Configuration de l'intégration de timeSensor LEGAL 365 avec Microsoft 365 via Microsoft Graph

Configuration de l'intégration de timeSensor LEGAL 365 avec Microsoft 365 via Microsoft Graph

Généralités

Notes
Cet article décrit la configuration de l'intégration de timeSensor LEGAL 365 avec Microsoft 365 qui doit être mise en œuvre par l'administration de votre cabinet. 
Il est supposé que le support informatique de votre cabinet a déjà préparé le backend Azure de Microsoft pour l'accès avec timeSensor LEGAL 365. Si cela n'a pas encore été fait, les étapes décrites ici doivent d'abord être mises en œuvre.
Cette configuration ne sera pas prise en charge par les employés du support de timeSensor AG.


Avant de poursuivre la configuration au sein de timeSensor LEGAL 365, les données d'accès MS365 doivent être enregistrées pour chaque entité. Si vous gérez plusieurs entités, les données d'accès doivent donc être enregistrées plusieurs fois, c'est-à-dire individuellement pour chaque entité. Vous pouvez accéder à ce bouton via Paramètres - Admin - Spécial - Double-cliquez sur l'entité souhaitée - Naviguez vers l'onglet Microsoft 365



Un clic sur le bouton <Mettre à jour et tester la connexion> vérifie l'accès à toutes les ressources MS365 nécessaires et affiche éventuellement des messages d'erreur correspondants avec les réponses du backend MS365.

Warning
Remarque : À titre de rappel, la date d'expiration du secret client est affichée, et il doit être renouvelé par votre support informatique avant son expiration. Le renouvellement du secret client est de la responsabilité de votre cabinet. Les employés de timeSensor AG n'ont pas accès au backend et ne peuvent pas remédier à l'expiration du secret client. 

Lien entre les gestionnaires de cas et les comptes Microsoft 365

Dans l'étape suivante, chaque gestionnaire de cas de timeSensor LEGAL doit être lié à son compte MS365. Vous avez besoin de droits d'administrateur pour cette étape.
Accédez aux Paramètres - Données de base - Gestionnaires de cas et double-cliquez sur le gestionnaire de cas que vous souhaitez lier.




 



































Enregistrez l'adresse e-mail que vous souhaitez associer au gestionnaire de cas sélectionné. 

Vous pouvez maintenant tester la connexion pour tous les add-ins disponibles/abonnés. Sélectionnez l'add-in (d'abord Mail) pour lequel vous souhaitez tester la connexion, puis cliquez sur <Tester>.

La fenêtre d'entrée affiche avec un point vert s'il y a ou non une connexion, ou si elle a été établie avec succès. 























Si un point rouge est affiché à côté de l'adresse saisie, la connexion n'a pas pu être établie avec succès. Dans ce cas, demandez à votre support informatique de vérifier à nouveau précisément les paramètres du côté de Microsoft. 



Après avoir effectué le test, timeSensor LEGAL vous indiquera si le test a réussi ou non. 

Configuration des comptes de messagerie MS365

Sélectionnez Microsoft 365 comme fournisseur, Graph comme type de compte, et désignez le propriétaire du compte à partir de la liste déroulante des gestionnaires de cas.
L'adresse mail du compte est automatiquement déterminée par timeSensor LEGAL à partir de MS365 via le lien prédéterminé entre le gestionnaire de cas et la connexion MS365.
Info
Les options suivantes peuvent être définies :
  1.  via le bouton Charger la liste des boîtes aux lettres Outlook, timeSensor LEGAL lit la liste de vos boîtes aux lettres et vous pouvez exclure certaines boîtes de la collecte.
    Dans la capture d'écran, par exemple, la boîte aux lettres Test2 est exclue de la récupération des mails.
  2. Ignorer le trafic mail interne à l'entreprise et ne pas le récupérer.
    Un e-mail est alors considéré comme interne si l'adresse e-mail de l'expéditeur correspond à celle d'un employé enregistré et que les adresses e-mail de tous les destinataires, y compris en Cc et en Cci, sont dans le même domaine
    (Exemple pour un mail interne : L'expéditeur     mitarbeiter1@musterkanzlei.com envoie à kollegin2@musterkanzlei.com en Cc / Copie à kollege3@musterkanzlei.com)
  3. il est également possible de configurer pour ne pas récupérer les mails de certains expéditeurs ou de domaines expéditeurs spécifiques.
    Dans l'exemple, ce sont les mails avec l'expéditeur     meineAdresse@gmx.net ou du domaine microsoft.com.
Via le bouton Charger la liste des boîtes aux lettres Outlook, timeSensor LEGAL lit la liste de vos boîtes aux lettres au niveau supérieur et vous pouvez exclure certaines boîtes, y compris leurs sous-boîtes, de la récupération.
Dans la capture d'écran, par exemple, la boîte aux lettres Test2 est exclue de la récupération des mails. Ainsi, les sous-boîtes de Test2 sont également exclues. Si vous souhaitez inclure une sous-boîte de Test2 (exemple), mais pas Test2 elle-même, veuillez déplacer la sous-boîte vers un autre dossier de niveau supérieur qui n'est pas exclu de la récupération.

