Module Communicateur - Intégration de boîtes aux lettres e-mail POP3

Module Communicateur - Intégration de boîtes aux lettres e-mail POP3

Généralités

Le Communicateur est un client de communication intégré à timeSensor LEGAL, qui permet de recevoir, gérer et archiver des e-mails ainsi que des messages beA. Le Communicateur ne remplace pas les clients de messagerie connus tels qu’Outlook ou Apple Mail, mais les complète. Cet article décrit le concept du Communicateur et explique comment intégrer des comptes e-mail (boîtes aux lettres d’archive).

Concept

  1. Lorsque vous envoyez des e-mails, vous envoyez à chaque fois (automatiquement ou manuellement) une copie en CCI (blind copy) vers la boîte aux lettres d’archive
  2. Lorsque vous recevez des e-mails, vous envoyez à chaque fois (automatiquement ou manuellement) une copie vers la boîte aux lettres d’archive
  3. timeSensor LEGAL traite automatiquement tous les e-mails arrivant dans la boîte aux lettres d’archive, en :
    1. téléchargeant l’e-mail
    2. attribuant l’e-mail (dans la mesure du possible) à un mandat ou à un dossier
    3. convertissant l’e-mail en PDF et en l’archivant
  4. En outre, le Communicateur vous propose des fonctions spécialisées pour traiter les e-mails en équipe, en vous permettant de :
    1. partager votre boîte aux lettres avec un·e ou plusieurs collaborateur·trice·s
    2. attribuer des messages à d’autres collaborateur·trice·s
    3. mettre des messages en pause
    4. attribuer un statut de traitement aux messages
    5. archiver des messages

Configurer des boîtes aux lettres d’archive

Configurez sur votre serveur de messagerie, pour chaque titulaire (professionnel·le) une boîte aux lettres d’archive supplémentaire. Comme adresse e-mail de la boîte aux lettres d’archive, l’abréviation du/de la collaborateur·trice concerné·e a fait ses preuves. Cette adresse e-mail n’apparaît en règle générale pas à l’extérieur et n’est connue que de vous. Cela pourrait par exemple ressembler à ceci :
Boîte aux lettres normale
Boîte aux lettres d’archive

Configurer des règles de transfert

Vous souhaitez que le trafic e-mail pertinent soit envoyé aussi automatiquement que possible vers votre boîte aux lettres d’archive. La plupart des serveurs de messagerie permettent pour cela de configurer des règles. Demandez à votre administrateur·trice IT de mettre en place les règles de la manière qui vous semble la plus pertinente. Voici quelques exemples de règles de transfert :
  1. Envoyer une copie de chaque e-mail entrant vers la boîte aux lettres d’archive
  2. Envoyer une copie de chaque e-mail entrant, à l’exception des messages de mon conjoint/ma conjointe, vers la boîte aux lettres d’archive
  3. Ajouter automatiquement la boîte aux lettres d’archive dans le champ CCI : pour chaque nouvel e-mail
Les règles pouvant être définies dans le cas concret dépendent du système de messagerie que vous utilisez.

Votre boîte aux lettres normale reste intégrée dans Outlook ou Apple Mail, tandis que la boîte aux lettres d’archive est intégrée dans timeSensor LEGAL. Pour cela, allez dans la section Paramètres, cliquez sur le bouton Paramètres, puis sur l’onglet Communication. Configurez ensuite une boîte aux lettres d’archive correspondante par titulaire :
  
Renseignez les données d’accès à votre boîte aux lettres d’archive conformément aux indications de votre prestataire IT. Voici encore quelques remarques concernant les différents champs :
  1. Avec le bouton Envoyer un e-mail de test, vous pouvez vérifier si l’envoi d’un e-mail depuis la boîte aux lettres d’archive fonctionne. Même si la boîte aux lettres d’archive sert davantage à la réception qu’à l’envoi d’e-mails, vous devriez configurer correctement la réception et l’envoi.
  2. Dans le champ Adresse e-mail principale, saisissez l’adresse de votre boîte aux lettres normale. Cette valeur permet au Communicateur de distinguer les e-mails entrants des e-mails sortants. Lorsque vous envoyez une copie en CCI d’un e-mail vers votre boîte aux lettres d’archive, le Communicateur vérifie si l’expéditeur correspond à l’adresse e-mail principale. Si c’est le cas, il s’agit d’un e-mail sortant, qui est alors affiché sous Envoyés.
  3. Sous Signature, vous pourriez saisir un pied d’e-mail. En général, nous pouvons renoncer à la configuration de signatures, car la boîte aux lettres d’archive sert principalement à recevoir et non à envoyer des e-mails.
  4. Dans l’exemple ci-dessus, en plus des deux boîtes aux lettres d’archive mm et sa, nous avons également ajouté une boîte aux lettres générique kanzlei. Celle-ci sert de « compte système », ce qui signifie que timeSensor LEGAL envoie des e-mails via cette boîte aux lettres. Si vous souhaitez par exemple envoyer des factures par e-mail, l’envoi se fera via le compte système.

Ouvrir le Communicateur

Dans l’espace de travail personnel d’un·e gestionnaire connecté·e (dans notre exemple, Michael Muster), un nouveau bouton Communicateur apparaît, pour autant que
  1. le/la gestionnaire soit propriétaire d’au moins une boîte aux lettres et que celle-ci soit active
  2. ou que l’accès à la boîte aux lettres d’un·e autre gestionnaire lui ait été accordé

Cliquez sur le bouton Communicateur pour l’ouvrir. La fenêtre affiche alors toutes les boîtes aux lettres auxquelles vous avez accès.


Partager une boîte aux lettres avec une autre personne

Il est souvent judicieux de déléguer le traitement de la boîte aux lettres d’archive à l’assistance. Pour cela, vous pouvez très simplement partager votre boîte aux lettres avec une autre personne. Dans le menu Outils, sélectionnez la commande Gérer les comptes. En un clic, vous pouvez autoriser d’autres personnes à voir votre boîte aux lettres d’archive. Celle-ci apparaîtra alors comme boîte aux lettres supplémentaire dans la fenêtre du Communicateur des personnes autorisées.




Pour utiliser le Communicateur, veuillez lire l’article Module Communicateur - Travailler avec les e-mails.