Wie erstelle ich eine Teilrechnung?

Wie erstelle ich eine Teilrechnung?

Grundlegendes

Teilrechnungen können auf verschiedene Arten verwendet werden. Grundsätzlich können Sie diese verwenden um Leistungen zu verrechnen, die Sie in einer Endrechnung noch einmal darstellen möchten. Bitte beachten Sie, dass einer Teilrechnung keine Vorschussrechnung angerechnet werden kann. 

Teilrechnung ohne bestehende Honorarleistungen

Eine Teilrechnung kann dazu verwendet werden, um eine Position, z.b. Gebühren in Abrechnung zu bringen bevor in einem Mandat Honorarleistungen verrechnet werden. Eine Teilrechnung ist somit eine abgeänderte Form einer Vorschussrechnung. Der Vorteil einer Teilrechnung gegenüber einer Vorschussrechnung ist, dass Sie das Ertragskonto sowie auch den Empfänger individuell auswählen können. Eine Teilrechnung kann somit auch an eine verbundene Adresse verschickt werden, welche nicht als "Rechnungsempfängerin" markiert ist.
In unserem Beispiel werden wir der Gegenpartei eine Teilrechnung über den Betrag der Gerichtsgebühren senden. Öffnen Sie das Dossier auf dem Tab "Mandate" in welchem Sie eine Teilrechnung erstellen möchten. Klicken Sie auf die drei blauen Punkte im Bereich "Rechnungen" und wählen Sie "Teilrechnung".


Ein weiteres Fenster öffnet sich in welchem wir nun den Inhalt der Teilrechnung präzisieren.




Wie bei der Vorschussrechnung können Sie auch hier die Standardeinstellungen aus dem Mandat ändern. Da wir in unserem Beispiel Gebühren verrechnen, wollen wir eine Rechnung ohne MWST haben. Damit die Leistung auch richtig markiert wird, wählen wir als Kürzel "g" und präzisieren im Leistungstext, wofür die Teilrechnung gestellt wird. 

Mit einem Klick auf "Erstellen" wird die Teilrechnung nach den Vorgaben erstellt. Sie erkennen die Teilrechnung daran, dass der Datensatz mit "TR XXX-00, DATUM" benannt wird. Dieser Datensatz verhält sich wie die anderen Rechnungsdatensätze auch: bereits bei der Erstellung wird die Rechnungsnummer vergeben, diese wird aber erst definitiv, sobald Sie die Rechnung drucken, archivieren oder versenden. 

Öffnen Sie den Rechnungsdatensatz mit einem Doppelklick und kontrollieren Sie den Inhalt der Teilrechnung.


Wenn Sie mit dem Inhalt der Rechnung zufrieden sind, können Sie mit einem Klick auf das Drucker-Icon den Entwurf der Rechnung öffnen.

Um die Teilrechnung zu finalisieren und als PDF im Mandatsarchiv zu archivieren, klicken Sie auf den grossen "Drucken"-Button unten rechts. Es passieren nun einige Vorgänge automatisch:
1.) Der Rechnungsentwurf wird in ein PDF-Dokument konvertiert und im Archiv abgelegt.
2.) Die Rechnungsnummer wird definitiv vergeben
3.) Der Rechnungsdatensatz wird automatisch von den "ungedruckten Rechnungen" in die Liste der "offenen Rechnungen" verschoben.
4.) Im Dossier erscheint ein graues Häkchen hinter dem Rechnungsdatensatz

Teilrechnung mit bestehenden Honorarleistungen

Teilrechnungen können sehr nützlich sein, wenn Sie ausgewählte Leistungen an eine Drittpartei verrechnen möchten. Diese Funktion kommt vor allem zum Einsatz, wenn ein Teil der Leistungen an eine Rechtsschutzversicherung verrechnet werden sollen. In diesem Beispiel werden wir eine Teilrechnung ohne MWST an die Rechtsschutzversicherung stellen und eine Endrechnung an den Mandanten mit MWST. 

Im Dossier selektieren wir die Leistungen, die an die Rechtsschutzversicherung verrechnet werden sollen. Da wir die Anweisung haben, dass die Rechtsschutzversicherung nur die Leistungen ohne MWST bezahlen wird, wollen wir die MWST dem Mandanten verrechnen. 


Ein Fenster erscheint, in welchem wir die richtigen Einstellungen der Teilrechnung hinterlegen können. Hier ändern wir den Empfänger der Teilrechnung und die MWST-Einstellung.


Als Empfänger wählen wir die Rechtsschutzversicherung aus, die wir beim Erstellen des Mandates über die Beziehung "Mandant - Versicherung" verbunden hatten. Danach klicken wir auf "Erstellen".

timeSensor LEGAL erstellt nun wieder einen Rechnungsdatensatz und bezeichnet diesen mit "TR - XXX". TR steht hier für "Teilrechnung". Mit einem Doppelklick auf den Namen der Rechnung können Sie den Datensatz öffnen.

Überprüfen Sie den Datensatz und öffnen Sie den Entwurf mit einem Klick auf das Druckericon. Der Rechnungsentwurf erscheint. Dieser besteht, je nach gewählter Vorlage, aus verschiedenen Dokumenten. In unserem Beispiel besteht die Rechnung aus drei Dokumenten: Die Teilrechnung, das Detail dazu und der QR-Code. Diese drei Dokumente erkennen Sie an den Tabs im Header. Wenn Sie die Teilrechnung überprüft haben und diese so an den Empfänger schicken möchten, können Sie den Entwurf über den grossen Druckerbutton unten rechts finalisieren. Die Rechnungsnummer wird nun fest dem Datensatz zugeteilt. Die Teilrechnung sollte nur gelöscht werden, wenn die Rechnungsnummern nicht fortlaufend sein müssen.

Im Dossier sehen Sie nun hinter den Leistungen, die in einer Teilrechnung verrechnet wurden ein grünes Häkchen. Diese Leistungen sind nun provisorisch verrechnet, können aber noch angepasst werden. Dies ist vor allem dann nützlich, wenn die Rechtsschutzversicherung einen tieferen Stundenpreis bezahlt und Sie die Differenz dem Mandanten weiterverrechnen möchten. 
Wir verrechnen nun die Leistungen mit dem grünen Häkchen noch einmal in einer Endrechnung und ziehen die bezahlte Teilrechnung ab. Somit erhalten wir dann eine Rechnung an den Mandanten, in welcher nur der MWST-Betrag verrechnet wird, da die Leistungen bereits über die Teilrechnung beglichen wurden.
Auch diese Rechnung kann nun finalisiert und an den Mandanten verschickt werden.


Weitere Artikel zu den Teilrechnungen finden Sie hier:

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