Comment puis-je saisir mes prestations et mes heures de travail dans le Web Timesheet lorsque je suis en déplacement ?

Comment puis-je saisir mes prestations et mes heures de travail dans le Web Timesheet lorsque je suis en déplacement ?

Contexte

En plus de la feuille de temps classique intégrée à l’application, timeSensor LEGAL 365 propose désormais également une feuille de temps Web. La feuille de temps Web peut être consultée via un navigateur Internet et utilisée ainsi sur des appareils portables tels qu’un iPad ou un smartphone. La feuille de temps Web est en permanence synchronisée avec la feuille de temps classique. Les deux feuilles de temps peuvent également être utilisées en parallèle.

Configuration

Pour pouvoir utiliser la feuille de temps Web de manière confortable, elle doit être configurée une fois. Cela signifie :
  1. Activation de la fonctionnalité dans timeSensor LEGAL 365
  2. Intégration de la feuille de temps Web avec Microsoft 365 (optionnel)
  3. Ajout de la feuille de temps Web à l’écran d’accueil du smartphone (optionnel)
  4. Configuration d’une clé d’accès (Passkey) (optionnel)
L’intégration avec Microsoft 365 permet l’authentification via la connexion Microsoft 365. L’avantage est que vous n’avez pas besoin de mot de passe supplémentaire pour vous connecter.

La configuration d’une clé d’accès permet d’utiliser l’authentification biométrique (par ex. empreinte digitale ou caméra) sur les smartphones ou autres appareils compatibles. L’avantage est que vous n’avez pas besoin de mot de passe supplémentaire pour vous connecter.

Pour activer la fonctionnalité :
  1. Accédez d’abord à Paramètres – Admin – Spécial – Système
  2. En bas de la fenêtre, cliquez sur le bouton suivant : Paramètres Web App
  3. Activez les fonctionnalités souhaitées
  4. Une fois l’activation terminée, enregistrez vos paramètres
Une fois les fonctionnalités activées, vous pouvez accéder à la feuille de temps Web en saisissant l’adresse de votre serveur/adresse réseau timeSensor LEGAL 365 dans le navigateur. Exemple :
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Connexion

Ensuite, vous pouvez vous connecter en ligne à la feuille de temps Web comme d’habitude avec vos identifiants timeSensor LEGAL 365, via l’authentification biométrique configurée (Passkey) ou via Microsoft.


Saisie des prestations

Saisie d’une prestation unique

Pour saisir une prestation individuelle dans la feuille de temps Web, procédez comme suit :


1. Sélectionnez Ajouter une entrée pour saisir une nouvelle prestation.
2. Sélectionnez la date et le dossier client auquel vous souhaitez affecter la prestation.
3. Saisissez l’abréviation de la prestation, le temps consacré et le texte de la prestation. Comme dans la feuille de temps intégrée de timeSensor LEGAL 365, il est possible d’indiquer directement la durée après l’abréviation. Exemple : h73 pour un travail de 73 minutes sur un dossier.
4. Ajoutez, si nécessaire, des détails à la prestation. Ceux-ci seront repris dans la colonne des détails de la feuille de temps et ne figureront pas sur la facture.
5. La case à cocher concernant la facturabilité de la prestation est automatiquement définie selon les paramètres du dossier client. Une adaptation n’est donc nécessaire que si, par exemple, une prestation facturable est saisie dans un dossier non facturable.

Saisie de plusieurs prestations avec la fonction minuteur

Cliquez sur le bouton Démarrer le minuteur pour lancer un nouveau minuteur.
Un minuteur démarre. La prestation chronométrée peut être mise en pause, finalisée ou supprimée grâce aux boutons situés à droite. Une fois finalisée, l’entrée est déplacée vers la liste des prestations déjà enregistrées.

Il est possible de lancer simultanément plusieurs minuteurs. Le point à côté de l’heure ainsi que les symboles d’arrêt et de lecture indiquent si les minuteurs sont actifs ou en pause. 

Il n’est pas nécessaire de présélectionner la prestation. Cela est utile, par exemple, lorsqu’un appel téléphonique concernant un autre dossier est reçu en plein travail sur un dossier. Dans ce cas, vous pouvez démarrer le premier minuteur, le mettre en pause en répondant à l’appel, puis démarrer un deuxième minuteur. Après l’appel, vous pouvez facilement attribuer le deuxième minuteur au bon dossier. Si aucun dossier n’a encore été sélectionné, le texte de la prestation s’affiche à la place du nom du dossier.


En cliquant sur Envoyer ou Enregistrer, la prestation chronométrée est transférée à la partie inférieure de la feuille de temps Web et synchronisée avec la feuille de temps intégrée dans timeSensor LEGAL 365. Si nécessaire, la prestation peut être rouverte et modifiée.

Modification et affichage des prestations

Période d’affichage

En sélectionnant une période, vous pouvez contrôler l’affichage des prestations listées dans la partie inférieure. Par défaut, comme dans la feuille de temps intégrée, la journée en cours est affichée.


Lorsque vous sélectionnez une ou plusieurs prestations, le bouton Actions apparaît. Celui-ci permet de transférer directement des prestations de la feuille de temps Web vers le dossier et de regrouper des prestations (consolidation). Veuillez noter que seules les prestations saisies par le même collaborateur sur le même dossier peuvent être regroupées.

Fonction de totalisation

Comme dans la feuille de temps intégrée de timeSensor LEGAL 365, la feuille de temps Web dispose également d’une fonction de totalisation automatique.
L’intervalle de dates des prestations listées ainsi que la ventilation des valeurs affichées peuvent être développés en cliquant sur le bouton correspondant à droite.


En développant la liste à l’aide du symbole fléché, vous obtenez un aperçu plus détaillé de la structure des prestations affichées.


En utilisant les deux boutons situés à l’extrême droite, la liste des prestations affichées peut être réduite ou triée.