Wie bearbeite ich Leistungen im Dossier?
Grundlegendes
Vor der Erstellung von Rechnungen bietet timeSensor LEGAL Ihnen die Möglichkeit Leistungen aufzubereiten. In diesem Artikel werden vorbereitenden Arbeiten zur Rechnungserstellung behandelt. Bitte beachten Sie, dass Auswertungen der Arbeitszeit auf der Zeiterfassung im Timesheet basieren. Tragen Sie Zeitwerte daher stets im Timesheet ein. Auslagen und andere nicht in Zeiteinheiten bemessene Positionen können auch im Dossier eingetragen werden.
Funktionen
2. Bedeutung der Farbe der Leistungen
3. Bedeutung des Minus - Button
4. Bedeutung des Plus - Button
5. Summenfunktion und Einstellungsoptionen zur Summenfunktion
6. Aktionsmenu zur Rechnungserstellung (mehr dazu)
7. Aktionsmenu zur Leistungsbearbeitung
1. Einblenden und Ausblenden aller erfassten Leistungstypen
Via dem kleinen x am oberen Rand der Leistungsspalten können Leistungen eingeblendet werden, welche nicht auf die Rechnung gelangen.
Dies betrifft die folgenden Leistungstypen:
Eine Übersicht der Bedeutung der Symbole finden Sie hier.
2. Bedeutung der Farbe der Leistungen
Blaue Leistungen wurden im Timesheet erfasst, weisse Leistungen direkt im Dossier. Bitte beachten Sie, dass Auswertungen der Arbeitszeit auf der Zeiterfassung im Timesheet basieren. Tragen Sie Zeitwerte daher stets im Timesheet ein. Auslagen und andere nicht in Zeiteinheiten bemessene Positionen können auch sofort im Dossier eingetragen werden.
3. Bedeutung des Plus - Button
- Weisse Leistung: Durch Auswahl einer im Dossier eingetragenen Leistung (weiss) und Klick auf das kleine Minus, wird die Leistung gelöscht.
- Blaue Leistung: Durch Auswahl einer via des Timesheets eingetragenen Leistung (blau) erhalten Sie die Option den Leistungstyp zu ändern. Um blaue Leistungen zu löschen, setzen Sie diese im Dossier auf nicht verrechenbar, navigieren Sie in das Timesheet und löschen dort die Leistung mit dem kleinen Minus unten links. Eine nicht verrechenbare Leistung kann im Timesheet jederzeit gelöscht werden.
- Nicht verrechenbare / anderweitig fakturierte / überproduktive Leistung: Bei Auswahl der Leistung und Klick auf den Minus Button wird timeSensor LEGAL Sie fragen, ob Sie die Leistung wieder verrechenbar machen möchten.
4. Bedeutung des Plus - Button
Über das Plussymbol, sowie auch durch Klick in eine Leistungszeile, kann eine neue Leistung erfasst werden. Leistungen werden bei der Erfassung automatisch auf das Tagesdatum erfasst. Um Datum, Kürzel, Leistungstext, Anzahl oder Preis zu ändern, klicken Sie einfach in die gewünschte Spalte der Leistung und modifizieren Sie diese.
5. Summenfunktion
Funktion zur Summenbildung der im Mandat erfassten Leistungen. Diese kann angepasst werden, je nachdem, welche Summierung gewünscht ist. Klicken Sie hierzu auf das nach unten gerichtete Pfeilsymbol 
, um die folgende Liste zu erhalten:
6. Aktionsmenu zur Rechnungserstellung (mehr dazu)
Bitte entnehmen Sie detaillierte Information zur Rechnungserstellung dem beigefügten Artikel.
7. Das Aktionsmenu zur Leistungsbearbeitung
Je nachdem, ob hier eine Selektion getätigt (eine Leistung ausgewählt) wurde oder nicht, verändert sich das Aktionsmenu unten rechts.
7.1. Bearbeitungsmöglichkeiten ohne Selektion einer Leistung
- Preise nachberechnen
Mit diesem Feature können Sie die Preise der in Rechnung zu stellenden Leistungen auf verschiedene Arten anpassen. - Dabei stehen zunächst eine Anpassung nach Preisliste oder eine Anpassung durch eine Honorarkorrektur zur Verfügung.
- Anpassung nach Preisliste: Die Anpassung der Preise erfolgt nach dem in der ausgewählten Preisliste enthaltenen Stundensatz der entsprechenden Sachbearbeiterstufe.
