Module Communicateur - Travailler avec des courriels

Module Communicateur - Travailler avec des courriels

Cet article a été traduit par une machine. Si vous trouvez des erreurs, nous vous serions reconnaissants de nous les signaler à l'adresse translation@timesensor.com

Général

Cet article décrit comment travailler avec les boîtes aux lettres électroniques que vous avez intégrées dans le communicateur. Vous apprendrez, entre autres, à afficher, filtrer, trier, mettre en pause, transférer ou archiver des messages électroniques.

Vue d'ensemble

La fenêtre du communicateur est divisée en trois sections.
  1. Sur la gauche, vous trouverez toutes les boîtes aux lettres auxquelles vous avez accès, chacune étant subdivisée en boîtes individuelles.
  2. A droite de celle-ci se trouve la liste des messages
  3. Ensuite, vous trouverez la zone de détail où le contenu du message est affiché


Afficher, attribuer, filtrer, trier et mettre en pause les messages

Les messages reçus sont affichés dans la liste des messages. Chaque message est attribué à une personne responsable, qui est indiquée par son icône. Si vous éditez la boîte aux lettres ensemble, vous pouvez maintenant attribuer des messages aux autres personnes qui ont accès à la boîte aux lettres. En cliquant avec le bouton droit de la souris sur un message ou une sélection de messages, un menu contextuel apparaît et permet d'attribuer la responsabilité :



Dans l'exemple ci-dessus, le message est attribué à l'assistante Erna. En conséquence, le message apparaît automatiquement dans la fenêtre du communicateur d'Erna comme "non lu" et avec son icône :


Si vous avez beaucoup de messages dans votre boîte aux lettres, il est utile de les filtrer. Par exemple, vous pouvez définir le filtre de manière à ne voir que vos propres messages, mais pas les messages terminés ou en pause. Pour configurer le filtre, cliquez sur l'icône du filtre tout en maintenant la touche Alt/Option enfoncée. Vous pouvez maintenant définir le filtrage souhaité :

Cela vous permet de garder une vue d'ensemble même si vous avez beaucoup de messages. Vous pouvez activer et désactiver le filtre à tout moment en cliquant sur l'icône du filtre :


Le menu de tri vous permet de trier vos messages selon différents critères, par ordre croissant ou décroissant :
Les messages qui ne sont pas particulièrement urgents peuvent être mis en pause jusqu'à une date ultérieure en cliquant sur le bouton droit de la souris. Une fois le délai sélectionné écoulé, le message réapparaît automatiquement dans la boîte de réception comme non lu.

Attribuer un message à un mandat

L'une des fonctions les plus importantes du communicateur est l'attribution du message à un mandat. À cette fin, un document PDF est généré à partir du message lui-même. Ce document, ainsi que les éventuelles pièces jointes, sont ensuite placés dans la zone d'archives du dossier de mandat concerné. Le message lui-même reste dans le communicateur, mais le codage couleur du message change :


Code couleur rouge : ce message n'est pas encore attribué. Vous devez attribuer ou supprimer ce message s'il ne vaut pas la peine d'être classé.


Code couleur gris : ce message est attribué à une adresse mais pas à un mandat. C'est le cas des messages envoyés à des tiers ou reçus de tiers pour lesquels il n'existe pas de mandat. Néanmoins, vous devez vérifier s'il ne serait pas plus approprié de placer le message dans le contexte d'un mandat en faisant une affectation appropriée.


Code couleur vert : ce message est attribué à un mandat.

En principe, le communicateur essaie déjà d'attribuer automatiquement un message lorsqu'il est décroché. À cette fin, un numéro de dossier est recherché dans le message. Si un numéro de dossier est trouvé, une affectation est effectuée.
Dans le contexte des messages électroniques, les numéros de fichiers sont reconnus à la fois dans l'objet et dans le message lui-même, à condition qu'ils soient encadrés chacun par deux points. Par exemple, si le numéro de dossier est 123-00, le communicateur recherche ::123-00: :

Si aucun numéro de dossier n'est disponible, timeSensor LEGAL tentera de l'attribuer en évaluant les adresses électroniques contenues dans le dossier. Il vous appartient de vérifier si l'affectation a été effectuée correctement et, le cas échéant, d'effectuer une affectation manuelle.

