Build 3625 - Maintenance
Über diesen Build
Dieser Build bringt zahlreiche Verbesserungen und einige Fehlerkorrekturen.
Unterstützung von OAuth2 für Microsoft 365
Microsoft hat per 30.9.2022 die Möglichkeit abgekündigt, sich mit Basic Authentication (d.h. Username + Passwort) am System anzumelden. Um die Microsoft Dienste, wie z.B. Email Empfang und Versand, nutzen zu können, muss man sich zwingend mit OAuth2 anmelden. Dieses Verfahren erhöht die Sicherheit, ist aber auch komplexer in der Einrichtung. Insbesondere ist es notwendig, dass im Microsoft (Azure) Backend die richtigen Einstellungen vorgenommen werden. Ein separater FAQ Artikel informiert über diese Konfigurationsarbeiten, welche durch Ihren IT Supporter vorgenommen werden müssen.
Ist das Microsoft Backend nicht richtig konfiguriert, kann timeSensor LEGAL vom Microsoft Server keine Email empfangen oder versenden. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren IT Supporter, da der timeSensor Support keinen Zugang auf Ihr Microsoft Backend hat.
Verbesserungen in der Mandatsmappe
Kontaktdaten kopieren
Beim Arbeiten mit den Mandatsmappen in timeSensor LEGAL kann der Wunsch aufkommen, die Kontaktinformationen auf der rechten Seite kopieren zu können, beispielsweise um diese in einer anderen Software weiterzuverarbeiten oder durch Ihre Telefonanlage eine Telefonnummer wählen zu lassen. Ab dieser Version können Sie dies über einen Rechtsklick bewerkstelligen:
Alternativ können Sie auch einmal auf die Kontaktinformation klicken und warten, bis sich das Feld im Eingabemodus befindet. Nun können Sie hier die gewünschte Information mit [Cmd] + [C] (macOS) oder [Ctrl] + [C] (Windows) kopieren. Eingaben können Sie in das Feld allerdings nicht machen; das neue Verhalten dient nur der Entnahme der Information zur Übergabe an andere Software.
Anlagen kopieren
Werden im DMS Modul Dokumente mit Anhängen archiviert (z.B. Emails), dann besteht zuweilen der Wunsch, solche Anhänge nochmals separat in einen anderen Bereich des Archivs zu kopieren. Bislang musste hierzu das Dokument auf den Desktop geschoben und anschliessend frisch importiert werden. Neu ist es möglich, durch Drag & Drop eine Beilage direkt in einen Archivbereich zu kopieren:
Zuordnungen darstellen
Sind in einer Mandatsmappe viele Kontakte aufgeführt, so geht leicht der Überblick verloren. Inbesondere ist dies der Fall, wenn Abhängigkeiten bestehen. Ordnen Sie zum Beispiel in einem Mandat drei Gegenparteien zu, welche sich jeweils einen Anwalt genommen haben, so ist schwer zu erkennen, welcher Gegenanwalt zu welcher Gegenpartei gehört. Die folgenden beiden Screen Shots, einmal der Mandatseinstellungen und einmal der daraus resultierenden Mandatsmappe, zeigen das Problem:
Ab diesem Build können Sie bei der Mandatsanlage solche Zugehörigkeiten nun sichtbar machen, indem Sie in den Mandatseinstellungen durch Rechtsklick Einrückungen vornehmen. So sehen Sie optisch, dass RA James Burger zur Gegenpartei Amram Frei gehört:
Durch diese Technik wird in der Mandatsmappe nun deutlich, wer zu wem gehört:
Verbesserungen im Modul Kommunikator
Das Kommunikator Modul ermöglicht die automatisierte Email Archivierung. Mit diese Build ist das Modul nochmals besser geworden:
Erkennung von Antworten und Threads
Der Kommunikator merkt sich nun die in der Email enthaltenen Header Informationen, wie zum Beispiel die Message-ID, um Antworten oder ganze Threads zu erkennen. Indem der Kommunikator bei neu eingehenden Nachrichten überprüft, ob eine derartige Message-ID bereits einem Mandat zugeordnet ist, kann er zugehörige Nachrichten direkt demselben Mandat zuordnen, was die Trefferquote erhöht.
Vermeidung von Doubletten im Archiv
Ebenfalls über die Message-ID wird geprüft, ob im Archiv (Modul DMS) bereits ein entsprechendes Dokument archiviert ist. Ist dies der Fall, so zeigt der Kommunikator die Meldung direkt mit einem grünen Balken an, so dass die Nachricht nicht ein weiteres Mal archiviert wird. Dies vermeidet Doubletten, wenn dieselbe Nachricht zum Beispiel an verschiedene Mitarbeitende der Kanzlei geschickt wird (z.B. Kopien).
Lernen neuer Email Adressen
Ordnen Sie einer "roten" Nachricht eine Adresse oder ein Mandat zu, so schlägt der Kommunikator vor, die entsprechende Email Adresse direkt in das Dossier zu übernehmen.
Verbesserte Steuerung des Nachrichtenflusses
Der Kommunikator hat die Aufgabe, eingegangene Emails zu erkennen, zuzuordnen, in PDF umzuwandeln und in das betreffende Dossier zu speichern. Denken Sie daran: der Kommunikator erhält im Archivpostfach stets Kopien von Nachrichten: die Originalnachricht verbleibt in Ihrem gewohnten Arbeitspostfach. Aus diesem Grund sollten Sie dafür sorgen, dass die Nachrichten nach der Verarbeitung auch zügig wieder aus dem Kommunikator gelöscht werden. Denn ist die Nachricht (als PDF Datei) einmal im Dokumentenarchiv (DMS Modul) von timeSensor LEGAL angekommen, gibt es keinen Grund, die Nachricht im Kommunikator länger aufzubewahren.
Damit Sie dies nicht selber tun müssen, können Sie im Kommunikator Regeln festlegen, wie der Nachrichtenfluss ablaufen soll. Eine Nachricht wird hierbei vom Eingang (eingehende Nachrichten) oder von Gesendet zunächst in das Archiv verschoben. Nach einer gewissen Wartezeit, wird die Nachricht dann automatisch in den Papierkorb geschoben. Nach einer weiteren Wartezeit wird die Nachricht alsdann automatisch gelöscht.
Zugeordnete (grüne) Emails dürfen schneller durch den Kommunikator wandern, denn bei diesen gibt es in der Regel nichts mehr zu tun. Nicht zugeordnete (rote) Emails sollten langsamer durch den Kommunikator wandern, um genügend Zeit zu lassen, die Nachricht auch noch zuzuordnen. Um den Nachrichtenfluss zu konfigurieren, wählen Sie im Menu Werkzeuge den Befehl Konten verwalten. Klicken Sie im Abschnitt Nachrichtenfluss auf den Button Einstellungen... um den Nachrichtenfluss zu konfigurieren.
Stellen Sie im Fenster Nachrichtenfluss für Ihr Konto die gewünschte Geschwindigkeit ein, mit welcher sich die Nachrichten durch die Boxen des Kommunikators bewegen, bis sie automatisch entfernt werden. Klicken Sie auf den Button Standardeinstellungen, um die empfohlenen Einstellungen anzuwenden.
Wenn Sie nicht möchten, dass eine Nachricht durch den Kommunikator automatisch verschoben wird, so geben Sie dieser den Status 'In Arbeit' (Rechtsklick auf die Nachricht und Auswählen von 'Markieren als In Arbeit':
Bug Fixes
Verschiedene kleine Verbesserungen und Bug Fixes runden dieses Maintenance Update ab.
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