Wie kann ich ein neues Mandat eröffnen?

Wie kann ich ein neues Mandat eröffnen?

Grundlegendes

Die Mandatseinstellungen werden jeweils im Dossier der Mandantin erfasst. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Mandantin bereits Mandate hat oder nicht. Falls Sie mehrere Mandantinnen haben, müssen Sie sich für ein Dossier entscheiden und die Mitmandantinnen als solche verbinden (siehe Abschnitt "Verbundene Adressen"). Je mehr Informationen Sie in den Mandatseinstellungen hinterlegen können, desto einfacher wird es später, diese Informationen automatisch in Entwürfe ziehen zu lassen. Achten Sie also darauf, dass die Mandate vollständig und gut gepflegt sind. Die Verfügbarkeit der verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten hängt von den von Ihnen gekauften Modulen ab.


Überblick

Suchen Sie in den Adressen nach Ihrer Mandantin, für die Sie ein neues Mandat hinzufügen möchten. Falls diese noch nicht existiert, können Sie sie hinzufügen wie hier beschrieben.

Navigieren Sie im Mandantendossier zum Tab "Mandate" und klicken Sie dort auf das Plus-Icon, um ein neues Mandat zu erstellen.



Wir können nun beginnen, die Einstellungen für das Mandat zu hinterlegen. Jede Information die Sie hier hinterlegen, kann später in eine 4D Write Pro Vorlage gezogen werden. 


1.) Mandatsname

Geben Sie dem neuen Mandat einen Namen. Diese Information wird in den Suchfeldern unter "Mandatsname" angezeigt und auch in den Titeln der Mandatsmappen. Vermeiden Sie es, hier den Namen der Mandantin zu hinterlegen, diese Information haben Sie bereits im Dossier hinterlegt. 
Falls Sie bei der Grundparametrierung gewählt haben, dass der Name und das Aktenzeichen im gleichen Feld stehen sollen, füllt timeSensor LEGAL das Aktenzeichen immer automatisch auch in das Namensfeld.

2.) Streitwert

Falls Sie den Streitwert bereits kennen, können Sie diesen hier eintragen. Dies kann auch noch zu einem späteren Zeitpunkt nachgeholt werden, falls dieser noch nicht bekannt ist. Für Kunden die für die Verrechnung der Mandate einen Tarif (z.b. RVG 2021) verwenden, wird der Streitwert/Gegenstandswert aus diesem Feld gezogen. Falls kein Streitwert hinterlegt ist, wir beim Hinzufügen von RVG-Leistungen danach gefragt.

3.) Status

Der Status von neuen Mandaten wird automatisch auf "Aktiv" gesetzt. Die Erklärung der verschiedenen Status wird hier beschrieben. 

4.) Mandatsführer, Ausführend und Akquisiteur

Hier können Sie drei Sachbearbeiter Ihrer Kanzlei hinterlegen. Diese Einstellung hat aber keinen Einfluss auf die Zugriffsberechtigungen der User, sondern hilft beim filtern und auswerten der Mandate. Ein Mandatsführer kann so gezielt nach seinen Mandaten suchen. 
Diese Information kann ausserdem automatisch als Absender von Rechnungen auf die Dokumente gezogen werden. So kann nach der Grussformel immer der Name und Titel der Mandatsführerin erscheinen, egal wer die Rechnung tatsächlich erstellt.
Falls Ihre Kanzlei das Modul "Regelbasierte Ertragsverteilung" aktiviert hat, müssen Sie hier die entsprechenden Sachbearbeiter hinterlegen, die bei der Verteilung der eingehenden Zahlungen berücksichtigt werden sollen. Einen separaten Artikel zum Modul "Regelbasierte Ertragsverteilung" finden Sie hier. 

5.) Mandatsdetails

Dies ist ein Textfeld in welchem Sie Informationen zum Mandat im Fliesstext hinterlegen können. 

