Wie kann ich ein neues Dossier hinzufügen?

Wie kann ich ein neues Dossier hinzufügen?

Überblick

Das Dossier ist die Grundlage von allen Operationen, die Sie in timeSensor LEGAL durchführen können. Jede natürliche oder juristische Person braucht ein Dossier, damit Sie Mandate hinzufügen, Beziehungen verknüpfen oder Rechnungen erstellen können.
Stellen Sie sich das Dossier als Gesamtheit aller Informationen vor, die Sie zu einer Person haben. Auch jede Gegenpartei, jede Behörde und jeder verbundene Anwalt braucht ein Dossier. 
Da im Dossier sensitive Daten verändert werden können, kann dieses nur auf einem Arbeitsplatz schreibend geöffnet sein. Wenn sich bereits eine andere Person Ihrer Kanzlei in einem Dossier befindet, können Sie dieses dennoch lesend öffnen oder die Person per Chat bitten, das Dossier zu schliessen.

Ein Dossier hinzufügen

Damit Sie ein neues Dossier hinzufügen können, begeben Sie sich in den Bereich "Adressen" und wählen Sie in der Funktionsleiste, zu welcher Kategorie von Adressen das neue Dossier gehören soll. In unserem Beispiel werden wir einen neuen Mandanten hinzufügen.


Die Liste mit allen Mandantendossiers öffnet sich. Im Titel dieses Fensters sehen Sie, wieviele Dossiers Sie bereits unter den Mandanten hinterlegt haben.

Mit einem Klick auf das grosse, blaue Plus-Icon unten links fügen Sie ein neues, leeres Dossier hinzu.

Sie können nun alle relevanten Felder manuell ausfüllen. Wenn Sie vom neuen Mandanten eine vCard bekommen haben, können Sie diese ins Etikettfeld fallen lassen, damit tSL die Informationen automatisch ausliest und in die entsprechenden Felder füllt.



Jedes Stammblatt hat sechs Kontaktfelder zur Verfügung. Diese können Sie individuell anpassen. Wenn Sie also für einen Mandanten zwei Mailadressen haben aber keine Faxnummer, dann setzen Sie einfach zwei der Felder auf "eMail G" oder "eMail P". Beachten Sie dabei, dass das erste Kontaktfeld immer der Hauptkontakt ist und in der Listenübersicht unter "Kontakt 1" angezeigt wird. Die Reihenfolge von bereits ausgefüllten Kontaktfeldern können Sie ändern indem Sie cmd (macOS) / ctrl (Windows) + Pfeiltasten drücken.

Jedes Dossier gibt Ihnen die Möglichkeit eine zweite Adresse zu hinterlegen. Bei natürlichen Personen können Sie eine "Work" und eine "Home" Adresse hinterlegen, bei juristischen Personen eine "Postanschrift" und eine "Lieferanschrift" Adresse. Eine der Adressen muss zwingend als Hauptadresse hinterlegt werden. Diese wird von timeSensor LEGAL für jegliche Briefe und Rechnungen als Empfänger gewählt. Sie erkennen die Hauptadresse daran, dass diese im Etikettfeld fett dargestellt wird.



Um die Hauptadresse zu wechseln, klicken Sie auf das kleine Dreieck im grauen Bereich und selektieren "Hauptadresse". Die angezeigte Adresse wird dann als Hauptadresse markiert.


Mitarbeiter einer Firma hinzufügen

timeSensor LEGAL hat eine Komfortfunktion um Mitarbeiter einer Firma hinzuzufügen. Diese nimmt Ihnen das abtippen der Firmenadresse und Kontaktdaten ab. Stellen Sie sicher, dass sich das Dossier der Firma bereits in der Liste der Mandanten befindet und vollständig ist. 
Markieren Sie die Firma und klicken Sie unten links auf das grosse blaue Plus-Icon. Sie werden nun gefragt, ob Sie Mitarbeiter zu der Firma hinzufügen möchten.


Klicken Sie auf "Ja" damit der verkürzte Kontaktdialog erscheint. Hier können Sie nun bis zu fünf Mitarbeiter erfassen. Diese werden automatisch auch mit der Firma verbunden, entsprechend der Beziehung die Sie auswählen. Ausserdem bekommt das Dossier der hinzugefügten Mitarbeiterin den gleichen Code wie die Firma.  



Diese Funktion erspart Ihnen das mühsame abtippen der Kontaktdaten und das manuelle verbinden der beiden Dossiers.

Adressen verbinden 

Sie können verschiedene Beziehungen von Adressen darstellen. Somit ist auf den ersten Blick ersichtlich, ob eine Firma zum Beispiel noch Tochterfirmen hat oder welche Mitarbeiter der Firma für Ihre Arbeiten relevant sind. 

