Checks:

Sie können den Dialog für den vorgelagerten Konlikt jederzeit aufrufen, indem Sie die Liste der Mandanten anzeigen lassen und im Menu "Werkzeuge" unter "Suchen nach..." bei "Interessenskonflikten" die "Vorprüfung" wählen.

Noch einfacher geht es direkt bei der Erfassung eines neuen Dossiers. Wenn Sie einen neuen Mandanten oder eine neue Gegenpartei erfassen, so schlägt timeSensor LEGAL nach der Eingabe des Namens im Fussbereich des Fensters die Durchführung eines Konflikt-Checks vor.

Klicken Sie auf den Button "Konflikt-Check", so wird der entsprechende Dialog ebenfalls geöffnet und der Name direkt eingesetzt. Benutzen Sie den Slider "Toleranz", um die Suche zu erweitern, indem ähnlich klingende Namen auch angezeigt werden.

Weitere Informationen zum Thema Konflikt-Check finden Sie im FAQ Beitrag A36.

Verbesserungen im Dossier

Bekanntlich kann man im Dossier die dort aufgetauchten Timesheet Leistungen auf "non-billable" oder auf "anderweitig verrechnet" setzen. Dadurch werden sie standardmässig ausgeblendet und werden nicht abgerechnet. Dies erreicht man, indem man die entsprechenden Leistungen aus dem Dossier-Kontext "löscht" (also den kleinen Minus-Button) betätigt. Es erscheint dann die folgende Abfrage:

Um dies rückgängig zu machen, musste man sich bisher in das betreffende Timesheet begeben, und dort die Leistung wieder auf "verrechenbar" setzen. Mit der neuen Version von timeSensor LEGAL geht es bequemer:

• blenden Sie die "nicht verrechenbaren" oder "anderweitig verrechneten" Leistungen ein, indem Sie in den Kopf der letzten Spalte klicken ("x").
• Selektieren Sie die "nicht verrechenbaren" oder "anderweitig verrechneten" Leistungen
• Klicken Sie erneut auf den kleinen Minus-Button und bestätigen Sie den folgenden Dialog

So können Sie den Status von Leistungen nach Belieben wechseln, ohne in das Timesheet wechseln zu müssen.

Suche von Mandatsmappen nach Mandanten und Mitmandanten: Im Menu "Mandatsmappen finden" gibt es neu eine Möglichkeit, nach "Mandant und Mitmandanten" zu suchen. Diese Suche erfasst gleichzeitig sowohl Mandanten als auch die als Mitmandanten verbundenen Datensätze und erlaubt dadurch, rascher zur gewünschten Mandatsmappe zu finden.

Verschieben mehrerer Mandate von einem Dossier in ein anderes Dossier: Bereits in der aktuellen Version konnten einzelne Mandate per Drag & Drop von einem Dossier in ein anderes Dossier verschoben werden. Mit dieser Version ist es nun möglich, eine ganze Selektion von Mandaten in einem Arbeitsgang von einem Dossier in ein anderes Dossier zu verschieben.

Hierzu wurde in der Mandatsliste unter dem Menu "Werkzeuge", unter "Anpassen", der Befehl "Mandate verschieben" eingebaut. Wählen Sie in diesem Fenster das gewünschte Zieldossier aus (Sie können hierzu das Selektorfenster aufrufen und den Mandanten per Drag & Drop in das Feld "Zielmandant" ziehen.

In diesem Fenster bestehen überdies zwei Optionen:

• Die Option "nach Aktenzeichen sortieren" versucht, die Mandate entsprechend ihrem Aktenzeichen in die bestehenden Mandate des Zielmandanten einzuordnen. Wenn Sie diese Checkbox nicht ankreuzen, so werden die Mandate oben in der Mandatsliste eingefügt.
• Die Checkbox "Protokoll zeigen" zeigt nach vollbrachter Operation eine Zusammenfassung und informiert allenfalls über aufgetauchte Probleme.

Handling von Leistungen auf internen Mandaten

Es ist neu möglich, Leistungen auf internen Mandaten

• zu anderen Mandaten zu transferieren
• zu exportieren
• zu exportieren und zu löschen

Hierzu müssen im Dossier die Leistungen selektiert und der entsprechende Befehl im Aktionsmenu unten rechts ausgewählt werden. Mit den neuen Funktionen können einerseits Falschbuchungen korrigiert werden, andererseits aber auch vermieden werden, dass zuviele Leistungen auf die internen Mandate gelangen und die Antwortzeiten des Systems zu lange werden. Es wird empfohlen, die Leistungen auf internen Mandaten regelmässig zu exportieren und zu löschen.

Verbesserungen im Timesheet

Wie hinlänglich bekannt, kann man bei der Leistungserfassung im Timesheet an einen Leisungscode direkt die Menge (z.B. Anzahl Minuten) anhängen. Neu kann man auch einen Zeitraum anhängen, wodurch timeSensor LEGAL dann direkt die entsprechende Zeit berechnet. Nachfolgend werden nochmals die verschiedenen Möglichkeiten aufgezeigt, welche Sie an den Leistungscode anhängen können.

Beispiel mit dem Leistungscode "h" für "Honorarleistung":

• h45 -> generiert einen Eintrag von 45 Minuten Dauer
• h1:20 -> generiert einen Eintrag von einer Stunde und zwanzig Minuten Dauer
• h10:30-12:20 -> generiert einen Eintrag von einer Stunde und fünfzig Minuten Dauer (neu!)

Neue Optionen für die Datensicherung

Die bisherigen Einstellungen zur Datensicherung wurden angepasst. Um die Kompatiblität mit Windows Serversystemen zu gewährleisten, ist in diesem Fenster nicht mehr möglich, Laufwerke anzuzeigen und auszuwerfen. Bitte verwenden Sie hierzu ein separates Programm zur Sicherung Ihrer Daten.

Dafür ist es nun möglich, nach der Ausführung der Datensicherung den Server automatisch zu beenden oder neu starten zu lassen. Aus Sicherheitsgründen wird diese Option nur zwischen 23:30h und 05:00h ausgeführt:

Verbesserungen bei den 4D Write Vorlagen

MwSt.-Report

Bekanntlich kann man mit timeSensor LEGAL einen Report über die Mehrwertsteuerbuchungen einer Periode generieren. Bisher standen hierzu die Ausdrücke ACC_INSERT ("vat_report") und ACC_INSERT ("input_vat_report") zur Verfügung. Mit diesen beiden Ausdrücken wurde allerdings jede einzelne Buchung ausgegeben, was mitunter zu langen Listen führte.

Deshalb stehen neu die Ausdrücke ACC_INSERT ("vat_report_by_account") und ACC_INSERT ("input_vat_report_by_account") zur Verfügung. Hier werden die Buchungen nach Konto konsolidiert und die Zusammenstellung wird entsprechen kürzer.

Und wie immer...

Kleine Detailverbesserungen und Bug Fixes.