6.) in Sachen

Dieses Feld wird automatisch im Format "Mandant ./. Gegner" ausgefüllt, sobald Sie eine Gegenpartei verbinden. Die Software überprüft, ob das Feld bereits manuell ausgefüllt wurde, bevor dieses automatisch ausgefüllt wird. Falls das der Fall ist, wird der manuell eingetragene Text nicht überschrieben.

7.) Unser Zeichen

Diese Nummer wird, entsprechend den Einstellungen die bei der Grundparametrierung hinterlegt wurden, automatisch erhöht. 

8.) Gebiet

Hier können Sie Ihre Mandate in verschiedene Gebiete einteilen. Dieses Feld hilft beim Auswerten der Mandate. Somit können Sie immer sehen, wieviele Fälle Sie pro Gebiet haben.

9.) Aktenstandort

Falls Sie verschiedene Standorte haben, können Sie hier vermerken, zu welchem Standort ein Mandat gehört. Falls Sie noch Papierakten verwenden, können Sie hier auch vermerken, wo sich diese Papierakte befindet.

10.) Verbundene Adressen

Hier können Sie mandatsspezifische Kontakte verbinden wie die Gegenpartei, die Anwältin der Gegenpartei, das Gericht, die Rechtsschutzversicherung etc. Beachten Sie, dass es sich hierbei um Beziehungen handelt, die nur für dieses Mandat gelten. Diese Kontakte werden auch in der Mandatsmappe angezeigt und stehen als Adressaten von Dokumenten zur Verfügung. Falls Sie später eine Rechnung an eine Drittpartei adressieren möchten, muss diese auch als verbundene Adresse hinterlegt sein.

Klicken Sie auf das kleine Plus um den Selektor aufzurufen.

 

Im Selektor finden Sie die gleichen Adresskategorien, wie auch in der Adressübersicht. Jede Adresse die Sie verbinden wollen, muss vorher als Dossier hinterlegt werden. In unserem Beispiel werden wir die Gegenpartei, die Rechtsanwältin der Gegenpartei und die Rechtsschutzversicherung verbinden. 
Um Adressen miteinander zu verbinden, ziehen Sie die gewünschte Adresse per Drag&Drop aus dem Selektor und lassen diese in das Feld "Verbundene Adressen" im Mandat fallen. Die Software fragt Sie nun, um welche Art der Beziehung es sich hierbei handelt. In diesem Dialog müssen Sie jeweils nur die zweite Position anpassen (hier: "Gegenpartei"), da die erste sich automatisch anpasst. Die Software wird mit Standard-Beziehungen ausgeliefert, der Administrator Ihrer Installation kann aber weitere hinzufügen.


Wenn Sie die Aktenzeichen der Beziehungen kennen, können Sie diese in der Spalte "Aktenzeichen" hinterlegen. Diese können dann später auch auf Vorlagen gezogen werden, wenn Sie dies wünschen. 





Zusatz

Der zweite Tab "Zusatz" hat ähnliche Funktionen wie der Tab "Zusatz" im Dossier, hierbei werden die Informationen aber mandatsspezifisch hinterlegt. Diese Informationen können über Finanzen/Mandate als Spalte eingeblendet und gefiltert werden.

1.) Archiveinteilung

Diese Einstellung steuert, welche Bereiche im Mandatsarchiv wählbar sind. timeSensor LEGAL arbeitet bei der Dokumentenarchivierung nicht mit Ordnern und Unterordnern wie Sie das von Ihrem Betriebssystem gewohnt sind, sondern mit Registern oder Bereichen. Der Vorteil daran ist, dass Sie keine Dokumente mehr in Unterordnern verlieren können und Sie den Überblick behalten können. 
Bei dieser Einstellung können Sie das Schema (hier: Allgemeine Arbeiten) wählen, welches auf die Art ihres Mandates zutrifft. Die Schemen können von Ihrem Administrator nach belieben angepasst und erweitert werden.


2.) Zusatzfelder

Fehlt Ihnen auf der ersten Seite "Überblick" ein Feld, so können Sie dieses hier hinzufügen. Jedes Feld, welches Sie unter "Zusatz" erstellen, erscheint in jedem Mandant. Dieses kann dann ausserdem auch bei den Mandatslisten als Spalte hinzugefügt werden. 
Wenn Sie die Zugriffsberechtigung haben, so können Sie ein neues Zusatzfeld hinzufügen, indem Sie auf die drei blauen Punkte klicken und "Feld anlegen" wählen.

