Module communicateur - Intégration des boîtes aux lettres électroniques
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Le communicateur est un client de communication intégré au timeSensor LEGAL avec lequel les messages e-mail et beA peuvent être reçus, gérés et archivés. Le communicateur ne remplace pas les clients de communication familiers tels qu'Outlook ou Apple Mail, mais les complète. Le communicateur est un développement ultérieur de l'interface e-mail déjà disponible dans timeSensor LEGAL. Cet article décrit le concept du communicateur et la manière d'intégrer les comptes de messagerie (boîtes aux lettres d'archive).
Concept
- Lorsque vous envoyez des e-mails, envoyez une copie cachée (automatiquement ou manuellement) dans la boîte aux lettres des archives.
- Si vous recevez des e-mails, envoyez une copie de chacun d'entre eux (automatiquement ou manuellement) dans la boîte aux lettres des archives.
- timeSensor LEGAL traite automatiquement tous les courriels arrivant dans la boîte aux lettres d'archives :
- le courriel est téléchargé
- le courriel (si possible) est attribué à un mandat ou à un dossier
- le courriel est converti en PDF et archivé
- En outre, le communicateur vous offre des fonctions spécialisées pour traiter les e-mails en équipe :
- Partagez votre boîte aux lettres avec un ou plusieurs employés
- Assignez des messages à d'autres membres du personnel
- Mettez les messages en pause
- Attribuez un statut de traitement aux messages
- Archivez les messages
Configuration des boîtes aux lettres d'archives
Configurez une boîte aux lettres d'archives supplémentaire sur votre serveur de messagerie pour chaque professionnel. L'abréviation du membre du personnel concerné s'est avérée être une bonne adresse électronique pour la boîte aux lettres des archives. En règle générale, cette adresse électronique n'apparaît pas à l'extérieur et n'est connue que de vous. Ça pourrait ressembler à ça :
| Boîte aux lettres normale | Boîte aux lettres d'archives |
| michael.muster@kanzlei.de | mm@kanzlei.de |
Configurer les règles de transfert
Vous voulez vous assurer que le trafic de courrier pertinent est envoyé à votre boîte aux lettres d'archives aussi automatiquement que possible. À cette fin, la plupart des serveurs de messagerie permettent de définir des règles. Demandez à votre administrateur informatique de configurer les règles comme vous l'entendez. Voici quelques exemples de règles de transfert :
- Envoyer une copie de chaque message électronique entrant dans la boîte aux lettres d'archivage.
- Envoyer une copie de tous les messages électroniques entrants, à l'exception des messages de mon conjoint, dans la boîte aux lettres d'archives.
- Placez automatiquement la boîte aux lettres d'archives dans le champ BCC : avec chaque nouvel e-mail.
Les règles qui peuvent être enregistrées dans les cas individuels dépendent du système de messagerie que vous utilisez.
Intégration de la boîte aux lettres d'archives dans le tempsSensor LEGAL
Votre boîte aux lettres normale reste intégrée dans Outlook ou Apple Mail, mais la boîte aux lettres d'archive est intégrée dans timeSensor LEGAL. Pour ce faire, allez dans la zone Paramètres, cliquez sur le bouton Paramètres et sur l'onglet Communication. Configurez maintenant une boîte aux lettres d'archives correspondante pour chaque professionnel :
Stockez les données d'accès à votre boîte aux lettres d'archives conformément aux spécifications de votre fournisseur de services informatiques. Voici quelques notes sur les différents champs :
- Le bouton Envoyer un courrier de test vous permet de vérifier si l'envoi d'un courrier électronique à partir de la boîte aux lettres d'archives fonctionne. Bien que la boîte aux lettres d'archives soit davantage utilisée pour la réception que pour l'envoi de messages électroniques, vous devez tout de même configurer correctement la réception et l'envoi.
- Dans le champ Primary Mail Address, entrez l'adresse de votre boîte aux lettres normale. L'entrée à ce stade sert à permettre au communicateur de distinguer les e-mails entrants et sortants. Si vous envoyez une copie aveugle d'un e-mail à votre boîte aux lettres d'archives, le communicateur vérifie si l'expéditeur correspond à l'adresse e-mail principale. Si c'est le cas, il s'agit d'un e-mail sortant et il est alors affiché dans la rubrique Envoyés.
- Sous la rubrique "Signature", vous pouvez saisir un pied de courriel. On peut normalement se passer de la configuration des signatures, car la boîte aux lettres d'archives est utilisée davantage pour la réception que pour l'envoi de messages électroniques.
- Dans l'exemple ci-dessus, en plus des deux boîtes aux lettres d'archive mm et sa, nous avons également ajouté une boîte aux lettres générique kanzlei. Il s'agit d'un "compte système", ce qui signifie que timeSensor LEGAL envoie des e-mails via cette boîte aux lettres. Si, par exemple, vous souhaitez envoyer des factures par e-mail, elles seront envoyées via le compte système.
Appeler le communicateur
Dans l'espace de travail personnel d'un employé connecté (dans notre exemple, Michael Muster), un nouveau bouton Communicator apparaît, à condition que
- le greffier est le propriétaire d'au moins une boîte postale et la boîte postale est active.
- ou si le travailleur social a été autorisé par un autre travailleur social à accéder à sa boîte aux lettres.
Cliquez sur le bouton Communicator pour l'ouvrir. Toutes les boîtes aux lettres qui vous sont accessibles sont maintenant affichées dans la fenêtre.
Partager une boîte aux lettres avec une autre personne
Il est souvent judicieux de déléguer le traitement de la boîte aux lettres d'archives à l'assistant. Pour ce faire, vous pouvez simplement libérer votre boîte aux lettres à une autre personne. Pour ce faire, sélectionnez la commande Gérer les comptes dans le menu Outils. En un clic, vous pouvez désormais autoriser d'autres personnes à consulter votre boîte aux lettres d'archives. Celle-ci apparaît alors comme une autre boîte aux lettres dans la fenêtre du communicateur des personnes autorisées.
Pour utiliser le communicateur, veuillez lire l'article Module Communicateur - Travailler avec les boîtes aux lettres électroniques.
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