Comment puis-je influencer la structure du numéro d'archive (pour le dépôt de mandat) ?
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Pour l'archivage des documents physiques du mandat, timeSensor LEGAL peut automatiquement suggérer un numéro de classement. Les paramètres polyvalents, que vous pouvez utiliser en tant qu'administrateur du programme, offrent un maximum de flexibilité.
Dans la zone Paramètres, ouvrez la fenêtre des paramètres du programme en cliquant sur Paramètres. Cliquez ensuite sur l'onglet Finances - Archivage des mandats. Vous trouverez ici les paramètres suivants :
- Des séries de nombres : Si vous disposez de différents lieux ou salles d'archives, vous pouvez définir une série de numéros distincte pour chaque lieu ou salle d'archives. Chaque série de numéros reçoit un nom (à sélectionner dans le menu), un préfixe (qui précède le numéro de stockage) et ensuite le numéro réel. La numérotation peut augmenter à volonté.
- Numérotation : choisissez "consécutif permanent" si le nombre de vos archives augmente continuellement, même au cours de l'année. Choisissez Flexible si vous souhaitez redémarrer la numérotation au 1 le 1er janvier. Sélectionnez le nombre de chiffres suffisant pour le formatage. Si vous archivez moins de 1000 fichiers par an, trois chiffres suffisent.
- Année d'archivage : sélectionnez ici si l'année d'archivage doit être annexée au numéro de mandat ou non. L'année peut être annexée sous la forme d'un nombre à deux ou quatre chiffres. Tout personnage fonctionnera comme un séparateur.
- Texte de clôture : Vous pouvez utiliser l'éditeur de formule pour ajouter tout texte supplémentaire au numéro d'archive, comme la date d'archivage ou l'abréviation de la personne qui archive.
Les options disponibles ici dépendent de l'édition de timeSensor LEGAL sélectionnée.