Build 3631 - Preview
À propos de ce build
Cette build apporte de nombreuses améliorations et quelques corrections de bugs.
Facturation
Fusionner des documents PDF
Les factures se composent souvent de plusieurs documents : une page de garde, une vue détaillée et éventuellement un formulaire avec un bulletin de versement QR. Alors que cela est généralement souhaité pour l'impression (par ex. parce que les documents doivent être tirés de différents bacs dans l'imprimante), cela constitue plutôt un inconvénient pour l'envoi de factures par e-mail. À partir de cette version, vous pouvez définir dans les options d'édition de vos modèles si les documents PDF résultants doivent être consolidés en un seul document PDF ou non lors de l'édition. Si vous souhaitez une consolidation automatique des documents PDF en une seule facture PDF, sélectionnez l'option Automatique dans le nouveau menu Fusion PDF de vos modèles (partiels) :
Cosmétique dans les modèles de facture
Dans les modèles de facture, l'expression INV_INSERT("transaction",...) est généralement utilisée pour afficher les paiements comptabilisés pour une facture. Jusqu'à présent, l'expression fonctionnait de telle sorte que si des paiements étaient présents, ils étaient listés. Mais s'il n'y avait pas de paiement, une ligne "Comptabilisé 0.00" était affichée. La nouvelle option "autohide" permet d'éviter cela : s'il y a des paiements, ils sont toujours listés, mais s'il n'y a pas de paiements, rien n'est renvoyé. La nouvelle option est le deuxième paramètre de la commande, à savoir : INV_INSERT("transactions" ; "autohide").
Comptabilité
Nouvelles options d'édition pour la comptabilité ABACUS
Pour le logiciel ABACUS, très répandu en Suisse chez les prestataires de services financiers, timeSensor LEGAL dispose depuis quelques années de l'interface ABACONNECT 2012. tSL met à disposition les jeux d'écritures conformément à la description de l'interface ABACUS sous forme de fichier XML pour un traitement ultérieur. Malheureusement, les comptabilités ABACUS peuvent être configurées de manière très différente en ce qui concerne le setup du plan comptable et des centres de coûts, ce qui se répercute sur ce que l'interface ABACONNECT accepte comme données. Ainsi, le programme ABACUS peut signaler des erreurs logiques lors de l'importation, même si la transmission formelle des données se fait dans le format correct. Comme timeSensor LEGAL permet de passer des écritures très librement, les écritures transmises entrent parfois en conflit avec les règles logiques qui ont été définies au sein du logiciel ABACUS pour les comptes et les centres de coûts.
Cette version permet de préparer les jeux d'écritures avant le transfert à ABACUS, en supprimant ou en enrichissant certaines informations contenues dans timeSensor LEGAL :
- L'option Centres de coûts - Supprimer sur les comptes de bilan permet de supprimer les éventuels centres de coûts présents dans tSL pour l'imputation sur les comptes de bilan.
- L'option Centres de coûts - Standard pour les comptes de résultat permet de garantir, lors de l'imputation sur des comptes de résultat, qu'un centre de coûts (standard) soit transmis même si aucun centre de coûts n'a été imputé dans timeSensor LEGAL.
Pour l'interface ABACONNECT, une collaboration entre toutes les personnes concernées (prestataire de services financiers, étude, support ABACUS, support timeSensor) est nécessaire pour que l'interface puisse être configurée avec succès. Le défi n'est pas le format des données d'interface, mais la préparation des données timeSensor LEGAL en fonction des exigences logiques du setup de la comptabilité ABACUS concernée.
DMS
Dialogue d'importation amélioré
Si l'on glisse un document du bureau dans l'archive de timeSensor LEGAL par Drag & Drop, un dialogue d'importation apparaît. Celui-ci affiche maintenant aussi le nom du document, de sorte que celui-ci peut être adapté si nécessaire dans la même opération.
Déplacement de documents
Il est désormais possible de déplacer un ou plusieurs documents sélectionnés directement dans un autre mandat. Pour ce faire, utilisez le menu d'action dans l'archive (dossier de mandat ou dossier) ou effectuez un clic droit sur le ou les document(s) sélectionné(s). Choisissez dans le menu la commande Déplacer la sélection. Dans le dialogue qui apparaît, vous pouvez facilement sélectionner le mandat cible souhaité et effectuer le déplacement en quelques clics. Si le mandat cible dispose de la même structure d'archivage que le mandat source, les documents seront à nouveau classés au même endroit.