- Anpassung durch Honorar Korrektur: Bei dieser Option wird das Honorar selbst, also entweder der Zeitwert oder der Geldwert der Leistung angepasst. DAbei bestehen die folgenden drei Optionen zu Honorar Korrektur:
- lineare Anpassung der Stundensätze
- lineare Anpassung der Zeiten
- Einfügen einer Rundung
- Transfer von anderen Mandaten
Mithilfe dieser Option lassen sich Sammelrechnungen vorbereiten. Hierzu transferieren Sie die Leistungen untergeordneter Mandate auf das aktuell selektierete (übergeordnete) Abrechnungsmandat. TimeSensor fragt Sie vor der Übertragung, welchen Leistungszeitraum Sie übertragen möchten und ob Sie Titel einfügen möchten. Wenn Sie in der Leistungsübersicht auf der Rechnung angeben möchten, für welches Mandat die Leistung erbracht bzw. erfasst wurde, aktivieren Sie die Checkbox Mandatsnamen als Titel einfügen.
- Transfer von Timesheets
Diese Option transferiert alle zum aktuellen Zeitpunkt auf dieses Mandat erfassten Leistungen von den Timesheets auf das Dossier. Bitte stellen Sie bei dieser Aktion sicher, dass alle Leistungen korrekt in den Timesheets erfasst wurden.
7.2 Bearbeitungsmöglichkeiten mit Selektion einer Leistung
- Sachbearbeiter ändern
Klicken Sie auf diese Optionen, um die Leistungen auf einen anderen Sachbearbeiter zu übertragen
- Übertragen auf
Klicken Sie auf diese Option, um die Leistungen auf ein anderes Mandat des aktuellen Mandanten oder aber auf ein Mandat eines anderen Mandanten zu übertragen.
- Vorzeichenwechsel
Klicken Sie auf diese Option, um das Vorzeichen der Leistung zu wechseln. Eine positive Leistung wird negativ (Gutschriftbetrag), eine negative Leistung wird positiv (Rechnungsbetrag).
- Selektierte Leistung ausblenden
Wählen Sie diese Option, um die selektierten Leistungen auszublenden. Ausgeblendete Leistungen werden bei Rechnungsstellung nicht mit in die Rechnung übernommen. Existieren ausgeblendete Leistungen, so können diese durch Klick auf die Schaltfläche wieder eingeblendet werden.
- Leistungen konsolidieren
Durch Wählen dieser Option können Leistungen zusammengefügt werden. Bedingung dabei ist, dass es sich um Leistungen gleicher Art (z.B. zwei Honorarleitungen oder Auslagen), sowie vom selben Sachbearbeiter handelt. Selektieren Sie jene Leistungen, die Sie Zusammenführen möchten und klicken Sie auf Leistungen konsolidieren. Ein neuer Dossiereintrag wird erstellt, welcher beide Leistungstexte getrennt durch ein < ; >enthält. Die Ursprungsleistungen werden dabei als anderweitig fakturiert deklariert. Um den Vorgang zurückzusetzen, können Sie die neu kreierte (weisse) Dossier-Leistung durch Auswahl und Betätigung des Minus - Button löschen und die Originalleistungen unter Einblenden den kleinen x und
- Arbeitszeit korrigieren
Mit dieser Funktion kann die Arbeitszeit einer Leistung angepasst werden.
Im Beispiel korrigieren wir eine einstündige Honorarleistung auf zwei Stunden. In der Folge erscheint eine überproduktive Leistung mit einem negativen Zeitbetrag (da die Arbeitszeit ja nicht wirklich erbracht wurde) in der Leistungsübersicht. Um diese zu sehen, blenden Sie alle Leistungstypen ein. Die Leistung ist nun auch im Timesheet sichtbar.
Bei Reduktion einer Leistung, z.B. von einer Stunde auf 30 Minuten wird dieser Vorgang umgedreht. Dabei wird eine 30-minütige, nicht verrechenbare Leistung kreiert, wobei die Ursprungsleistung, welche auf 30 Minuten reduziert wurde, verbleibt.
Bei Auswahl der Option anderweitig fakturiert, wird die Differenz als anderweitig fakturierte Leistung erstellt.
Ebenfalls interessant: Anderweitig fakturierte und nicht verrechenbare Leistungen
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