Ein neues Fenster öffnet sich, in welchem Sie die Einstellungen von diesem Feld hinterlegen können. In unserem Beispiel hinterlegen wir das manuelle Rechnungsintervall, in welchem das Mandat abgerechnet werden soll. Wenn Sie einen Standardwert verwenden, können Sie diesen unter "Vorschlagswert" hinterlegen. Somit wird dieser Wert in jedes Mandat eingefügt und muss nur dann geändert werden, wenn dieser nicht zutrifft. Falls Sie verhindern möchten, dass ein neues Mandat ohne diese Information gespeichert wird, setzen Sie das Häkchen bei "Zwingend". Somit kann das neue Mandat nur dann gespeichert werden, wenn ein Wert eingetragen ist.


Solche Zusatzfelder müssen nur einmal hinzugefügt werden und sind dann in jedem Mandat sichtbar.

Möchten Sie, dass nur vorgegebene Werte in das Feld eingefügt werden können, so hinterlegen Sie im zweiten Tab "Liste" eine Liste mit Vorschlagswerten.


Sollen nur gewisse Formate (z.bsp nur Buchstaben) zulässig sein, so können Sie diese Einstellung unter "Filter & Format" hinterlegen.


Klicken Sie auf "OK" um die Eingaben zu speichern und scho ist das neue Feld bereit zur Verwendung.

Rechnungslegung / Fakturierung

Die Einstellungen in diesem Tab sollten sorgfältig und vollständig hinterlegt werden, da diese die Rechnungserstellung nachhaltig beeinflussen. 


1.) Preisliste

Die Preisliste steuert die verschiedenen Stundentarife für Honorarleistungen der Sachbearbeiter. Abhängig von der Sachbearbeiterstufe werden im Timesheet der Sachbearbeiter die entsprechenden Stundenpreise automatisch angezeigt. Die verfügbaren Preislisten werden bei der Grundparametrierung von Ihrem Administrator hinterlegt und können von diesem geändert und angepasst werden. Mehr zu diesem Thema finden Sie hier.

2.) Rechnungsvorlage

Die Rechnungsvorlage wird bei der Auslieferung auf die Vorgaben der Kanzlei angepasst. In den Standardeinstellungen wird eine Rechnungsvorlage hinterlegt und diese wird automatisch in jedem Mandat angezeigt. Falls Sie ein Mandat eröffnen, in welchem die Standardvorlage nicht zutrifft, können Sie hier eine andere auswählen.

3.) Mahnschema

Auch diese Einstellung wird per Default in jedem Mandat hinterlegt und muss nur verändert werden, wenn der Standard nicht zutrifft. Das Mahnschema beeinflusst, ab welchem Datum eine Rechnung zur Mahnung gekennzeichnet wird. Die Mahnschemen kann Ihr Administrator erstellen und verändern.

4.) Einzahlungskonto

Auch diese Einstellung wird automatisch aus den Standardeinstellungen gezogen. Im Kontenplan Ihrer Kanzlei wird ein Konto als Standardeinzahlungskonto hinterlegt und ist in jedem Mandat sichtbar. Diese Einstellung müssen Sie nur anpassen, wenn das Standardeinzahlungskonto nicht zutrifft. 

5.) Ertragskonto

Ein weiterer Punkt der von den hinterlegten Standards gesteuert wird. Das Ertragskonto wird nur verändert, wenn der Standard nicht passt. Bitte ändern Sie diese Einstellungen nur, wenn Sie Buchhaltungskenntnisse haben.

6.) Automatische Rechnungsstellung

timeSensor LEGAL kann Ihnen die Erstellung von Rechnungen abnehmen. Bitte beachten Sie, dass die erstellten Rechnungen immer als "ungedruckte Rechnungen" markiert werden und die Software diese Rechnungen nie selbstständig finalisieren wird.
Wie Sie die automatische Rechnungsstellung einrichten können, finden Sie hier.

