Wie kann ich eine Mahnung erstellen?

Grundlegendes

Das Mahnwesen in timeSensor LEGAL wird über verschiedene Mahnschemen gesteuert. Sie können in jedem Mandat oder auch in jeder Rechnung ein passendes Mahnschema hinterlegen, welches vorgibt, nach wie vielen Tagen eine offene Rechnung zur Mahnung markiert werden soll. Jedes Mahnschema enthält ausserdem verschiedene Mahnstufen und eigene Vorlagen. Das Erstellen und Ändern der Mahnschemen kann von Ihrem Administrator durchgeführt werden.

Eine Erklärung der verschiedenen Icons finden Sie hier. 

Wie finde ich Rechnungen die gemahnt werden können?

Begeben Sie sich in die Liste der offenen Rechnungen unter Finanzen/Debitoren/offene Rechnungen. 

In der Liste der offenen Rechnungen sehen Sie nun alle Rechnungen, die gedruckt oder/und archiviert wurden aber noch nicht vollständig bezahlt wurden. Bitte beachten Sie, dass die Rechnungen in dieser Liste bleiben, bis der Ausstand vollständig beglichen wurden. Sie finden hier also auch Rechnungen, die nur teilweise bezahlt wurden. Wie alle anderen Listen in tSL, können Sie auch diese nach Ihren Wünschen mit Spalten versehen (Rechtsklick auf Header). Wichtig für den Mahnprozess ist, dass Sie die Spalte "Image" eingeblendet haben. Diese erscheint in den Standardspalten.

Scrollen Sie an das Ende der Liste und Sie werden verschiedene Icons sehen, welche den jeweiligen Mahnstatus bezeichnen. 

Die grauen Punkte bedeuten jeweils, dass die nächste Mahnstufe erreicht ist und die Rechnung gemahnt werden kann. In unserem Beispiel gehen wir davon aus, dass wir drei Mahnstufen verwenden.

Wie erstelle ich eine Mahnung?

Die Rechnung Nr. 10-00 an Muench Röbi hat das Zahlungsziel von 20 Tagen überschritten und kann nun gemahnt werden (sichtbar am grauen Punkt hinter der Rechnung). Wir wollen Herrn Muench nun eine Zahlungserinnerung schicken. Dazu selektieren wir die zu mahnende Rechnung und klicken unten auf das Icon mit dem €-Zeichen und dem Ausrufezeichen: 

 

Entsprechend der hinterlegten Vorlage wird nun der Entwurf der ersten Mahnung gezeigt. Wie bei allen finanzspezifischen Entwürfen handelt es sich auch hier um einen 4D Write Pro Entwurf.

Sobald wir mit der Zahlungserinnerung zufrieden sind, klicken wir untern rechts auf den "Drucken"-Button um das Dokument zu finalisieren. Wie auch bei den Rechnungen wird nun eine PDF-Datei der Mahnung in das Dokumentenarchiv des entsprechenden Mandates gelegt. 

Des weiteren wird der Status des Rechnungsdatensatzes aktualisiert, da wir die erste Mahnung nun ausgelöst haben. Wo zuvor ein grauer Punkt war, steht nun eine rote 1. Daran erkennen wir, dass die Rechnung nun zum ersten mal gemahnt wurde. 

Sobald die zweite Mahnfrist auch verstrichen ist, wird wieder der graue Punkt erscheinen um uns darauf hinzuweisen, dass eine weitere Rechnung zur Mahnung fällig geworden ist. Dies erkennen Sie im obigen Screenshot bei der Rechnung Nr 9-00.

Analog zu den oben genannten Schritten können Sie später auch weitere Mahnungen schreiben. 

Wie kann ich den Mahnstatus editieren?

Haben Sie eine Mahnung zu früh erstellt und möchten dies nun rückgängig machen oder haben Sich nach dem Erstellen einer Mahnung gesehen, dass diese einen Fehler aufweist? Sie können in beiden Fällen die Mahnung noch einmal anzeigen oder die Mahnstufe anpassen.

Selektieren Sie in der Liste der offenen Rechnungen den Datensatz, den Sie anpassen möchten und klicken Sie auf das Mahnungsicon. Dieser Vorgang funktioniert nur, wenn die Rechnung keinen grauen Punkt hat.

Im folgenden Fenster können Sie nun entscheiden, ob Sie die Mahnung noch einmal sehen möchten oder ob Sie die Mahnstufe editieren möchten. Wir entscheiden uns dazu, die erste Mahnung rückgängig zu machen und klicken auf "Mahnstufe editieren".

Wir sehen nun welche Mahnungen für diese Rechnung bereits erstellt wurden und können die Mahnstufe löschen mit einem Klick auf den Papierkorb. Die Mahnstufe der Rechnung wird nun zurückgesetzt und wir sehen in der Liste der offenen Rechnungen wieder den grauen Punkt.

Wie hinterlege ich einen Mahnstopp in einer Rechnung?

Jede Rechnung hat ein Mahnschema, welches steuert nach wie vielen Tagen die Rechnung zur Mahnung markiert wird. In diesen Mahnschemen finden Sie auch die Position "Mahnstopp". 

Öffnen Sie den Rechnungsdatensatz der Rechnung, bei welcher Sie einen Mahnstopp hinterlegen möchten. Wir werden dies bei unserer Beispielrechnung Nr. 10-00 machen.

Entriegeln Sie die Einstellungen der Rechnung mit einem Klick auf das Schloss-Icon unten links.

Wählen Sie nun unter "Mahnvorlage" die Option "Mahnstopp" und sichern Sie die Änderungen indem Sie auf das blaue Häkchen oben links klicken.

In der Liste der offenen Rechnungen werden Sie nun sehen, dass die Rechnung ein neues Icon bekommen hat, welches auf den Mahnstopp hinweist.

 

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