Wie kann ich das Anlegen von Mandaten beschleunigen?
Aufgrund der vielen Einstellungsmöglichkeiten, kann das Anlegen eines neuen Mandates einige Zeit beanspruchen. Um Zeit zu sparen, und um zu gewährleisten, dass Ihre Mandate konsequent einheitlich eröffnet werden, empfiehlt sich deshalb die Verwendung von Vorlage-Mandaten und/oder Vorlage-Mandanten.
Was ist ein Vorlage-Mandat?
Ein Vorlage-Mandat ist ein Mandat, welches mit allen Einstellungen vorkonfiguriert wird und so als Vorlage für neue Mandate dient. Sie ersparen sich damit mühselige Konfigurationsarbeit. Übernommen werden nebst den eigentlichen Mandatseinstellungen auch die Verknüpfungen zu Adressen und weitere verbundene Daten des Vorlage-Mandats:
- Kommentare
- Termine, Fristen und Wiedervorlagen
- Vorlagen
- Dokumente
Ein Vorlage-Mandat kann grundsätzlich in einem beliebigen Dossier angelegt werden. Sie können es zum Beispiel im Dossier eines Grosskunden anlegen, oder Sie legen gleich ein spezifisches Dossier an, welches nur zum Zweck der Vorlage dient, sie erstellen also einen Vorlage-Mandanten.
Was ist ein Vorlage-Mandant?
Ein Vorlage-Mandant ist ein Mandant, bei welchem eines oder mehrere Mandate mit allen Einstellungen vorkonfiguriert sind, so dass sie als Vorlagen für neue Mandate dienen können. Hier wird das Konzept also insofern erweitert, als dass ein Vorlage-Mandant eine beliebige Anzahl von Mandaten oder Untermandaten haben kann. Sie können somit eine ganze Mandatsstruktur mit einem Klick übernehmen und sparen sich die ganze Konfigurationsarbeit. Ansonsten ist das Prinzip dasselbe und auch hier werden nicht nur die Mandatseinstellungen übernommen, sondern auch die Verknüpfungen zu Adressen und weitere verbundene Daten.
Wie konfiguriere ich Vorlage-Mandate oder Vorlage-Mandanten?
Erstellen Sie ein Dossier, welches nur zum Zweck der Vorlage dient. Dies ist Ihr Vorlage-Mandant. Das Dossier kann sich in einem beliebigen Bereich befinden, gut bewährt hat sich aber die Anlage im Bereich Mitarbeiter, da hier nicht alle Benutzer zugreifen können. Das Einrichten von Vorlage-Mandanten bzw. Vorlage-Mandaten ist natürlich Sache des Programmadministrators.
Damit die Vorlage-Mandanten bzw. die Vorlage-Mandate vom Programm als solche erkannt und bei der Mandatsanlage vorgeschlagen werden, müssen Sie diese in den Parametern (Einstellungsbereich) zuweisen. Begeben Sie sich hierzu in den Bereich Einstellungen. Klicken Sie im Parameterfenster auf Finanzen"und klicken Sie auf Vorlage-Mandant. Klicken Sie auf den Plus-Button, um den Selektor aufzurufen. Ziehen Sie die erstellten Vorlage-Mandate wie üblich per Drag & Drop vom Selektor in den Bereich der Vorlage-Mandanten. Das sieht für das obige Beispiel wie folgt aus:
Wenn Sie ein einzelnes Mandat, welches sich nicht zwingend im Dossier eines Vorlage-Mandanten befinden muss, als Vorlage verwenden möchten, so klicken Sie auf Vorlage-Mandate. Hier legen Sie mit dem Plus-Button eine neue Zeile an und tippen einige Buchstaben des Mandanten, in dessen Dossier sich das Vorlage-Mandat befindet:
Wozu dienen die Standardwerte?
Wenn Sie auf den Radio Button Standardwerte klicken, so können Sie Standardwerte für neue Mandate vorgeben. Diese Standardwerte dienen als Fallback Einstellungen. Wenn Sie keine Vorlage-Mandanten oder Vorlagen-Mandate haben, oder bei der Mandatsanlage keine Vorlage auswählen, so versucht timeSensor LEGAL für das neue Mandat trotzdem sinnvolle Einstellungen vorzuschlagen. Hierzu wählt timeSensor LEGAL
- die Einstellungen aus den Standardwerten oder
- die Einstellungen aus dem neusten (obersten) Mandat des aktuellen Mandanten
Woher timeSensor LEGAL die Einstellungen übernimmt, hängt vom Menu Anlegen gemäss ab.
Anlegen eines neuen Mandates
Sofern Sie nun also Vorlagen-Mandanten oder Vorlagen-Mandate definiert haben, wird Ihnen timeSensor LEGAL beim Anlegen eines neuen Mandates automatisch die Liste mit den Vorlagen präsentieren. Wählen Sie in der Liste das passende bzw. die passenden Mandate aus. Die Mandate werden nun automatisch im Dossier angelegt.
Sollten Sie nichts auswählen und auf Weiter klicken, so eröffnet timeSensor LEGAL ein neues Mandat mit den Standardwerten oder gemäss dem letzten Mandat desselben Mandanten.
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