7.) Zu- oder Abschläge

Hier können Sie prozentuale Zu- oder Abschläge hinterlegen, die auf jeder Rechnung angewendet werden. Haben Sie eine Spesenpauschale von 5% auf das Honorar mit Ihrer Mandantschaft vereinbart, so ist diese hier zu hinterlegen. 
Bitte beachten Sie, dass Sie den Zuschlag immer auf die Leistungsgruppe "HONORAR" anwenden sollten, damit alle Honorarleistungen in die Berechnung einbezogen werden. Das Feld "Bezeichnung" wird auf der Rechnung erscheinen. Die Zu- und Abschläge müssen immer in der Korrespondenzsprache des Mandaten hinterlegt werden.
Im untenstehenden Beispiel wird timeSensor LEGAL einen Zuschlag von 5% auf den Honorarbetrag dazurechnen bei Erstellung der Rechnung. Dieser Zuschlag wird auf dem Rechnungsdokument mit "Auslagenpauschale: 5% von 10'000 CHF" ausgewiesen.



8.) Optionen

Steuern Sie hier die Sichtbarkeit des Mandates in den Timesheets. Es kann sinnvoll sein, gewisse Mandate, zum Beispiel Honorarakten, in den Timesheet unsichtbar zu setzen, da Sie damit erzwingen können, dass die User ihre Leistungen direkt auf den Untermandaten hinterlegen. Wie Sie solche Mandate erstellen, finden Sie hier. 

Setzten Sie das Häkchen bei "MWST-freies Mandat" wenn auf die Leistungen nie MWST. berechnet werden soll.

Haben Sie das Modul "Forderungskonten" gebucht, so können Sie hier ein Forderungskonto für den Mandaten erstellen. 

Arbeiten Sie mit Tarifen, wählen Sie hier den entsprechenden Tarif aus (z.bsp RVG 2021) damit in dem Mandat der Gebührenkalkulator angezeigt wird.


Controlling

Dieser Tab ermöglicht es, entweder einen Betrag oder eine Menge an Leistungen zu überwachen. 


1.) Betrag

"Was soll kontrolliert werden:"...hier können Sie ein Betragsbudget festlegen basierend auf Leistungen oder Leistungsgruppen. In der Regel wird hier ein Budget für die Leistungsgruppe HONORAR hinterlegt. Sie können die Leistungen von den Leistungsgruppen unterscheiden, da die Leistungsgruppen meisten mit Grossbuchstaben hinterlegt sind. 

2.) Menge

Wollen Sie nicht einen Betrag sondern eine Menge von Stunden kontrollieren lassen, können Sie dies hier hinterlegen. Sie haben hier auch wieder alle Leistungsgruppen und Leistungen zur Verfügung. Auch hier wählen Sie meistens die Leistungsgruppe. 
Falls Sie die Leistungen der Gruppe HONORAR kontrollieren lassen wollen, muss die Einheit auf "Std." stehen, da die Honorarleistungen immer in Stunden hinterlegt werden. Des weiteren können Sie die Leistungen aller Sachbearbeiter oder nur von einzelnen überprüfen lassen.

3.) Budgetüberschreitung melden

timeSensor LEGAL kann Sie auf den Status des Budgets hinweisen über ein Ampelsystem. Diese Anzeige können Sie in den Mandatsspezifischen Ausgabeformularen (z.bsp. Finanzen/Mandate) als Spalte einblenden. Ausserdem wird das Ampelsymbol auch in jeder Mandatsmappe angezeigt, sodass die Berufsträgerinnen immer wissen, wieviel Budget bereits aufgebraucht wurde.
Die Warnung per Ticket wird ausgelöst, sobald das Budget überschritten wurde.

Nachdem Sie alle Einstellungen getätigt haben, können Sie Ihr neues Mandat mit einem Klick auf das blaue Häkchen bestätigen. Gratulation, Sie haben eben ein neues Mandat erstellt. 

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