Info
Les boîtes aux lettres suivantes ne sont fondamentalement pas lues par timeSensor LEGAL et sont donc exclues de la récupération :
  1. draft (Brouillons)
  2. deleteditems (Éléments supprimés)
  3. junkemail (Courrier indésirable)
  4. conversationhistory (Historique des conversations)
  5. archive (Archive)
  6. outbox (Boîte d'envoi)

Warning
Nous recommandons de configurer les options de filtre AVANT d'activer le compte, afin que timeSensor LEGAL ne charge pas immédiatement des messages non désirés après activation.
(bien sûr, ils peuvent également être supprimés a posteriori dans ce cas via le communicateur)

timeSensor LEGAL récupère les messages datés à partir de l'activation des comptes.
Pour éviter la récupération de grandes quantités de données historiques, la prise en compte des anciens messages est limitée et possible uniquement sur accord individuel.

Le statut des emails traités par timeSensor LEGAL 365 peut être vérifié directement dans Outlook. Un email qui est arrivé dans le communicateur est marqué par une coche grise dans Outlook. Si l'email a été archivé, la coche devient verte.

Configuration de la synchronisation du Core Connector avec MS 365

Vous pouvez choisir individuellement d'exporter uniquement les adresses ou aussi les rendez-vous, les délais et les rappels vers Office 365.
Notes
Différentes options peuvent être gérées pour l'add-in A04. Core Connector:
Pour la configuration de la synchronisation unidirectionnelle des adresses, délais, rappels et inscriptions dans le calendrier, les add-ins suivants sont nécessaires:
  1. B08. Délais et rappels
  2. B09. Calendrier

Adresses

Activez sur l'écran de votre gestionnaire de cas la case à cocher pour la synchronisation des adresses si vous souhaitez qu'une synchronisation ait lieu. 
Veuillez enregistrer les modifications apportées au gestionnaire de cas en confirmant le crochet bleu.

Pour que timeSensor LEGAL exporte des adresses en tant que contacts vers MS365, la synchronisation doit encore être configurée. Il y a deux façons de le faire:

1. Dans le masque d'adresse du dossier, sous l'onglet Sync, marquez pour quels gestionnaires de cas l'adresse sélectionnée doit être synchronisée avec Microsoft 365. 


2. Sélectionnez toutes les adresses dans l'aperçu des adresses que vous souhaitez synchroniser, allez dans Outils - Adapter - Configurer la synchronisation Exchange



timeSensor LEGAL vous demandera alors si vous souhaitez ajouter ou supprimer les adresses sélectionnées. 


Synchronisation des délais, rappels et rendez-vous

Activez sur l'écran de votre gestionnaire de cas la case à cocher pour la synchronisation des délais, rappels et inscriptions dans le calendrier si vous souhaitez une telle synchronisation. Veuillez enregistrer les modifications apportées au gestionnaire de cas en confirmant le crochet bleu.

Remarque : Les inscriptions dans le calendrier, délais et rappels sont exportés dans le calendrier Outlook des utilisateurs respectifs. Si cela n'est pas souhaité, il est possible de les exporter à la place vers la liste des tâches Outlook. Contactez le support de timeSensor ou votre gestionnaire de compte.
Warning
timeSensor LEGAL 365 est le "système principal" - Les données de timeSensor LEGAL 365 remplacent en cas de modifications les informations déjà exportées vers MS365. Si des contacts ou rendez-vous sont supprimés dans timeSensor, ils sont également supprimés dans MS365. Inversement, si des contacts ou rendez-vous sont supprimés dans MS365 mais sont toujours présents dans timeSensor, ils seront recréés dans MS365.