Pourquoi les e-mails envoyés depuis Outlook ne sont-ils pas correctement classés dans timeSensor LEGAL lors d’un glisser-déposer ?

Pourquoi les e-mails envoyés depuis Outlook ne sont-ils pas correctement classés dans timeSensor LEGAL lors d’un glisser-déposer ?

Contexte

Dans timeSensor LEGAL, la classification automatique des e-mails glissés-déposés repose, entre autres, sur les en-têtes internet du message (également appelés Internet Headers). Ces en-têtes contiennent des informations techniques essentielles, comme l’expéditeur, les destinataires, les identifiants de message, ou encore le serveur d’envoi.

Problème rencontré

Lorsqu’un utilisateur glisse un e-mail envoyé depuis Outlook vers timeSensor LEGAL, il arrive que celui-ci ne soit pas classé correctement (métadonnées manquantes).

Explication technique

Lorsque Outlook est utilisé avec un compte Exchange (ou Microsoft 365), les e-mails envoyés sont stockés dans le dossier Éléments envoyés sous une forme spéciale, propre à Microsoft : un objet MAPI. Contrairement aux e-mails reçus, ces messages n’ont pas de format MIME complet, et ne contiennent pas d’en-têtes internet.

Cela signifie que :

  • Les informations comme l'expéditeur, le destinataire ou l'identifiant du message ne sont pas incluses sous forme d’en-têtes dans le message.

  • Ces informations existent, mais sous forme de propriétés internes (MAPI), qui ne sont pas accessibles via un simple glisser-déposer.

Ainsi, quand un e-mail est glissé depuis Outlook vers une autre application (comme timeSensor LEGAL), Outlook ne transfère pas l'intégralité des métadonnées, car le message brut ne contient pas d'en-têtes internet. En d'autres termes, timeSensor LEGAL ne peut pas analyser les en-têtes, parce qu'ils sont absents et la classification automatique échoue ou produit des résultats inattendus.

Solution

Nous recommandons l'usage d'une boîte mail d'archivage couplée à notre module "Communicateur" afin d'automatiser complètement l'archivage de vos emails. Le glisser-déposer n'est malheureusement pas un moyen durable d'archivage des emails. Vous trouverez plus d'informations au sujet du Communicateur ici. Vous pouvez également contacter votre Account Manager pour plus d'informations.