Dubletten Check

Hinweis: Dubletten Check bedeutet, dass geprüft wird, ob ein potenzieller Mandant bereits als solcher geführt wird.

 

Um sicherzugehen, dass ein potenzieller Mandant nicht bereits als Gegenpartei angelegt ist, führen Sie bitte einen Konfliktcheck durch.

Einstellungen

Zuerst muss festgelegt werden, welche Kriterien erfüllt sein müssen, um vor einer potenziellen Dublette gewarnt zu werden.

Klicken Sie dazu bitte zuerst auf Adressen → Mandanten und dann in der Menüleiste auf Werkzeuge.

Im Kontextmenü gehen Sie über Suche nach auf Dubletten.

Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie auswählen können, wie viele Übereinstimmungen gegeben sein müssen, um eine Warnung zu erhalten.

Wenn Sie nur den Nachnamen wählen, werden Sie öfter eine Warnung erhalten, da hier nur der Nachname bereits einmal in der Datenbank erfasst sein muss. Dies ist also die sicherste Methode, um doppelte Einträge zu vermeiden.

Wählen Sie hingegen Vorname, Nachname, PLZ, Ort, werden Sie nur dann eine Warnung erhalten, wenn alle Kriterien erfüllt sind. 

Beachten Sie dabei, dass hier keine Warnung erfolgt, wenn z. B. fälschlicherweise die PLZ um eine Ziffer abweicht.

Aktivieren Sie die Automatische Dublettenkontrolle und speichern Sie Ihre Einstellungen.

Funktion

Automatischer Dublettencheck

Erstellen Sie nun ein neues Dossier, tragen den Nachnamen ein und wechseln mit der Tab-Taste in den Vornamen, erscheint automatisch folgende Warnung:

Nachdem Sie geprüft haben, dass Sie keine bereits bestehende Mandatsmappe übersehen haben, können Sie das Selektorfenster schließen und die Erstellung des Dossiers entweder fortsetzen oder abbrechen.

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