Wie kann ich mit kundenspezifischen Berichtsvorlagen die Kanzleidaten auswerten?

Wie kann ich mit kundenspezifischen Berichtsvorlagen die Kanzleidaten auswerten?

Hintergrund

In den Kanzleidaten liegen viele wertvolle Informationen, welche zum Kanzleimanagement genutzt werden sollten. Allerdings ist die Auswertung oft schwierig, denn timeSensor LEGAL ist eine Standardsoftware, welche in verschiedenen Ländern in unterschiedlichen Szenarien eingesetzt wird, weshalb standardmäßig vorgegebene Auswertungen oft nicht genau passen. Deshalb haben wir in timeSensor LEGAL 9 das neue Fenster "Berichte" eingeführt. Sie finden dieses im Bereich Spezial, im Button Statistik.

Für das neue Modul nutzen wir das 4D PlugIn "4D View Pro", ein Excel kompatibles und  Java basiertes Spreadsheet. Die Verwendung von Excel für Berichte erleichtert die Erstellung, Nutzung und Weitergabe von Auswertungen stark. Außerdem werden Zeit und Kosten zur Erstellung einer Auswertung reduziert.

Einfache Berichte können Sie selber herstellen: 4D View Pro unterstützt die bekannten 4D Write Ausdrücke, mit welchen Sie aus der Datenbank Informationen in Zellen einsetzen können. Bei komplexeren Berichten muss die Excel Vorlage durch ein Skript befüllt werden, welcher durch einen Programmierer der timeSensor AG oder eines zertifizierten Partners erstellt werden muss. Muster Berichtsvorlagen finden Sie im Downloadbereich des Hilfecenters. Diese dienen als Inspiration oder können auch direkt importiert und verwendet werden. 

Verwendung des Berichtsfensters als Administrator


 Die zur Verfügung stehenden Berichtsvorlagen sind im linken Bereich des Fensters aufgeführt. Die Reihenfolge der Berichte kann durch Drag & Drop kontrolliert werden. Zudem können Sie per Drag & Drop hier auch direkt Berichtsvorlagen hineinziehen, welche Sie im Downloadbereich gefunden haben oder die Ihnen von der timeSensor AG oder von einem zertifizierten Partner geliefert wurden.
 Mit den Buttons unterhalb können Sie neue Berichte anlegen und bestehende Berichte löschen oder duplizieren.
 Oberhalb des PlugIn Bereichs werden zum Bericht möglicherweise weitere Informationen angezeigt, welche den Bericht näher beschreiben.
 Bei den Ausgabeoptionen können Sie die Einstellungen für den E-Mail Versand festlegen. Dies erleichtert es, den Bericht rasch an die gewünschte(n) Zielperson(en) zu senden.
 Der größte Bereich des Fensters wird durch das 4D View PlugIn belegt. Hier kann der Bericht, ähnlich wie in Excel, bearbeitet werden. Detaillierte Informationen zum PlugIn finden Sie hier.
 Mit dem Button "Skript ausführen" kann ein dem Bericht hinterlegter Skript ausgeführt werden, wodurch sich die Berichtvorlage befüllt. Die Funktion "Skript laden" wird in der Regel nicht benötigt, weshalb sie mit einem Passwort geschützt ist. Verwenden Sie diese Funktion nur in Zusammenarbeit mit unserem Support-Team.
 Der Button "Drucken" kann nicht nur drucken, sondern den Bericht auch als Excel Datei auf den Desktop speichern oder den Versand einer E-Mail anstoßen.

Die Checkbox Bearbeitungsmodus erlaubt es, Änderungen an der Vorlage anzubringen. Wenn diese Checkbox aktiviert ist, und Sie von einem Bericht zu einem anderen wechseln, oder das Fenster schliessen, fragt Sie tSL, ob die Änderungen in der Berichtsvorlage gespeichert werden sollen oder nicht. Seien Sie vorsichtig! Sie sollten die Berichtsvorlage nur zurückspeichern, wenn Sie diese bewusst verändert haben. Wenn Sie eine Berichtsvorlage hingegen durch die Ausführung eines Skripts befüllt haben, dann dürfen Sie diese nicht zurückspeichern, denn sonst würden Sie Ihre Vorlage verlieren! Deshalb ist die Checkbox normalerweise nicht aktiviert.



Verwendung des Berichtsfensters als Nutzer

Die Verwendung des Berichtsfensters ist weitgehend selbsterklärend:
Öffnen Sie das Fenster, klicken Sie den gewünschten Bericht an:

Klicken Sie jetzt auf den Button Skript ausführen. Der Bericht wird nun mit aktuellen Zahlen gefüllt:

Anschließend können Sie den Bericht wahlweise drucken, als Excel auf den Desktop speichern oder per E-Mail versenden.

Fazit

Das neue Berichtsfenster ergänzt die Auswertungsmöglichkeiten von timeSensor LEGAL, indem kanzleispezifische Excel Auswertungen mit wenig Aufwand eingebunden werden können. Solche Auswertungen können dann mit einem Klick berechnet und mit zwei, drei weiteren Klicks als E-Mail versandt werden. So holen Sie das Beste aus Ihren Kanzleidaten!


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