Wie kann ich den Ausdruck aus timeSensor LEGAL in eine PDF Datei umleiten?

Allgemeines

Gelegentlich könnte es nützlich sein, die Ausgabe einer Vorlage vom Drucker in eine PDF-Datei umzuleiten. Ein naheliegender Ansatz ist der Ausdruck auf einen PDF Druckertreiber (unter Windows) oder mit der Option "als PDF sichern" (unter macOS). Bei einzelnen Dokumenten ist das gut machbar, was aber, wenn eine ganze Menge von Dokumenten in einem Rutsch als PDF Dokumente erzeugt werden sollen?

Beispiel Szenario

Die Assistenz des Rechtsanwaltes oder der Rechtsanwältin hat die Aufgabe, periodisch Rechnungen vorzubereiten. Hierzu gibt es in timeSensor LEGAL die Möglichkeit, einen Fakturavorschlag zu erstellen. Die Fakturavorschläge sollen als PDF Dokumente erzeugt und der/dem Vorgesetzten elektronisch zur Verfügung gestellt werden.

Hierzu soll auf dem Desktop ein Sammelordner entstehen, in welchem alle Fakturavorschläge in einem Arbeitsgang als PDF Dokumente gesammelt und dann elektronisch weiter geleitet werden können.

Hinweis: Für die folgenden Arbeitsschritte benötigen Sie Administratorenrechte.

Vorlage einrichten

Für unser Vorhaben duplizieren wir zunächst die bestehende Vorlage "Fakturavorschlag detailliert" und benennen sie um in "Fakturavorschlag detailliert PDF". Die Vorlage dient hier nur als Beispiel, grundsätzlich kann der Vorgang aber für jede Vorlage vorgenommen werden.

Da wir die PDF-Dokumente alle in denselben Ordner speichern, müssen wir sicherstellen, dass sie unterschiedliche Namen haben. Deshalb verwenden wir in den Ausgabeoptionen der neuen Vorlage das Feld "Prioritärer Name für Entwürfe und Archivierung".

1. Hier legen wir eine Formel an, welche aus dem Festtext "Fakturavorschlag", sowie dem Feld Mandatsname besteht.
   

1. Klicken Sie (auf Mac OS mit gedrückter Option/Alt-Taste) auf die Druckeinstellungen   und wählen Sie im Feld "Destination" die Option  "PDF" aus.
   

Hinweis: Wenn Sie den Zielordner auswählen, bedenken Sie, dass im Mehrplatzbetrieb dieselbe Vorlage von verschiedenen Benutzern verwendet wird. Wählen Sie somit keinen lokalen Zielordner aus, da der Pfad zu diesem auf einem anderen Arbeitsplatz möglicherweise nicht gültig ist. Wählen Sie als Zielordner einen Ordner auf einem geteilten Netzwerkvolumen.

Für die Wahl des Zielordners gibt es zwei Optionen:

Option 1: Klicken Sie in das weiße Feld unterhalb der Fläche "Destination" und hinterlegen Sie einen Zielordner auf einem geteilten Netzwerk. Nun werden aus der Vorlage erzeugte PDFs in diesem Ordner gespeichert.

Option 2: Klicken Sie mit gedrückter Option / Alt - Taste in das weiße Feld unterhalb der Fläche "Destination" und hinterlegen Sie hier "Desktop". Nun wird timeSensor auf den einzelnen Desktops der Benutzer einen Ordner namens timeSensorPrint anlegen, und die Dokumente für jeden Benutzer individuell hier ablegen.

Hinweis: Option 2 erlaubt den Benutzern nur den Zugriff auf ihre eigens erstellten Dokumente, nicht die anderer Benutzer.

Vorlage anwenden

Wählen Sie nun in der Mandatsliste einige Mandate aus und drucken Sie diese mithilfe der modifizierten Vorlage "Fakturavorschlag detailliert PDF". Die Dokumente werden nun nicht gedruckt, sondern direkt als PDF Dokumente in den betreffenden Ordner gespeichert.

Der Titel des PDFs wird dabei automatisch wie zuvor festgelegt generiert.

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