Revisionssichere Ablage in timeSensor LEGAL

Revisionssichere Ablage in timeSensor LEGAL

Allgemeines

Die revisionssichere Ablage von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt eine entscheidende Rolle für Unternehmen, die eine effiziente und rechtskonforme Dokumentenverwaltung anstreben. Eine revisionssichere Ablage gewährleistet, dass Dokumente unveränderbar archiviert werden, um die Integrität und Authentizität wichtiger Informationen zu bewahren.

Eine revisionssichere Ablage von Dokumenten stellt sicher, dass Unternehmen im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits über eine verlässliche Dokumentation verfügen. Dies wird durch die Erstellung und Speicherung einer digitalen Prüfsumme erreicht.
Info
Digitale Prüfsumme
Bei der Einstellung eines jeden Dokuments wird ein Hash-Wert erzeugt. Dieser "digitale Fingerabdruck" des Dokuments wird mit dem Zeitstempel der Einstellung und dem Namen des Einstellers verschlüsselt.
Da eine hypothetische Veränderung am Dokument zwangsläufig zu einem abweichenden Hash-Wert führen würde, würde ein manipuliertes Dokument als solches erkannt. Umgekehrt beweist ein übereinstimmender Hash-Wert, dass das Dokument unverändert ist.
Es ist möglich, das Dokumenten Management System (DMS) in timeSensor LEGAL 365 als revisionssichere Ablage zu konfigurieren. Wenn Sie dies möchten, dann wenden Sie sich bitte an den Support der timeSensor AG, damit diese Einstellung einmalig auf Datenbank-Ebene vorgenommen werden kann. Anschliessend zeichnet sich der Archivbereich Ihres DMS durch folgende Eigenschaften aus:
  1. Dokumente können im Archiv nicht mehr gelöscht werden. Ist ein Dokument einmal im Archiv eingestellt, ist es nicht mehr möglich, dieses  zu entfernen.
  2. Errechnung einer digitalen Prüfsumme. Beim Einstellen eines Dokuments in das Archiv, berechnet timeSensor LEGAL 365 eine Prüfsumme. Bei jedem Öffnen des Dokuments prüft timeSensor LEGAL 365, ob die Prüfsumme des Dokuments noch der ursprünglichen Prüfsumme entspricht. Falls dies nicht der Fall ist, wird eine Warnung angezeigt.
  3. Die Prüfsumme selbst ist im Informationsdialog zum Dokument sichtbar:



Warning
  1. Die Einstellung kann nur auf Datenbankebene vorgenommen werden. Wenn in Ihrer Datenbank mehrere Entitäten angelegt sind, dann wird die revisionssichere Ablage für alle Entitäten aktiviert oder deaktiviert. Sprechen Sie sich somit allenfalls mit Ihren Kanzleipartnern ab.
  2. Bei einer revisionssicheren Ablage kann keine automatische Umwandlung mit OCR stattfinden. Der Grund ist einfach: wird ein PDF Dokument in das Archiv eingestellt, erhält es eine digitale Prüfsumme. Der OCR Vorgang würde das Originaldokument verändern, was nicht zulässig ist. Deshalb schliessen sich das revisionssichere Archiv und die OCR Funktionalität in timeSensor LEGAL 365 gegenseitig aus.