Wie kann ich den Aufbau der Archivnummer (für die Mandatsablage) beeinflussen?
Zur Archivierung der physischen Mandatsunterlagen kann timeSensor LEGAL automatisch eine Ablagenummer vorschlagen. Für ein Maximum an Flexibilität sorgen die vielseitigen Einstellungen, welche Sie als Programm Administrator verwenden können.
Öffnen Sie im Bereich Einstellungen das Fenster mit den Programmparametern, indem Sie auf Parameter klicken. Klicken Sie dann auf den Tab Finanzen - Mandatsarchivierung. Hier finden Sie die folgenden Einstellungen:
- Nummernkreise: Sofern Sie verschiedene Standorte oder Archivräume haben, können Sie für jeden Standort bzw. Archivraum einen eigenen Nummernkreis einrichten. Jeder Nummernkreis bekommt einen Namen (zur Auswahl im Menu), ein Präfix (welches der Ablagenummer vorangestellt wird) und dann die eigentliche Nummer. Die Nummerierung kann in beliebigen Schritten steigen.
- Nummerierung: Wählen Sie Permanent fortlaufend, wenn Ihre Archivnummern, auch über den Jahreswechsel hinweg, kontinuierlich steigen. Wählen Sie Flexibel, wenn Sie per 1. Januar die Nummerierung wieder bei 1 starten. Wählen Sie die genügende Anzahl Stellen für die Formatierung. Wenn Sie pro Jahr also weniger als 1000 Akten archivieren, genügen drei Stellen.
- Archivierungsjahr: Wählen Sie hier, ob das Archivierungsjahr an die Mandatsnummer angehängt werden soll oder nicht. Das Jahr kann als zwei- oder vierstellige Zahl angehängt werden. Als Trenner funktioniert ein beliebiges Zeichen.
- Abschliessender Text: Mit Hilfe des Formeleditors können Sie der Archivnummer noch einen beliebigen zusätzlichen Text anhängen lassen, etwa das Datum der Archivierung oder das Kurzzeichen der Archivierenden Person.
Die hier zur Verfügung stehenden Möglichkeiten sind abhängig von der gewählten Edition von timeSensor LEGAL.
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