Wie arbeite ich effizienter mit Künstlicher Intelligenz (KI) in timeSensor LEGAL 365

Wie arbeite ich effizienter mit Künstlicher Intelligenz (KI) in timeSensor LEGAL 365

Warum Künstliche Intelligenz wichtig und sinnvoll ist

Die juristische Arbeit erfordert präzises Denken, sorgfältige Recherche und eine klare Kommunikation. Gleichzeitig steigt das Arbeitspensum in vielen Kanzleien stetig, während Mandanten schnelle und gut aufbereitete Antworten erwarten. Künstliche Intelligenz (KI) bietet hier einen entscheidenden Vorteil:
  1. Zeitersparnis: Routineaufgaben können automatisiert oder stark beschleunigt werden.
  2. Qualitätssteigerung: KI kann als „zweites Paar Augen“ Texte prüfen, optimieren und strukturieren.
  3. Bessere Mandantenbetreuung: Durch schnellere Reaktionszeiten und präzisere Ergebnisse steigt die Mandantenzufriedenheit.
  4. Wettbewerbsvorteil: Kanzleien, die moderne Technologien einsetzen, arbeiten nicht nur effizienter, sondern wirken auch innovativ und zukunftsorientiert.
KI ist dabei nicht als Ersatz für juristische Expertise zu verstehen, sondern als Werkzeug, welches das Kanzleipersonal entlastet, damit sie sich auf den wertschöpfenden Teil ihrer Arbeit konzentrieren können.

timeSensor LEGAL 365 bietet die Möglichkeit, KI direkt aus der Anwendung heraus zu verwenden. Erste Funktionalitäten sind bereits umgesetzt und verfügbar, andere befinden sich noch in der Entwicklung. Die klassischen Möglichkeiten von KI, wie Textoptimierung, Zusammenfassung, Übersetzung oder Recherche sind mittlerweile gut bekannt. Ein Mehrwert entsteht aber, wenn die KI direkt aus der Kanzleisoftware über eine Schnittstelle angebunden wird und somit effiziente und durchgängige Workflows ermöglicht. Solche Workflows zu identifizieren und mit KI umzusetzen steht im Fokus unserer aktuellen Entwicklungstätigkeit.

Welche KI ist die richtige?

Der Markt für KI Modelle ist in permanenter Bewegung. Um ein passendes Modell auszuwählen, muss nebst der Leistungsfähigkeit und dem Preis nicht zuletzt auch der Datenschutz berücksichtigt werden. Aus diesem Grund ist ChatGPT für eine europäische Kanzlei nicht unbedingt die beste Lösung. Mistral ist beispielsweise ein französisches Produkt, welches den europäischen Datenschutzbedürfnissen wohl eher gerecht wird als amerikanische oder chinesische Modelle; Mistral wird zum Beispiel von Infomaniak in der Schweiz gehostet. Und eine grössere Kanzlei könnte sich durchaus auch entscheiden ein eigenes Sprachmodell exklusiv für die Kanzlei zu betreiben und mit dem bestehenden Know How der Kanzlei zu trainieren.

Da die meisten Sprachmodelle eine ähnliche API verwenden - ChatGPT hat hier Standards gesetzt - sind Sie bei der Einbindung in timeSensor LEGAL 365 nicht ein ein bestimmtest Sprachmodell beschränkt. Tatsächlich können Sie bereits aus einer Vielzahl kompatibler Modell auswählen. Im Konfigurationsdialog von timeSensor LEGAL 365 (Bereich Einstellungen -> Admin -> Spezial -> KI-API) können Sie auch mehrere Sprachmodelle gleichzeitig hinzufügen. Klicken Sie unterhalb der Box KI Anbieter auf den (+) Button, um einen der folgenden Anbieter hinzuzufügen:


Tragen Sie die URL des Anbieters, sowie die URL für die API ein. Für die Verwendung der API verlangen die Anbieter natürlich Geld, weshalb Sie beim Anbieter Ihrer Wahl ein Abonnement lösen müssen und dann einen API Key erhalten. Kopieren Sie den API Key dann in das entsprechende Feld im Dialog.


