Wie kann ich mobil mit dem Web Timesheet Leistungen erfassen?

Wie kann ich mobil mit dem Web Timesheet Leistungen erfassen?

Hintergrund

timeSensor LEGAL 365 verfügt nebst dem klassischen, in die Applikation eingebauten Timesheet nun auch über ein Web Timesheet. Das Web Timesheet kann in einem Web Browser aufgerufen werden und somit auch auf portablen Geräten wie iPad oder Smartphone eingesetzt werden. Das Web Timesheet ist permanent synchronisiert mit dem klassischen Timesheet. Sie können beide Timesheets auch parallel verwenden.

Einrichtung

Damit das Web Timesheet komfortabel bedient werden kann, muss es einmal eingerichtet werden. Dies bedeutet:
  1. Freischaltung der Funktionalität in timeSensor LEGAL 365
  2. Integration des Web Timesheets mit Microsoft 365 (optional)
  3. Hinzufügen des Web Timesheets zum Home Bildschirm des Smartphones (optional)
  4. Einrichten eines Passkeys (optional)
Die Integration mit Microsoft 365 ermöglicht es, die Authentifizierung über die Microsoft 365 Anmeldung durchzuführen. Dies hat den Vorteil, dass Sie zum Anmelden kein zusätzliches Passwort benötigen.

Das Einrichten eines Passkeys ermöglicht es auf Smartphones oder anderen entsprechend ausgestatteten Geräten, die biometrische Authentifizierung zu nutzen (z.B. Fingerabdruck oder Kamera). Dies hat den Vorteil, dass Sie zum Anmelden kein zusätzliches Passwort benötigen.

Um die Funktionalität freizuschalten:
  1. Navigieren Sie zunächst zu Einstellungen - Admin - Spezial - System
  2. Klicken Sie im unteren Bereich des Fensters auf die folgende Schaltfläche: Web App Settings  
  3. Aktivieren Sie dort die gewünschten Funktionalitäten
  4. Wenn Sie die Aktivierung abgeschlossen haben, speichern Sie Ihre Einstellungen
Nachdem die entsprechenden Funktionalitäten aktiviert wurden, können Sie das Web Timesheet durch Eingabe Ihrer timeSensor LEGAL 365 Serveradresse/ Netzwerkadresse im Browser ansteuern. An einem Beispiel: 
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Login

Anschliessend können Sie sich online wie gewohnt mit Ihren timeSensor LEGAL 365 Login-Daten, via der eingerichteten biometrischen Authentifizierung (Passkey) oder via Microsoft im Web Timesheet anmelden.


Erfassung von Leistungen

Erfassung einer Einzelleistung

Um einzelne Leistungen im Web Timesheet zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:


1. Wählen Sie Eintrag hinzufügen, um eine neue Leistung zu erfassen. 
2. Wählen Sie das Datum und das Mandat, auf welches Sie die Leistung erfassen möchten. 
3. Erfassen Sie Leistungskürzel, Zeitaufwand und Leistungstext.  Analog zum in timeSensor LEGAL 365 integrierten Timesheet, kann auch hier die Angabe von Zeiten unmittelbar hinter der Angabe des Leistungskürzels erfolgen. Bsp: h73 für ein Aktenstudium von 73 Minuten.
4. Fügen die der Leistung ggf. Details hinzu. Diese werden in die Detailspalte im Timesheet übernommen und erscheinen nicht auf der Rechnung. 
5. Die Checkbox zur Verrechenbarkeit der Leistung wird automatisch nach Massgabe der Einstellung auf der Mandatsebene des Mandates angelegt. Hier muss demnach nur eine Anpassung erfolgen, wenn beispielsweise eine verrechenbare Leistung auf ein nicht verrechenbares Mandat erfasst wird. 

Erfassung mehrerer Leistungen via der Timer-Funktion

Klicken Sie auf den Funktionsbutton Timer starten, um einen neuen Timer zu starten
Ein Timer beginnt zu laufen. Die Leistung, für welche der Timer läuft, kann jeweils via der Schaltflächen rechter Hand pausiert, finalisiert oder gelöscht werden. Wir der Eintrag finalisiert, also final erfasst, wird dieser nach unten in die Liste der bereits erfassten Timesheet Leistungen verschoben.

Dabei können beliebig viele Timer gleichzeitig gestartet werden. Der Punkt neben der Zeitangabe, sowie die Stop- und Play Symbole, weisen auf laufende oder pausierte Timer hin. 

Eine Vorauswahl der Leistung ist nicht notwendig. Praktische Anwendung findet dies, wenn beispielsweise inmitten eines Aktenstudiums ein Telefonat über ein anderes Mandat angenommen wird. So kann bei Aufnahme des Aktenstudiums der erste Timer gestartet werden, bei Abnahme des Telefons wird dieser pausiert und ein zweiter Timer gestartet. Nach Beenden des Telefonates kann bequem das Mandat für den zweiten, bereits laufenden Timer nacherfasst werden. Ist dabei noch kein Mandat ausgewählt, wird der eingetragene Leistungstext anstelle des Mandatsnamens angezeigt.




Mit Klick auf die Schaltfläche Senden oder Speichern der Timer Leitung wird diese sowohl in den unteren Bereich des Web Timesheets übertragen, als auch in das in timeSensor LEGAL 365 integrierte Timesheet synchronisiert. Bei Bedarf kann die Leistung wieder geöffnet und modifiziert werden. 

Bearbeitung und Anzeige von Leistungen

Zeitbereich der Anzeige

Durch Auswahl eines Zeitbereiches kann die Anzeige der im unteren Bereich ausgegebenen Leistungen gesteuert werden. Der Default liegt dabei, analog zum integrierten Timesheet immer auf dem aktuellen Tag.



Bei Auswahl einer oder mehrerer Leistungen erscheint die Schaltfläche Aktionen. Diese bietet die Möglichkeit, Leistungen vom Web Timesheet unmittelbar ins Dossier zu übertragen und Leistungen zusammenzuführen (Konsolidierung). Bitte beachten Sie, dass nur solche Leistungen zusammengeführt werden können, die vom selben Sachbearbeiter auf demselben Mandat erfasst wurden!



Summenfunktion

Analog zum in timeSensor LEGAL 365 integrierten Timesheet besitzt auch das Web Timesheet eine automatische Summenfunktion.
Datumsbereich der aufgeführten Leistungen, sowie auch die Aufschlüsselung der dort gezeigten Werte kann durch Bedingung der entsprechenden Schaltfläche rechter Hand ausgeklappt werden.


Durch Ausklappen der Liste via des Pfeilsymbols erhalten Sie eine feiner gegliederte Übersicht der Struktur der aufgeführten Leistungen. 



Durch Bedienen der beiden Schaltflächen an äusseren rechten Rand, kann die Liste der angezeigten Leistungen eingeklappt oder sortiert werden.