Comment puis-je enregistrer des prestations avec le Web Timesheet en mobilité ?

Comment puis-je enregistrer des prestations avec le Web Timesheet en mobilité ?

Fond du texte

En plus du Timesheet classique intégré dans l'application, timeSensor LEGAL 365 dispose également d'un Web Timesheet. Le Web Timesheet peut être appelé dans un navigateur Web et utilisé sur des appareils portables tels que l'iPad ou le smartphone. Le Web Timesheet est en permanence synchronisé avec le Timesheet classique. Vous pouvez utiliser les deux Timesheets en parallèle.

Configuration

Pour que le Web Timesheet soit utilisable confortablement, il doit être configuré une fois. Cela signifie :
  1. Déblocage de la fonctionnalité dans timeSensor LEGAL 365
  2. Intégration du Web Timesheet avec Microsoft 365 (optionnel)
  3. Ajout du Web Timesheet à l'écran d'accueil du smartphone (optionnel)
  4. Configuration d'un Passkey (optionnel)
L'intégration avec Microsoft 365 permet d'effectuer l'authentification via la connexion Microsoft 365. Cela a l'avantage que vous n'avez pas besoin d'un mot de passe supplémentaire pour vous connecter.

La configuration d'un Passkey permet d'utiliser l'authentification biométrique sur les smartphones ou autres appareils équipés en conséquence (par exemple empreinte digitale ou caméra). Cela a l'avantage que vous n'avez pas besoin d'un mot de passe supplémentaire pour vous connecter.

Déblocage de la fonctionnalité dans timeSensor LEGAL 365

Pour débloquer la fonctionnalité :
  1. Naviguez d'abord vers Préférences - Administrateur - Spécial - Système
  2. Cliquez sur le bouton suivant en bas de la fenêtre : Paramètres de l'application Web  
  3. Activez les fonctionnalités souhaitées
  4. Une fois l'activation terminée, enregistrez vos préférences
Après avoir activé les fonctionnalités correspondantes, vous pouvez accéder au Web Timesheet en saisissant l'adresse de votre serveur timeSensor LEGAL 365 / adresse réseau dans le navigateur. Par exemple : 

 

Connexion

Ensuite, vous pouvez vous connecter en ligne comme d'habitude avec vos données de connexion timeSensor LEGAL 365, via l'authentification biométrique configurée (Passkey) ou via Microsoft dans le Web Timesheet.


Enregistrement des prestations

Enregistrement d'une prestation individuelle

Pour enregistrer des prestations individuelles dans le Web Timesheet, procédez comme suit :


1. Sélectionnez Ajouter une entrée, pour pour enregistrer une nouvelle prestation. 
2. Sélectionnez la date et le mandat sur lequel vous souhaitez enregistrer la prestation. 
3. Saisissez le code de prestation, le temps passé et le texte de la prestation.  Tout comme dans le Timesheet intégré dans timeSensor LEGAL 365, il est possible ici aussi d'indiquer les temps immédiatement après le code de prestation. Ex : h73 pour une étude de dossier de 73 minutes.
4. Ajoutez éventuellement des détails à la prestation. Ceux-ci sont repris dans la colonne Détails du Timesheet et n'apparaissent pas sur la facture. 
5. La case à cocher pour la facturabilité de la prestation est automatiquement créée selon le paramètre au niveau du mandat. Une adaptation n'est donc nécessaire que si, par exemple, une prestation facturable est enregistrée sur un mandat non facturable. 

Enregistrement de plusieurs prestations via la fonction minuteur

Cliquer sur le bouton de fonction Démarrer le minuteur, pour démarrer un nouveau minuteur
Un minuteur commence à tourner. La prestation pour laquelle le minuteur fonctionne peut être mise en pause, finalisée ou supprimée via les boutons situés à droite. Lorsque l'entrée est finalisée, c'est-à-dire enregistrée définitivement, elle est déplacée vers le bas dans la liste des prestations Timesheet déjà enregistrées.

Un nombre illimité de minuteurs peut être lancé simultanément. Le point à côté de l'indication de temps, ainsi que les symboles d'arrêt et de lecture, indiquent les minuteurs en cours ou en pause. 

Une présélection de la prestation n'est pas nécessaire. Cela est pratique, par exemple, lorsqu'un appel téléphonique concernant un autre mandat est reçu au milieu d'une étude de dossier. Ainsi, lors du début de l'étude du dossier, le premier minuteur est lancé, il est mis en pause lors de la réception de l'appel tél;éphonique et un deuxième minuteur est lancé. Après la fin de l'appel, le mandat du deuxième minuteur déjà en cours peut être facilement ajouté. Si aucun mandat n'est sélectionné, le texte de la prestation saisi est affiché à la place du nom du mandat.




En cliquant sur le bouton Envoyer ou Enregistrer du minuteur, celui-ci est transmis à la fois dans la partie inférieure du Web Timesheet et synchronisé avec le Timesheet intégré dans timeSensor LEGAL 365. Si nécessaire, la prestation peut être rouverte et modifiée. 

Traitement et affichage des prestations

Période d'affichage

En sélectionnant une plage horaire, l'affichage des prestations affichées dans la partie inférieure peut être contrôlé. Par défaut, comme dans le Timesheet intégré, la date actuelle est toujours sélectionnée.



Lors de la sélection d'une ou plusieurs prestations, le bouton Actions. Il offre la possibilité de transférer immédiatement les prestations du Web Timesheet vers le dossier et de consolider les prestations (consolidation). Veuillez noter que seules les prestations enregistrées par la même personne en charge sur le même mandat peuvent être consolidées !



Fonction de totalisation

Tout comme le Timesheet intégré dans timeSensor LEGAL 365, le Web Timesheet possède également une fonction de totalisation automatique.
La période des prestations listées, ainsi que la ventilation des valeurs affichées, peut être déployée en utilisant le bouton correspondant à droite.


En dépliant la liste via l'icône de flèche, vous obtenez une vue plus détaillée de la structure des prestations listées. 



En utilisant les deux boutons situés sur le bord extérieur droit, la liste des prestations affichées peut être repliée ou triée.

Vidéo de démarrage rapide

Regardez la vidéo suivante pour apprendre en quelques minutes le fonctionnement du Web Timesheet :