Comment éviter les erreurs de codage lors de l'archivage des e-mails?
Contexte
Pour être conforme aux normes RFC 5322, un e-mail doit contenir uniquement des caractères issus du jeu de caractères ASCII 7 bits. Par conséquent, seuls 128 caractères sont disponibles, ce qui n'est plus suffisant au vu des besoins actuels. Les programmes de messagerie actuels permettent de surmonter ce problème en codant les caractères spéciaux (les trémas, par exemple) qui ne correspondent plus au codage 7 bits, mais il existe différentes méthodes de codage, et si l’expéditeur et le destinataire n'utilisent pas la même, les caractères spéciaux apparaissent sous forme codée à l’écran du destinataire, ce qui nuit évidemment à la lisibilité du message. Vous trouverez ici un article détaillé sur ce sujet.
Les problèmes surviennent donc généralement lorsque l’expéditeur utilise un système de codage qui n'est pas compris par le logiciel du destinataire. De leur côté, les entreprises comme Microsoft et Apple s’efforcent d’optimiser leur logiciel de messagerie afin que le plus grand nombre possible de systèmes de codage puisse être décodé avec succès.
La base de données 4D n’étant pas un client de messagerie spécialisé, elle est moins susceptible de décoder correctement les e-mails reçus. Il arrive donc parfois qu’un système de codage ne soit pas bien interprété par l'interface de messagerie et que les caractères spéciaux présents dans les e-mails ne soient pas décodés correctement.
Le codage de vos propres e-mails
S’il n’est pas possible de modifier le codage utilisé pour les e-mails archivés en provenance de l’extérieur, vous pouvez tout à fait utiliser un codage conforme à une norme couramment compatible pour les e-mails archivés envoyés par votre entreprise. Vous pouvez ainsi définir un codage permettant à la base de données 4D de traiter correctement vos propres e-mails.
Assurez-vous de configurer votre client de messagerie de telle sorte que vos e-mails soient «correctement» codés:
- Apple Mail
Par défaut, Mail envoie les e-mails au format ISO 8858-8-i. Cette méthode de codage ne pose pas de problème à la base de données 4D. - Outlook
La situation est plus complexe avec les différentes versions d'Outlook. Si des problèmes de codage surviennent lors de l'archivage des e-mails que vous avez vous-même créés avec Outlook, allez dans le menu «Format» et sélectionnez la commande «Codage de texte standard…» sous «Codage du texte». Sélectionnez alors la méthode de codage «Europe occidentale (ISO)» comme «Codage préféré pour les nouveaux messages».
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