Généralités

Au moment du passage à une nouvelle année, il arrive qu'un pays révise son taux de TVA. Un logiciel de gestion de cabinet d'avocats doit donc être paramétré de manière à facturer correctement les prestations avant et après la révision en question. La règle la plus importante est la suivante : seule la date de la fourniture de la prestation doit être prise en compte dans le choix du taux de la TVA. La date de facturation et celle de l'encaissement n'ont donc ici aucune importance.

La procédure la plus simple consiste par conséquent à facturer l'ensemble des prestations en fin d'année, puis de modifier le cas échéant le taux de la TVA et de l'appliquer aux prestations de l'année suivante. Procédez de cette manière si vous effectuez le décompte de la TVA selon la procédure simplifiée (imposition forfaitaire).

Si vous effectuez le décompte de la TVA selon la procédure normale (sans imposition forfaitaire), timeSensor vous rend la tâche encore plus simple. Le logiciel est en effet capable d'établir des factures avec plusieurs taux d'imposition. Ainsi, vous n'avez pas à facturer toutes vos prestations en fin d'année et pouvez continuer à établir des factures correspondant à des prestations de la période précédente comme de la nouvelle tout au long de la période de transition. Par défaut, le changement du taux de TVA est automatiquement appliqué au début de la nouvelle période d'imposition (si vous utilisez la dernière version du logiciel).
Cet article explique en détail les points sur lesquels il convient d'être attentif lors de la révision des taux de TVA.

Exemple de transition

Nous allons maintenant détailler le fonctionnement de timeSensor LEGAL en prenant l'exemple de la baisse des taux de la TVA en Suisse à compter du 1er janvier 2018 :

1. Préparation

•  Assurez-vous que votre logiciel timeSensor LEGAL est bien à jour. Si ce n'est pas le cas, effectuez la mise à journécessaire.
•  Sauvegardez vos données.

2. Transition

Vous pouvez paramétrer la transition automatique avant sa mise en place effective, ou tout simplement attendre que timeSensor LEGAL s'en charge de façon autonome. Le logiciel activera la transition le premier jour de la nouvelle période.

a) Activation de la transition avant sa date d'effet

Si vous initiez la transition avant sa date d'effet, vous aurez la possibilité de créer des factures d'acompte pour la nouvelle période avec le nouveau taux d'imposition. D'un autre côté, la saisie des prestations de la période en cours sera plus fastidieuse dans la mesure où les codes ne seront plus les mêmes. En effet, la saisie de prestations avec l'ancien taux d'imposition implique d'utiliser un nouveau code, ce qui risque d'embrouiller vos utilisateurs. Nous vous conseillons donc d'éviter d'initier la transition avec sa date d'effet.

Si vous êtes certain(e) de vouloir l'activer à l'avance, allez dans l'espace « Spécial » et sélectionnez la commande « Taux de TVA ». Lorsque la fenêtre s'affiche, allez dans le menu « Outils » et sélectionnez la fonction « Changer taux ». Après une demande de confirmation et une sauvegarde des données (pour les versions multipostes), la base de données sera mise à jour.

b) Activation de la transition à sa date d'effet

Dans ce cas, vous n'avez rien à faire. timeSensor LEGAL activera automatiquement la transition le premier jour de la nouvelle période. Nous vous recommandons d'opter pour cette solution.

3. Contrôle

Une fois la transition effectuée, vérifiez le jour où s'appliquent les nouveaux taux que timeSensor LEGAL s'est actualisé correctement. Les changements en question sont abordés plus précisément ci-après (« Quelles sont, dans le détail, les modifications apportées par la transition ? »)

4. Application

Pour vos utilisateurs, le changement le plus important concerne l'utilisation des codes lors de la saisie des prestations. Important : c'est le code – et non la date – qui détermine quelle TVA est calculée (l'ancienne ou la nouvelle). C'est pourquoi les utilisateurs doivent utiliser un code différent selon que les prestations ont été fournies au cours de l'ancienne ou de la nouvelle période.
En ce qui concerne les prestations de la nouvelle période, rien ne change : les codes prestations habituels peuvent être utilisés (« h » pour une prestation faisant l'objet d'honoraires, par ex.).

