Wie erstelle ich Rechnungen im Format ZUGFeRD bzw. FacturX?
Allgemeines
ZUGFeRD und FacturX sind beides sogenannte „Hybrid-Rechnungsformate“, die eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Daten (XML) kombinieren. Technisch betrachtet sind sie nahezu identisch und basieren auf denselben Spezifikationen (insbesondere auf der europäischen Norm EN 16931). Der wesentliche Unterschied liegt vor allem in ihrer Herkunft und Benennung:
- ZUGFeRD: Deutschsprachige Bezeichnung, entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD).
- FacturX: Französische Bezeichnung, entwickelt von französischen E-Invoicing-Gremien (FNFE-MPE) in Zusammenarbeit mit dem FeRD.
Beide Standards sind weitgehend kompatibel und erlauben den Austausch strukturierter Rechnungsdaten sowie die rechtssichere Aufbewahrung. timeSensor LEGAL 365 unterstützt die Erstellung von Rechnungen in diesem Format (derzeit nur für deutsche Kanzleien) ab Build 250114-02.
Vorbereitung in timeSensor LEGAL 365
Mandatseinstellungen
Damit Sie korrekte ZUGFeRD Rechnungen erstellen können, müssen Sie in timeSensor LEGAL Ihre Mandate bei Bedarf entsprechend vorbereiten. Zunächst gilt es bei den Mandaten die korrekte Umsatzsteuerkategorie zu hinterlegen. Hierzu gibt es im Tab Rechnungslegung ein neues Menu:
Hier eine kurze Erklärung der wichtigsten Umsatzsteuerkategorien (Darstellung ohne Gewähr):
| Code | Bezeichnung | Kurzbeschreibung | Beispiel |
| S | Standardsteuersatz | Standardumsätze, die den allgemeinen Steuersätzen unterliegen | In Deutschland 19% auf den Verkauf 'normaler' Waren und Leistungen |
| Z | Nullsteuersatz | Umsatz grundsätzlich steuerbar, jedoch mit 0% Satz | Innergemeinschaftliche Leistungen (sofern alle Voraussetzungen erfüllt sind) |
| E | Steuerbefreit | Umsatz ist grundsätzlich steuerbar, jedoch nach nationalem Recht von der Umsatzsteuer befreit (in D: ohne Vorsteuerabzug) | Heilberufe, Versicherungsleistungen, bestimmte Bildungsangebote |
| AE | Reverse-Charge-Verfahren | Die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über; der Lieferant stellt netto und weist im Beleg auf Reverse Charge hin | Leistungen aus dem Ausland an inländische Unternehmen |
| K | Innergemeinschaftlie Lieferung | Häufig verwendet für innergemeinschaftliche Leistungen innerhalb der EU; der Umsatz ist in Deutschland zwar steuerfrei, erlaubt jedoch den Vorsteuerabzug, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind | Lieferung von Waren von Deutschland nach Frankreich (B2B) mit gültiger USt-IdNr. beider Parteien |
| G | Exportlieferung von Waren | Steuerfreie Ausfuhrlieferungen, die zwar im Inland steuerbar, aber aufgrund der Ausfuhr ins Drittland (Export) nicht zu besteuern sind. | Ausfuhr von Waren in ein Drittland ausserhalb der EU (z.B. Schweiz, USA) |
| O | Ausserhalb des Steueranwendungsbereichs | Transaktionen, die gar nicht in den Geltungsbereich der Umsatzsteuer fallen. | Durchlaufposten wie z.B. Gebühren, die im Namen und für Rechnung Dritter vereinnahmt werden oder Dienstleistungen, die im B2B Bereich an Leistungsempfänger ausserhalb der EU erbracht werden. |
Nebst der korrekten Umsatzsteuerkategorie können Sie (optional) unter dem Tab E-Rechnung weitere Informationen für den Rechnungsempfänger hinterlegen. Diese Informationen werden in den XML-Teil der Rechnung eingebettet und erlauben dem Empfänger die automatisierte Verarbeitung.
Damit Sie nicht jedes einzelne Ihrer Mandate für ZUGFeRD konfigurieren müssen, nimmt timeSensor LEGAL bei allen Mandaten standardmässig die Umsatzsteuerkategorie S (Standardsteuersatz) an. Sie brauchen daher nur die Mandate zu konfigurieren, bei welchen der Steuersatz vom Standardsteuersatz abweicht oder wo Sie dem Rechnungsempfänger eine individuelle Mandats ID oder Mandatsbezeichnung übermitteln möchten.
Sie sind selber für die korrekte Auswahl der Umsatzsteuerkategorie verantwortlich. Angenommen eine deutsche Kanzlei erbringt eine Beratungsleistung gegenüber einer Unternehmung in den USA. In diesem Fall wählen Sie in den Mandatseinstellungen gemäss obiger Tabelle die Umsatzsteuerkategorie O ("Out of Scope"), weil diese Leistungen ausserhalb des deutschen Umsatzsteueranwendungsbereich liegen. Gleichzeitig muss nach wie vor die Checkbox USt-freies Mandat angewählt werden, damit timeSensor LEGAL keine Umsatzsteuer berechnet.
Rechnungseinstellung
Die Mandatseinstellungen werden bei der Erstellung einer Rechnung automatisch in die neue Rechnung übernommen. Ältere, bereits bestehende Rechnungen werden nicht verändert und entsprechen daher nicht dem ZUGFeRD Format. Nur die mit Build 250114-02 oder neuer erstellten Rechnung werden im ZUGFeRD Format generiert. Sie erkennen eine Rechnung im ZUGFeRD Format daran, dass im Rechnungsdatensatz ein zusätzlicher Button auftaucht. Dieser zeigt die für diese Rechnung geltende Umsatzsteuerkategorie (welcher bei der Erstellung der Rechnung aus den Mandatseinstellungen übernommen wurde).
Um bei einer bestehenden Rechnung die Umsatzsteuerkategorie zu wechseln, müssen Sie die Rechnung zuerst entriegeln. Anschliessend können Sie durch Klicken auf das kleine Pfeilchen die Liste der verfügbaren Umsatzsteuerkategorien aufrufen. Auch hier gilt: Sie sind selbst für die Auswahl der korrekten Umsatzsteuerkategorie verantwortlich. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung mit Umsatzsteuer erstellen und anschliessend den Code in der Rechnung von S auf O umschalten, so wird die Validierung der Rechnung beim Rechnungsempfänger scheitern.
ZUGFeRD Rechnungen erstellen
Und so erstellen Sie Ihre ZUGFeRD Rechnungen:
- Stellen Sie sicher, dass im Mandat die korrekte Umsatzsteuerkategorie (z.B. S oder O) ausgewählt haben
- Hinterlegen Sie auf Wunsch des Rechnungsempfängers im Mandat eine Empfänger-spezifische Mandats ID und/oder eine Mandatsbezeichnung
- Erstellen Sie wie üblich den Rechnungsdatensatz
- Archivieren Sie die Rechnung
- Vergewissern Sie sich im Archiv, dass es sich beim archivierten PDF um eine ZUGFeRD Rechnung handelt, indem Sie das Rechnungs-PDF selektieren und den "Info" Dialog aufrufen. Bei einer ZUGFeRD Rechnung wird in diesem Dialog das ZUGFeRD Logo angezeigt:
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