Wie kann ich Konten hinzufügen und ändern?
Dieser Eintrag zeigt, wie Sie
- den in timeSensor LEGAL hinterlegten Kontenplan selbständig pflegen und nachführen können
- QR-Rechnungen (Schweiz) tätigen
Allgemeines
Bei der Auslieferung sind einige Konten, welche von timeSensor LEGAL automatisch bebucht werden, bereits erfasst. Allerdings stimmen die vorerfassten Kontennummern möglicherweise nicht mit Ihrem Kontenplan überein. Wir empfehlen Ihnen, im Minimum die Kontennummern der vorerfassten Konten mit Ihrem Kontenplan in Übereinstimmung zu bringen.
Wenn Sie mit timeSensor LEGAL Ihre Grundaufschriebe (Kassa- und Bankbücher) vollständig, d.h. inkl. Kanzleiausgaben, führen wollen, dann sollten Sie die bestehenden Konten ergänzen um:
- die wichtigsten Aktiv- und Passivkonten gemäss Ihrem Kontenplan
- Aufwandskonten gemäss Ihrem Kontenplan
Sie können Kontonummern jederzeit ändern, ohne dass sich dies negativ auf bereits bestehende Buchungen auswirkt. Die bestehenden Buchungen übernehmen automatisch die neue Kontonummer.
Aufrufen des Kontenplanes
Klicken Sie auf das Menu Buchhaltung in der Funktionsleiste im Bereich Spezial. Wählen Sie hier Kontenplan, um das entsprechende Fenster zu öffnen:
Konten hinzufügen oder ändern
Klicken Sie auf das grosse Plussymbol, um ein neues Konto anzulegen. Doppelklicken Sie auf ein Konto, um es zu modifizieren. Es erscheint das Eingabefenster mit drei Seiten.
Statt jedes einzelne Konto manuell hinzuzufügen, können Sie Konten aus einem Kontenplan auch importieren. Hier erfahren Sie, wie Sie dazu vorgehen müssen.
Seite Einstellungen
Bei Kontonr. können Sie die Nummer für das neue Konto gemäss Ihrem Kontenplan eingeben. Bitte beachten Sie, dass die eingegebene Nummer noch nicht bestehen darf. Bei Name geben Sie einen aussagekräftigen Namen. Klicken Sie auf das Drop-down Menu bei Kontoart, so können Sie auswählen, ob das neue Konto zu den Aktiven, den Passiven, zum Ertrag, zum Aufwand oder zur Eröffnung / zum Abschluss gehört.Bei den Bilanzkonten (Aktiv- und Passivkonten) können Sie einen Anfangssaldo eingeben.
Seite Geldkonto
Aktiv- oder Passivkonten können auch als Geldkonto definiert werden. Ein Geldkonto kann in timeSensor LEGAL direkt bebucht werden; es taucht dann im Bereich Finanzen unter Geldkonten auf. Typische Geldkonten sind: Ihre Kasse, Ihre Bankkonten und allenfalls Postcheckkonten. Sie könnten aber auch Firmenkreditkarten von Mitarbeitern als Geldkonten definieren.
Klicken Sie auf das Kästchen Dient als Geldkonto, so erscheinen mehrere Felder. Auf diesen können Sie die näheren Einstellungen zum neuen Grundbuch vornehmen.Bei Publikation auf diesen Seiten wählen Sie aus, bei welchen Benutzern das Grundbuch publiziert werden soll. Haben Sie einen oder mehrere Benutzer ausgewählt, erscheint neben deren Namen ein rotes Häkchen. So könnten Sie zum Beispiel die Firmenkreditkarte eines Mitarbeiters als Geldkonto im persönlichen Arbeitsbereich des Mitarbeiters erscheinen lassen, damit dieser seine Spesen direkt nachführen kann.Bei Belegnummer Prefix und nächste Nr. geben Sie den Prefix ein, sowie die Nummer, die danach kommen soll. timeSensor nimmt diese Nummer anschliessend fortlaufend für jede Buchung, die Sie eingeben.
Sie haben auch die Möglichkeit eine Farbe für die Zebrastreifen Ihres Grundbuches auszuwählen. Dafür klicken Sie auf das weisse Kästchen und es öffnet sich eine Farbpalette. Die Farbe wird im Geldkonto hinterlegt und macht das Ausgabeformular etwas übersichtlicher und die einzelnen Kontos besser voneinander unterscheidbar.
Bei Bankkonten, auf welchen Sie Zahlungen von Mandanten erwarten, sollten Sie die Kontoverbindung für den Rechnungsdruck eintragen. Dieser Text kann dann auf Rechnungsvorlagen automatisch über einen 4D Ausdruck eingefügt werden.
Seite ePayment
Für den elektronischen Zahlungsverkehr mit Ihrer Bank, müssen bestimmte Parameter hinterlegt werden. Derzeit ist in timeSensor LEGAL das Schweizerische QR System implementiert. Sie können die horizontale und die vertikale Position des QR-Codes aus der Druckvorlage bestimmen.
Das nachfolgende Video richtet sich an Kanzleien aus der Schweiz und zeigt, wie Sie das ESR System konfigurieren und
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