Les prestations fournies au cours de la période précédente doivent quant à elles être saisies à l'aide d'un autre code : le système relie par un tiret bas le code habituel et la dernière année de validité. « h » devient donc « h_17_ ». Vous remarquerez que les prestations saisies au cours de l'année précédente sont désormais affichées avec ce code. En d'autres termes, timeSensor LEGAL modifie les anciens codes et associe le code habituel aux nouvelles prestations. L'avantage est que les utilisateurs n'ont pas à se familiariser avec de nouveaux codes. Notez toutefois que dans le cas où des prestations fournies au cours de l'année précédente doivent être saisies lors de l'année suivante, le code modifié (« h_17_ ») doit être impérativement utilisé pour que l'ancienne TVA soit correctement calculée.

Les illustrations suivantes montrent un dossier avec des prestations de la période précédente et la nouvelle période. Comme vous pouvez le voir, le code associé à la période précédente a été modifié, tandis que le code habituel est utilisé pour les prestations de la nouvelle période. En cas de facturation, ces prestations seront divisées en deux groupes dans la facture et la TVA sera calculée différemment pour chacun d'entre eux. Lors du règlement d'une facture dans laquelle figurent plusieurs taux d'imposition, une comptabilisation spécifique est créée pour chaque taux de TVA. Ces paiements apparaissent également en tant qu'écritures collectives dans le livre de caisse.
Ces quatre étapes contiennent les informations les plus importantes concernant la transition. Vous trouverez ci-dessous le détail des modifications apportées par la transition. Il est possible que le plan comptable et le code TVA soient également affectés. Nous vous recommandons d'en discuter avec votre comptable.

Quelles sont, dans le détail, les modifications apportées par la transition ?

Lors de la transition, les données suivantes sont modifiées :

A. Taux de la TVA

• Les taux de TVA de l'année précédente sont masqués (ils restent toutefois présents dans la base de données).
• Les nouveaux taux de TVA de la nouvelle année sont créés.
• Remarque : les codes habituels sont utilisés pour les nouveaux taux de TVA. Il est possible que votre logiciel de comptabilité s'attende à ce que les nouveaux taux soient associés à de nouveaux codes. Si vous traitez vos données comptables à l'aide d'un logiciel de comptabilité, vérifiez le cas échéant s'il est nécessaire de modifier les codes ou non.
• Remarque : les taux de TVA sont associés aux comptes correspondants dans votre comptabilité. Si vous utilisez les mêmes comptes au cours de la nouvelle année, vous n'avez rien à faire. En revanche, si vous souhaitez utiliser de nouveaux comptes pour les nouveaux taux dans le plan comptable, vous devez ajouter les nouveaux comptes à celui-ci et associer les nouveaux taux de TVA aux nouveaux comptes.

B. Groupes des prestations

• Les anciennes groupes des prestations relevant de la TVA sont renommées et masquées (elles restent toutefois présentes dans la base de données). Après la transition, le nom de ces catégories est accompagné de l'ancien taux de TVA. « HONORAIRES » devient ainsi « HONORAIRES 8 % ».
• De nouvelles groupes des prestations sont créées. Le nom de ces nouvelles groupes est identique à celui des anciennes catégories. Par conséquent, aucun changement n'est visible au premier coup d'œil. Les nouvelles groupes sont associées aux nouveaux taux de TVA.

C. Prestations

• Les prestations fournies jusqu'à ce jour sont conservées et (ultérieurement) masquées, car elles peuvent être utilisées parallèlement aux nouvelles prestations au cours d'une période de transition. Une fois toutes les prestations de l'année précédente saisies, toutes les prestations passées peuvent être supprimées. Elles sont alors masquées (mais restent présentes dans la base de données).
• Le code des prestations fournies jusqu'à ce jour est modifié : l'année précédente lui est désormais partout accolée. Remarque : ce code apparaît uniquement lors de la saisie, il ne figure pas sur la facture.
• Les prestations réalisées jusqu'à ce jour restent associées aux anciennes catégories de prestations.
• De nouvelles prestations sont créées. Le nom et le code des nouvelles prestations correspondent à ceux des prestations réalisées jusqu'à ce jour. En revanche, les nouvelles prestations sont désormais associées aux nouvelles catégories de prestations. L'illustration suivante montre à quoi pourra ressembler le tableau de vos prestations après la transition :