Copie de documents
Il est désormais possible de copier un ou plusieurs documents directement dans un ou plusieurs autres mandats. Pour ce faire, utilisez le menu d'action dans les archives (dossier de mandat ou dossier) ou effectuez un clic droit sur le ou les documents sélectionnés. Choisissez dans le menu la commande Copier la sélection -> vers d'autres mandats. Dans le dialogue qui apparaît, vous pouvez facilement sélectionner le ou les mandats cibles souhaités et effectuer la copie en quelques clics. Si le mandat cible dispose de la même structure d'archivage que le mandat source, les documents seront à nouveau classés au même endroit.
Fermeture automatique des documents Word et Excel avant le check-in
Si l'on a extrait un document Word ou Excel de timeSensor LEGAL et qu'on l'a modifié, il est important de sauvegarder d'abord le document et ensuite seulement de le réintégrer dans timeSensor LEGAL. En effet, timeSensor LEGAL récupère le document sur le disque dur et ce fichier ne contient les modifications effectuées que si vous avez préalablement sauvegardé le document. La plupart des utilisateurs se familiarisent rapidement avec ce mécanisme, mais les nouveaux venus ont parfois du mal à respecter cet ordre avec rigueur.
À partir de cette version, vous pouvez configurer timeSensor LEGAL pour qu'il sauvegarde et ferme automatiquement le document Word ou Excel concerné avant l'archivage. Pour ce faire, timeSensor LEGAL doit donner des instructions à votre instance de Microsoft Office, ce qui peut être autorisé ou non en fonction de votre infrastructure. Pour cette raison, deux réglages peuvent être effectués : a) un réglage pour l'ensemble du système, qui s'applique par défaut à tous les postes de travail, et un réglage par utilisateur, qui a la priorité sur le réglage pour l'ensemble du système.
Nous recommandons la procédure suivante :
- Désactiver la fermeture automatique dans tout le système
- Activer la fermeture automatique chez un utilisateur test
- Vérifier si la fermeture automatique fonctionne
- En cas de succès, activer la fermeture automatique dans tout le système.
- S'il y a des utilisateurs individuels dans l'environnement desquels la fermeture automatique ne fonctionne pas, désactiver la fermeture automatique dans ces cas-là.
Si vous avez des droits d'administrateur, vous pouvez effectuer le réglage à l'échelle du système dans la zone Paramètres -> Menu Admin -> Spécial -> Système :
Si vous avez des droits d'administrateur, vous pouvez définir les paramètres de l'utilisateur dans la zone Paramètres -> Paramètres -> Système. Ici, le menu est réglé par défaut sur Standard système : activé ou Standard système : désactivé. Cela signifie que pour l'utilisateur concerné, la fermeture automatique s'oriente vers le standard du système. Pour passer outre le standard du système pour l'utilisateur concerné, le menu peut être modifié sur Ce poste de travail : Désactivé ou Ce poste de travail : Activé.
Module Communicateur
Définir la responsabilité pour les nouveaux messages
Si une boîte aux lettres est utilisée dans le communicateur avec une répartition des tâches, il peut être pratique d'attribuer directement la personne responsable principale des e-mails entrants. Vous pouvez définir ce responsable principal en sélectionnant le menu Outils -> Gérer les comptes dans la fenêtre du communicateur. Vous trouverez le nouveau paramètre dans cette boîte de dialogue :
Vérification des doublons d'e-mails
Dans le dernier Maintenance Build, une nouveauté a été introduite, à savoir que timeSensor LEGAL évite automatiquement d'importer plusieurs fois le même e-mail. Dans ce build, la fonctionnalité est affinée dans la mesure où le système affiche maintenant une requête et vous laisse décider si vous souhaitez que l'email soit encore un autre email dans votre DMS :
Utilisation du communicateur dans le contexte de différentes entités
A partir de cette version, l'administrateur peut décider d'afficher ou non les boîtes aux lettres dans le communicateur pour toutes les entités. Par défaut, seules les boîtes aux lettres se trouvant dans l'entité concernée sont toujours affichées. Le nouveau paramètre se trouve sous Paramètres -> Menu Admin -> Spécial -> Entités -> Portée :
Corrections de bugs
Diverses petites améliorations et corrections de bugs complètent cette mise à jour de maintenance.
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