Comment fonctionne la fonction de "répartition du rendement fondée sur des règles" ?
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Si vous avez des règles différentes selon lesquelles vous répartissez les revenus entre vos employés, vous devrez peut-être activer la répartition des revenus en fonction des règles. Je vous expliquerai comment cela fonctionne dans l'article suivant.
Activer la distribution des revenus
Après avoir activé le module de répartition des recettes basé sur des règles, assurez-vous que sous Paramètres - Finances - Débiteurs, la case DISTRIBUTION DES RECETTES est cochée.
Créer des comptes de recettes
L'idée de la répartition des recettes fondée sur des règles est de répartir les paiements entrants selon certaines règles. Cette répartition se fait par imputation sur différents comptes de recettes. Par conséquent, dans un premier temps, vous devez ouvrir un compte de revenus personnels dans le plan comptable pour chaque gestionnaire de sinistre à bénéficier. Chaque greffier reçoit alors la part des recettes auxquelles il a droit, directement comptabilisée sur ce compte.
Attribuer des comptes de recettes
Ensuite, vous devez attribuer à chaque employé son compte personnel. Vous pouvez le faire sous Paramètres - Données de base - Commis. Là, ouvrez les greffes respectifs et sélectionnez le compte correspondant. Bien entendu, vous pouvez également créer un compte de recettes générales pour le cabinet d'avocats (un pot de partenariat) et l'attribuer aux greffiers qui ne devraient pas avoir de compte de recettes personnelles (par exemple les associés).
Préparer les groupes de pouvoir
Tous les bénéfices ne peuvent pas être répartis sur le total. Par conséquent, les groupes de services pour les dépenses, les coûts, etc. peuvent être exclus de la répartition des revenus. Vous devez donc passer en revue tous les groupes de services en préparation et cocher la case Exclure de la distribution des revenus pour tous les groupes de services qui ne doivent pas être inclus dans l'algorithme de distribution.
Définir les règles de répartition
Allez à n'importe quel client et ouvrez un client par un double clic. Si vous allez maintenant à l'onglet Facturation, vous trouverez une nouvelle icône à côté de Compte de recettes. Cliquez sur cette icône et une nouvelle fenêtre s'ouvrira dans laquelle vous pourrez saisir la répartition de vos revenus.
Cliquez sur le signe plus gris en bas à droite et entrez la première spécification de votre règle. Dans notre exemple, le démarcheur devrait obtenir une part d'acquisition de 10 % du chiffre d'affaires total pendant quatre ans. Pour ce faire, saisissez le pourcentage dans le premier champ (la part restante de 100 % est affichée en italique ci-dessous) et saisissez le nom de cette part dans le deuxième champ. Ce nom sera visible dans la comptabilité. Si vous avez déjà créé certaines règles, vous pouvez également choisir parmi une liste de labels déjà utilisés en cliquant sur la flèche noire à côté du label.
Dans le menu déroulant Aux bénéficiaires, vous pouvez sélectionner qui a droit à la part. Dans notre cas, il s'agit du démarchage, mais vous pouvez également choisir parmi toutes les dénominations et tous les employés de votre entreprise.
Dans le menu suivant, vous avez la possibilité de sélectionner le compte vers lequel l'action sera envoyée. Si vous choisissez Automatique, le compte de l'employé sélectionné sera utilisé.
Dans le menu de vous pouvez définir si la part dépend du chiffre d'affaires total (habituel), ou du revenu propre.
Enfin, vous pouvez limiter la validité de cette spécification en la cochant. À cet effet, une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous pouvez saisir la date d'expiration de la valeur par défaut.
Cliquez sur OK pour enregistrer le préréglage. Vous pouvez ajouter autant de valeurs par défaut que vous le souhaitez. Veuillez toutefois noter que la totalité des 100 % doit être distribuée à la fin si vous ne voulez pas que les revenus perçus restent dans le compte de revenu standard.
Dans notre exemple, nous avons ensuite alloué 5 % des recettes totales au chef de mandat et les 85 % restants aux greffiers en fonction des recettes qu'ils ont générées.
Ces trois spécifications forment ensemble la règle de répartition. Vous pouvez maintenant le sauvegarder pour une utilisation ultérieure. Pour ce faire, cliquez sur la roue dentée en haut à droite et sélectionnez Sauvegarder la règle..... Dans la fenêtre suivante, entrez le nom de cette règle. Ce nom est uniquement interne et ne peut être vu par le client. Il vous suffit maintenant de cliquer sur la roue dentée dans les prochains mandats pour appeler la règle ainsi sauvegardée.
En cliquant sur OK, la fenêtre se ferme et l'icône à côté du compte de revenus est maintenant bleue. Cela vous indique que la règle est désormais active et sera appliquée.
Assurez-vous également que les employés bénéficiaires sont définis dans la rubrique "Vue d'ensemble" - dans notre cas, il s'agit des responsables des acquisitions et des mandats. Sinon, les pourcentages de recettes définis pour eux se retrouveront dans le compte de recettes sans affectation.
Appliquer la règle de répartition
Maintenant, créons une facture et voyons comment les règles sont appliquées dans le programme. La facture peut être créée normalement, comme vous en avez l'habitude. Dans la fiche de la facture, vous avez toujours la possibilité de modifier la règle de répartition pour cette facture spécifique via l'icône bleue désormais familière située à côté du compte de revenus. La règle initiale du mandat demeure et sera également appliquée aux factures ultérieures. Sinon, la facture aura toujours la même apparence que toutes les autres.
Vous verrez les effets de la règle de distribution dès que le paiement entrant est enregistré. timeSensor LEGAL va maintenant distribuer immédiatement le montant reçu aux personnes définies selon la règle.
Dans l'onglet Comptes du dossier, vous pouvez également voir que TimeSensor LEGAL a non seulement distribué les revenus selon les règles, mais a également déduit correctement la TVA de chaque montant partiel. Sur la photo, nous voyons l'aperçu du compte du gestionnaire de clientèle Michael Muster.
Il ne vous reste plus qu'à déterminer pour tous les mandats restants si et quelle règle de répartition doit leur être appliquée. N'oubliez pas de faire usage de la possibilité de sauvegarder les règles.
Bien entendu, chaque partenaire aimerait savoir à quelle part il a droit. À cette fin, vous pouvez imprimer la feuille de compte de son compte de revenus personnels pour chaque commis bénéficiaire de la comptabilité.
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