En travaillant avec les dossiers de mandats dans timeSensor LEGAL, vous pouvez souhaiter pouvoir copier les informations de contact sur le côté droit, par exemple pour les traiter dans un autre logiciel ou pour faire composer un numéro de téléphone par votre installation téléphonique. À partir de cette version, vous pouvez le faire par un clic droit :

Vous pouvez également cliquer une fois sur les informations de contact et attendre que le champ se trouve en mode de saisie. Vous pouvez maintenant copier les informations souhaitées avec [Cmd] + [C] (macOS) ou [Ctrl] + [C] (Windows). Vous ne pouvez toutefois pas saisir des données dans le champ ; le nouveau comportement sert uniquement à extraire les informations pour les transmettre à d'autres logiciels.

Lorsque des documents avec des pièces jointes sont archivés dans le module DMS (par ex. des e-mails), il arrive que l'on souhaite copier ces pièces jointes séparément dans une autre zone de l'archive. Jusqu'à présent, il fallait pour cela déplacer le document sur le bureau et l'importer à nouveau. Il est désormais possible de copier directement une pièce jointe dans une archive par glisser-déposer :

Si un dossier de mandat contient de nombreux contacts, il est facile d'en perdre la vue d'ensemble. C'est particulièrement le cas lorsqu'il existe des dépendances. Si, par exemple, vous attribuez dans un mandat trois parties adverses qui ont chacune pris un avocat, il est difficile de savoir quel avocat appartient à quelle partie adversaire. Les deux captures d'écran suivantes, l'une des paramètres du mandat et l'autre du dossier de mandat qui en résulte, illustrent le problème :

Grâce à cette technique, le dossier de mandat indique désormais clairement qui appartient à qui :

Améliorations du module Communicateur

Reconnaissance des réponses et des fils de discussion

Éviter les doublons dans les archives

Apprendre de nouvelles adresses e-mail

Amélioration de la gestion du flux de messages

Le communicateur a pour mission de reconnaître les e-mails reçus, de les classer, de les convertir en PDF et de les enregistrer dans le dossier concerné. N'oubliez pas que le communicateur reçoit toujours des copies des messages dans la boîte aux lettres d'archivage : le message original reste dans votre boîte aux lettres de travail habituelle. C'est pourquoi vous devez veiller à ce que les messages soient rapidement supprimés du communicateur après leur traitement. En effet, une fois que le message (sous forme de fichier PDF) est arrivé dans les archives de documents (module DMS) de timeSensor LEGAL, il n'y a aucune raison de le conserver plus longtemps dans le communicateur.

Pour ne pas devoir le faire vous-même, vous pouvez définir dans le communicateur des règles sur la manière dont le flux de messages doit se dérouler. Un message est d'abord déplacé de la boîte de réception (messages entrants) ou de la boîte Envoyé vers l'archive. Après un certain temps d'attente, le message est automatiquement déplacé dans la corbeille. Après un nouveau délai d'attente, le message est ensuite automatiquement supprimé.

Les e-mails attribués (verts) peuvent passer plus rapidement par le communicateur, car il n'y a généralement plus rien à faire avec eux. Les e-mails non attribués (rouges) doivent circuler plus lentement dans le communicateur afin de laisser suffisamment de temps pour attribuer le message. Pour configurer le flux de messages, choisissez dans le menu Outils la commande Gérer les comptes. Dans la section Flux de messages, cliquez sur le bouton Paramètres... pour configurer le flux de messages.