Comment configurer le déclenchement des e-mails depuis timeSensor ?
Déclencher des e-mails depuis tSL - configuration correcte
Contexte
À différents endroits de timeSensor LEGAL, par exemple dans le dossier ou dans le dossier de mandat, les utilisateurs peuvent déclencher un nouvel e-mail. Cela signifie que tSL met à disposition les données pour un nouvel e-mail (adresse du destinataire, objet, texte du corps, pièces jointes, etc.) et transmet ces informations au client de messagerie externe installé (Outlook, Apple Mail). Cela peut s'avérer délicat, car ces clients de messagerie se comportent différemment selon les versions et sous Windows ou macOS.
Configuration
Pour que le transfert fonctionne le mieux possible avec le plus grand nombre possible de configurations et de variantes, il est possible d'effectuer toute une série de réglages dans les paramètres de timeSensor LEGAL. Il vaut la peine de tester ici quelle configuration fonctionne le mieux dans le cas particulier dans votre propre environnement. Vous appelez le dialogue de configuration en vous rendant dans la zone Réglages/Paramètres. Cliquez sur Système et sur le nouvel onglet Email (vous devez disposer de droits d'administration). La boîte de dialogue suivante apparaît :
Objet et texte
Dans ces champs, vous pouvez transmettre des textes standard qui doivent être insérés automatiquement dans les nouveaux e-mails déclenchés. Il y a notamment quelques variables disponibles qui sont automatiquement remplies par tSL lors du transfert. Vous pouvez appeler ces variables depuis le menu d'action à droite du champ :
| Variable | Signification |
| #Reference# | Champ Notre signe, c'est-à-dire le numéro de dossier propre au mandat actuellement sélectionné (p. ex. 1020-00|21). Si vous utilisez l'attribution automatique (fenêtre de courrier ou communicateur), il faut mettre insérer le double deux-points avant et après la variable -> ::#Reference#:: |
| #Name# | Champ Nom, c'est-à-dire le nom du mandat actuellement choisi (par ex. action en divorce). Si vous avez fait précéder le nom de votre mandat du numéro de dossier, celui-ci est automatiquement supprimé lors du transfert. Ainsi, 1020-00|21 Action en divorce devient uniquement Action en divorce. |
| #Receiver# | Nom complet du mandant auquel est attribué le mandat actuellement sélectionné (par ex. Ronald Meister ou Buderus AG). |
| #Matter# | Champ En matière de mandat actuellement sélectionné (p. ex. Krämer ./. Müller) |
| #Category# | Champ Domaine ou unité du mandat actuellement choisi (par ex. droit civil) |
| #Salutation# | Formule de politesse de la cliente à laquelle est attribué le mandat actuellement sélectionné (par ex. Chère Chère Madame Krämer) |
| #empty# | Cette variable est remplacée par un texte vide. Elle n'est nécessaire que parce que certains environnements ont des problèmes lorsqu'aucun texte n'est passé. |
Police de caractères et taille des caractères
En fonction des conditions de votre infrastructure, de votre client de messagerie et de la technologie choisie pour le transfert, il est possible que le texte du corps du nouvel e-mail soit préparé dans une certaine police ou taille de police. Ceci n'est possible que sous Windows, car macOS ne supporte pas actuellement le HTML via AppleScript. Avec un clic droit sur le champ Texte, vous pouvez appeler un menu contextuel qui vous permet de définir les propriétés de la police.
Vous créez ainsi un texte HTML qui est transmis à votre client de messagerie. Il peut arriver que votre client de messagerie ne reprenne pas exactement la taille de la police. Si c'est le cas, faites des essais avec différentes tailles de police jusqu'à ce que le résultat final soit correct sur le client de messagerie que vous utilisez.
BCC
Lors de l'attribution automatique des e-mails sortants, il peut être utile que tSL envoie automatiquement une copie cachée dans la boîte aux lettres d'archivage. Ainsi, l'email sortant est traité par la fenêtre de courrier ou par le communicateur. D'autre part, vous pouvez également vous assurer sur votre serveur de messagerie, via une règle ("Transport Rule"), que les e-mails sortants sont automatiquement envoyés dans la boîte aux lettres d'archivage. Dans ce cas, vous n'avez pas besoin de BCC supplémentaire.
Technologie
Différentes techniques de transfert peuvent être utilisées en fonction du système d'exploitation. Vérifiez quelle technique de transfert donne les meilleurs résultats dans votre cas :
| Technologie | Erläuterung |
| mailto: | Avec cette technique de transfert, un fichier .eml est créé et une URL est transmise au client de messagerie. Sous Windows, la police et le style de caractères peuvent également être pris en compte. Les pièces jointes sont également prises en charge. Le curseur est toujours placé en première position dans le nouvel e-mail. |
| script | Avec cette technique de transfert, un script Visual Basic est exécuté et Microsoft Outlook est utilisé directement (Windows). (Windows). Cela permet également de placer le curseur à la fin du texte inséré. peut être utilisé. Selon les paramètres de sécurité de votre infrastructure, il se pourrait toutefois que le système d'exploitation effectue une demande de sécurité. |
| legacy | Ce réglage est maintenu pour des raisons de rétrocompatibilité. Il s'agit d'une approche un peu plus ancienne. |
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