Vous pouvez attribuer un message en saisissant quelques lettres dans le champ "Attribution". Le communicateur est ici très tolérant : vous pouvez saisir des noms, des prénoms, des noms de clients ou des numéros de dossier. Les adresses et mandats correspondants sont immédiatement affichés dans le menu contextuel. Sélectionnez l'entrée souhaitée et appuyez sur la touche Entrée.



Après l'affectation, la couleur du message passe au vert si vous avez sélectionné un client. Les clients sont affichés sous le client, ainsi que la division des archives (si disponible).



Attribuer plusieurs messages à un même mandat

Pour affecter plusieurs messages à un mandat en une seule opération, il faut d'abord sélectionner les messages, puis cliquer avec le bouton droit de la souris pour rechercher le mandat cible souhaité via le menu contextuel Affectation :



Travailler avec le statut des messages

L'utilisation de l'état des messages est particulièrement adaptée au travail en équipe. Vous pouvez trier et filtrer les messages en fonction de leur statut. L'état est représenté par une petite icône colorée. Un message peut avoir les statuts suivants :
  1. Le message est non lu (icône d'état : point bleu)
  2. Le message a été lu mais n'a pas encore été traité (pas d'icône d'état).
  3. Le message a été lu et est en cours de modification (icône d'état : carré jaune avec stylo).
  4. Le message est lu et terminé (icône d'état : carré vert)

Icône d'état verte et code de couleur vert : cet e-mail est terminé et attribué à un mandat.


Structuration des boîtes aux lettres

Le communicateur structure les boîtes aux lettres disponibles en cinq zones :
  1. Entrée
  2. Brouillons
  3. Envoyé
  4. Corbeille
  5. Archives
Neu abgerufene Nachrichten legt der Kommunikator entweder in den Bereich Eingang oder in den Bereich Gesendet.
Dans le cas d'une boîte aux lettres intégrée via POP3, un message nouvellement récupéré est reconnu comme envoyé si l'expéditeur du message correspond soit à l'adresse mail de la boîte aux lettres d'archive, soit à l'adresse mail de la boîte aux lettres primaire stockée.

Entrée
Dans la boîte de réception, vous trouverez tous les messages reçus dans la boîte aux lettres. Les messages non lus sont automatiquement signalés par l'icône d'état "point bleu".
Brouillons
Dans cette zone, vous trouverez les nouveaux messages que vous avez créés et qui n'ont pas encore été envoyés. Dès qu'un message a été envoyé, il se déplace automatiquement dans la zone "Envoyé".
Envoyé
Dans cette zone, vous trouverez les messages que vous avez envoyés. Il s'agit de messages que vous avez envoyés depuis le communicateur ou qui ont été envoyés depuis votre boîte aux lettres principale.  Les messages non lus sont automatiquement signalés par l'icône d'état "point bleu".
Corbeille
Si vous supprimez un message, il est d'abord déplacé vers la corbeille. Si vous supprimez à nouveau le message dans la corbeille, le message est définitivement supprimé. 
La suppression d'un message dans la fenêtre du communicateur n'affecte pas les documents qui peuvent déjà se trouver dans l'archive des documents.
Archives
Dans cette zone, vous pouvez déplacer les messages qui ont été terminés mais que vous souhaitez conserver. C'est à vous de décider si vous déplacez les messages terminés (c'est-à-dire les messages qui ont déjà été affectés à un mandat et pour lesquels il n'y a plus rien à faire) vers les archives ou si vous les déplacez directement vers la corbeille à papier. Comme mentionné, lors de la suppression des messages, les documents déjà archivés restent.
Nous recommandons de conserver les messages terminés/assignés dans les archives pendant un certain temps et de balayer régulièrement, par exemple une fois par an, les anciens messages des archives afin que le flux de données n'augmente pas de façon incommensurable. N'oubliez pas : chaque message existe plusieurs fois ! D'une part, le message est toujours présent dans votre boîte aux lettres électronique normale (Outlook/Apple Mail), d'autre part, le message est stocké dans l'archive des documents en étant affecté à un dossier (à la fois comme PDF et comme fichier électronique). Le message contenu dans le communicateur peut donc être supprimé sans problème ; le communicateur n'est qu'une station de passage pour vos messages.