Wie kann ich ein externes Verzeichnis (Ordner) mit einem TSL Dossier verbinden?
Ausgangslage
Es kann vorkommen, dass man in der Kanzlei Daten (Dokumente verschiedenster Natur) speichern will/muss welche zwar wichtig sind, aber für den Gebrauch in einer Datenbank nicht nützlich oder nicht geeignet sind. Musik oder Videodateien können zum Beispiel extrem gross werden (100Mb, 1GB, oder mehr) und würden die Systemdatenbank sehr schnell an ihre Grenzen bringen, abgesehen von den Ladezeiten auf den Endstationen. Deshalb ist die Datengrösse welche über TSL in die Datenbank eingespeichert werden kann, standardmässig auf 50 MB beschränkt. Trotzdem kann es nützlich sein, aus einem Dossier heraus direkten Zugriff auf solche Daten zu haben welche extern gelagert werden müssen
Bitte beachten Sie, dass die Daten im externen Verzeichnis verweilen und nicht in timeSensor LEGAL geladen werden. Sollte also der Zugriff auf ein externes Verzeichnis verhindert sein (z.B. : Zugriff auf lokales oder nicht geteiltes Laufwerk, oder Bewegen des externen Verzeichnisses an einen anderen Ort), so wird timeSensor den Link nicht mehr finden können.
Vorgehen
Verknüpfen Sie einen beliebigen Ordner aus einem in der Kanzlei verfügbaren Verzeichnis mit dem Dossier (oder der Mandatsmappe), indem Sie diesen vom Speicherort via Dran& Drop in den markierten Bereich ziehen.
Wird die Ordnerverknüpfung angeklickt öffnet sich im Explorer (Windows) oder Finder (Mac) der entsprechende Ordner. Um einen beliebigen Ordner mit einem Dossier zu verbinden ziehen Sie diesen Ordner einfach per drag-and-drop auf die Funktionsleiste des gewünschten Dossiers (oder der Mandatsmappe). Das gezeigte Verknüpfungs-Icon erscheint sofort. Dossierverknüpfungen generieren einen "Link" auf einen externen Ordner, der sich beim Anklicken des unten gezeigten Symbols öffnet.
Mit Klick auf den kleine Pfeil rechts nemen dem Icon stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung.
Pfad zu verbundenem Ordner ändern: Einen anderen Ordner verknüpfen (es kann pro Dossier nur jeweils ein Verzeichnis verknüpft werden)
Kein verbundener Ordner: Der Link zum Verzeichnis wird gelöscht
Tipp: Damit eine Kanzlei gemeinschaftlich auf Datenbankexterne Daten zugriff haben muss natürlich ein gemeinschaftlich verfügbares Verzeichnis mit dem Dossier verbunden werden. Wenn Sie zum Beispiel auf Ihrem Datenserver ein für alle Mitarbeiter zugängliches Verzeichnis anlegen, und dort für ausgewählte Mandate Ordner anlegen um Video Dateien abzuspeichern, können diese über einen klick von allen Mitarbeitern geöffnet werden. Verlinken Sie hingegen einen Ordner auf Ihrem lokalen Desktop, werden nur Sie aus dem Dossier auf diesen Zugreifen können. Alle anderen Benutzer erhalten eine Fehlermeldung.
Verknüfung nicht gefunden - rotes Ausrufezeichen
Sofern die Verknüpfung nicht erfolgreich gefunden werden kann erscheint folgendes Icon in der Funktionsleiste des Dossiers:
Hierfür können z.B. ursächlich sein:
- Das Verzeichnis wurde verschoben
- Sie haben keine Zugriffsberechtigung zum Verzeichnis und oder Kanzleinetzwerk
- Das Verzeichnis wurde entfernt
- Das Verzeichnis wurde umbenannt
Um das Icon zu entfernen, können Sie einfach einen Ordner mit demselben Namen an derselben Stelle wie zuvor erstellen und anschliessend den Link zu timeSensor LEGAL via Auswahl der Option kein Verbundener Ordner entfernen.
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