Klicken Sie nun auf den Button Zugang testen. Wenn der API Key gültig ist, wird der Dot grün und Sie können nun im Menu das gewünschte Sprachmodell des Anbieters auswählen. In unserem Beispiel haben wir das gpt-4o-mini Modell ausgewählt.
Im letzten Schritt können Sie dem Modell (optional) noch einen oder mehrere Matchkey zuordnen. Wenn timeSensor LEGAL 365 eine bestimmte Funktion ausführt, zum Beispiel um den Text eines Timesheet Eintrages zu verbessern, dann durchsucht es alle von Ihnen angebundenen Anbieter und verwendet das erste gefundene Modell, welches den Matchkey "Timesheet" enthält. Dies ist natürlich nur relevant, wenn Sie verschiedenen Sprachmodelle gleichzeitig einsetzen. Ansonsten können Sie diesen Bereich leer lassen. Wird nämlich kein Matchkey für die auszuführende Funktion gefunden, dann verwendet timeSensor LEGAL 365 einfach das erste eingerichtete Modell.

Um das neu angelegte Modell zu sichern, müssen Sie noch den Disclaimer akzeptieren.

Ein weiterer Disclaimer wird bei der erstmaligen Verwendung jedes Sprachmodells für jeden Benutzer angezeigt, und zwar wie folgt:
Warning
Disclaimer

Hinweis zur Nutzung von KI-Diensten – Einwilligungserklärung

Bei der Ausführung der gewählten Funktionalität werden Daten des betroffenen Mandats - einschließlich, aber nicht beschränkt auf Mandatsinformationen, Angaben zu beteiligten Parteien sowie sonstige potenziell schutzwürdige Inhalte – an den externen KI-Dienst übermittelt.

Mit der Nutzung der Schnittstelle zum KI-Dienst nehmen Sie zur Kenntnis und erklären sich ausdrücklich damit einverstanden, dass:

- die Datenverarbeitung außerhalb des Verantwortungsbereichs der timeSensor AG erfolgt,
- sämtliche übermittelten Daten durch den KI-Dienst gemäß dessen eigenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien verarbeitet werden,
- die timeSensor AG keine Kontrolle über Art, Umfang oder Zweck der Datenverarbeitung durch den KI-Dienst hat und hierfür keine Haftung übernimmt.

Die Nutzung dieser Funktion erfolgt auf Ihre eigene Verantwortung. Sie sind verpflichtet, vor der Übermittlung sicherzustellen, dass die Weitergabe der betreffenden Daten an den KI-Dienst rechtlich zulässig ist und keine vertraglichen oder gesetzlichen Geheimhaltungspflichten verletzt.

Durch Bestätigung dieser Erklärung:

- willigen Sie in die Übermittlung der bezeichneten Daten an den KI-Dienst ein,
- akzeptieren Sie die jeweils geltenden Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien des KI-Dienstes,
- entbinden Sie die timeSensor AG von jeglicher Verantwortung im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung durch den KI-Dienst.

Die Einwilligung gilt für diese und künftige Nutzungen der Schnittstelle zum KI-Dienst. Die Schnittstelle zum KI-Dienst kann in den Einstellungen von timeSensor LEGAL 365 jederzeit deaktiviert werden.

Wie weiter?

Gratulation! Sie haben die für Ihre Kanzlei passende KI ausgewählt, lizenziert und in timeSensor LEGAL 365 eingebunden. Sie haben die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien des gewählten KI-Anbieters studiert und sind mit diesen einverstanden. - Sie sind nun startklar, um mit timeSensor LEGAL 365 und Ihrer KI Ihre Arbeitsprozesse zu optimieren. In unserem Hilfecenter werden wir im Rahmen der geplanten Entwicklungen laufend neue Funktionalitäten dokumentieren. Wir starten hier mit einem ersten praktischen Feature.

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