Wie lösche ich archivierte Mandate nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?
Situation
Im Allgemeinen kann die Anwaltskanzlei individuelle Fristen für die Aufbewahrung von Akten und Informationen festlegen, solange sie explizite gesetzliche Vorgaben nicht unterschreitet. So müssen steuerlich relevante Unterlagen wie Rechnungen und entsprechender Schriftverkehr zehn Jahre lang aufbewahrt werden, Anwaltsakten mindestens sechs Jahre und Notarakten mindestens sieben Jahre. Viele Rechtsanwaltskammern empfehlen insbesondere aus Haftungsgründen die Archivierung von Handakten für mindestens zehn Jahre - eine praktische Richtlinie, um die verschiedenen Fristen zu harmonisieren.
Darüber hinaus können weitere individuelle Regelungen von der Kanzlei festgelegt werden, zum Beispiel eine Aufbewahrungsdauer im Erbrecht von 30 Jahren. Es ist entscheidend, dass die jeweiligen Verfahren zur Archivierung und Löschung klar in den Mandatsunterlagen und Datenschutzhinweisen angegeben sind. Letzteres ist ein Hinweis darauf, dass die Löschung nicht nur aus physischen oder elektronischen Platzgründen erfolgt, sondern vorwiegend aufgrund des "Rechts auf Vergessenwerden".
Vorgehensweise in timeSensor
Rufen Sie die archivierten Mandate bzw. Dossiers auf
Finanzen → Mandatsliste bei gedrückter Shift-Taste öffnen
Siehe auch:
Archivierte Mandate anzeigen lassen
Um alle archivierten Mandate anzuzeigen, filtrieren Sie nach dem Feld "Status" und geben in das Suchfeld die Zahl 2 ein.
Blenden Sie die Spalte "Entsorgen per" ein. Das ist das Datumsfeld, welches man bei der Mandatsarchivierung befüllen sollte.
Sortieren Sie die Aufstellung "Entsorgen per" aufsteigend.
Siehe auch
Wenn es Mandate gibt, bei welchen das Entsorgungsdatum nicht gesetzt ist, kann man diese einzeln öffnen und das passende Entsorgungsdatum eintragen.
Bei mehreren Mandaten ist es möglich diese anzuwählen und über Werkzeuge → Anpassen → Formel anwenden, ein Datum einsetzen lassen. Zum Beispiel:
[Mandate]Entsorgen per:=!01.04.2024!
Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit OK.
Archivierte Mandate löschen
Wählen Sie über Werkzeuge die Langzeitarchivierung
In diesem Fenster befinden sich nur die Mandate, in denen bei der Archivierung das Datum gesetzt wurde, ab dem sie gelöscht werden können.
Markieren Sie die Mandate, die gelöscht werden sollen und klicken Sie auf "Löschen und Überführen in das Langzeitarchiv". Mit Bestätigung der Sicherheitsabfrage können Sie im nächsten Schritt einen bereits bestehenden Ordner auswählen, oder einen Neuen Ordner anlegen, in den die Mandate exportiert werden.
Nach dem Export haben Sie erneut die Möglichkeit, die Löschung zu bestätigen:
Mit Klick auf OK werden die Daten endlich gelöscht. Mit der Bestätigung erhalten Sie noch folgenden Hinweis:
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