Revisionssichere Ablage in timeSensor LEGAL

Revisionssichere Ablage in timeSensor LEGAL

Allgemeines

Die revisionssichere Ablage von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) spielt eine entscheidende Rolle für Unternehmen, die eine effiziente und rechtskonforme Dokumentenverwaltung anstreben. Eine revisionssichere Ablage gewährleistet, dass Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden, um die Integrität und Authentizität wichtiger Informationen zu bewahren.

Eine revisionssichere Ablage von Dokumenten hat zahlreiche Vorteile. Sie stellt sicher, dass Unternehmen im Falle einer Prüfung oder eines Rechtsstreits über eine verlässliche Dokumentation verfügen. Zudem ermöglicht sie eine effiziente Suche und Wiederauffindbarkeit von Dokumenten, was die Produktivität und die Zusammenarbeit im Unternehmen verbessert.

Insgesamt ist die revisionssichere Ablage von Dokumenten in einem DMS eine wesentliche Komponente für eine moderne und rechtssichere Dokumentenverwaltung. Unternehmen können davon profitieren, indem sie die Integrität und Nachvollziehbarkeit ihrer Dokumente gewährleisten und so den Anforderungen an Compliance und Rechtssicherheit gerecht werden.

Das Dokumenten Management System (DMS) in timeSensor LEGAL 365 bietet verschiedene Mechanismen, um die revisionssichere Ablage zu gewährleisten. Dazu gehört die Anwendung einer digitalen Prüfsumme und eines Zeitstempels, was es ermöglicht, die Echtheit und Unversehrtheit von Dokumenten zu verifizieren. Diese Technologien bieten Schutz vor nachträglichen Manipulationen und gewährleisten die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, wie beispielsweise der Aufbewahrungspflicht.

Des Weiteren bietet das timeSensor LEGAL DMS Funktionen wie Versionierung und Protokollierung, um den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments nachvollziehbar zu machen. Jede Änderung an einem Dokument wird erfasst und kann zu jedem Zeitpunkt nachverfolgt werden. Dadurch wird die Transparenz erhöht und die Möglichkeit der Dokumentenrevision vereinfacht.

Digitale Prüfsumme
Bei der Einstellung eines jeden Dokuments wird ein Hash-Wert erzeugt. Dieser "digitale Fingerabdruck" des Dokuments wird mit dem Zeitstempel der Einstellung und dem Namen des Einstellers verschlüsselt.
Da eine hypothetische Veränderung am Dokument zwangsläufig zu einem abweichenden Hash-Wert führen würde, würde ein manipuliertes Dokument als solches erkannt. Umgekehrt beweist ein übereinstimmender Hash-Wert, dass das Dokument unverändert ist.



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