Die Adressen die Sie auf dem Stammblatt miteinander verbinden, sind für die Person relevant und werden später in allen Mandatsmappen angezeigt. Verbinden Sie hier also nur die Adressen, die für die Person zutreffen und somit für jedes Mandat stimmen. Das Hinzufügen von mandatsspezifischen Beziehungen wird im Artikel "Wie eröffne ich ein Mandat" behandelt.

Um zwei Dossiers zu verbinden, klicken Sie im Stammblatt unten links auf das blaue Plus-Icon, damit der Selektor geöffnet wird.


Im Selektor finden Sie nun alle Adressen, die in der Datenbank vorhanden sind. Falls Sie wissen, dass die zu verbindende Adresse noch nicht in der Datenbank ist, können Sie diese über einen klick auf das kleine blaue Plus-Icon hinzufügen. Bitte beachten Sie die Radio-Buttons im Kopfteil des Selektors, welche die gleichen Adresskategorien zeigen, wie in der GUI des Programms. 

Sobald Sie die Adresse gefunden haben, welche verbunden werde soll, können Sie diese per Drag&Drop in den Bereich "Verbundene Adressen" im Stammblatt ziehen. timeSensor LEGAL wird nun fragen, in welcher Beziehung diese beiden Adressen zueinander stehen. 

Adressetikette

Im Stammblatt sehen Sie das Etikettfeld neben den sechs Kontaktfeldern. Hier sehen Sie die Formatierung der Adresse so, wie sie später auch auf den Entwürfen und Rechnungen erscheinen wird. Wenn Sie die Angaben im Stammblatt ändern, wird die Etikette automatisch auch angepasst. Die verfügbaren Formatierungen werden von den Landeseinstellungen der Adresse vorgegeben. 



Für jede Adresse haben Sie drei Möglichkeiten zur Auswahl, welche in der folgenden Tabelle erklärt werden:

Auswahl
Darstellung
Bedeutung
Standard
Frau Susi Meyer
AS GETRAENKESERVICE AG
Kaiser Wilhelm Platz 17
10785 Berlin
DEUTSCHLAND
Die Anrede und der Name sind auf der gleichen Zeile. Das Feld "Zusatz" (Hier: Firmennamen) wird in die zweite Zeile gesetzt. 
Das Feld bleibt schreibgeschützt. Änderungen an der Adresse werden automatisch übernommen.
Invertiert
AS GETRAENKESERVICE AG
Frau Susi Meyer
Kaiser Wilhelm Platz 17
10785 Berlin
DEUTSCHLAND
Das Feld "Zusatz" wird in die erste Zeile gesetzt. Der Name der Person in die zweite Zeile.
Das Feld bleibt schreibgeschützt. Änderungen an der Adresse werden automatisch übernommen. 
Individuell
AS GETRAENKESERVICE AG
Frau Susi Meyer
Geschäftsführerin
Kaiser Wilhelm Platz 17
10785 Berlin
DEUTSCHLAND
Das Etikettfeld wird entriegelt und kann nun individuell angepasst werden. 
ACHTUNG: Die Verbindung zwischen den Adressdaten im Stammblatt und dem Etikettfeld wird aufgehoben. Ergänzen Sie die Adresse mit weiteren Informationen, so werden diese nur für die Etikette berücksichtig.
Diese Einstellung wird nicht empfohlen.


Notizfunktion

Manchmal kann es nützlich sein, eine Information zu einem Dossier zu hinterlegen, die beim Öffnen des Dossiers automatisch angezeigt wird. timeSensor LEGAL hat dazu eine Notizfunktion, die wie ein Post-it Zettel funktioniert. 
Um diese Funktion zu verwenden, klicken Sie unten links auf den Code des Datensatzes im kleinen blauen Bereich.


Ein gelber Notizzettel erscheint, in welchem Sie die Information hinterlegen können. Gespeichert wird die Notiz indem Sie diese schliessen. 


Sobald in einem Dossier eine solche Notiz hinterlegt ist, wird diese automatisch bei jedem Öffnen des Dossiers angezeigt. Sie erkennen das Vorhandensein einer solcher Notiz ausserdem daran, dass das Feld mit dem Dossiercode nun gelb ist um eine kleine Büroklammer zeigt.
 
Wenn eine Notiz keine Gültigkeit mehr hat, können Sie diese mit einem Klick auf das Papierkorb Symbol löschen.


Diese Notizfunktion finden Sie nicht nur in den Dossiers sondern auch in den Rechnungsdatensätzen und in den Mandatseinstellungen.

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