Comment identifier les conflits d'intérêts ?
C'est ainsi que vous évitez les conflits d'intérêts
Reconnaître et éviter les conflits d'intérêts est l'un des devoirs centraux de la profession d'avocat. timeSensor LEGAL vous accompagne avec un filet de sécurité à double fond, grâce à notre vérification des conflits d'intérêts en deux étapes :
1. Pré-examen
Le but de la vérification préalable est d'identifier rapidement et facilement si un nouveau mandat peut être accepté. La vérification préalable peut être effectuée, par exemple, en contact téléphonique direct avec le client potentiel, ou selon un processus standardisé avant la création d'un dossier client.
Ouvrez d'abord la liste des clients sous Adresses. Vous appelez le contrôle préliminaire via le menu "Outils" dans la liste d'adresses et sélectionnez "Rechercher des conflits d'intérêts". Alternativement, vous pouvez ouvrir la fenêtre en maintenant la touche Alt/Option enfoncée et en cliquant sur l'icône "plus" pour ajouter un dossier. La boîte de dialogue vous permet de filtrer à la fois un client potentiel et une contrepartie potentielle.
L'algorithme de recherche recherche tous les types de conflits, y compris ceux qui résultent de relations d'adresses indirectes.
Les éléments suivants seront vérifiés pour le client potentiel :
- est-il déjà inscrit dans la base de données en tant que contrepartie ou en tant que salarié ?
- est-il lié par une relation pertinente à un contact enregistré comme contrepartie ? Les relations hiérarchiques de toute profondeur sont ici prises en compte.
- est-il associé dans un mandat en qualité de contrepartie ?
- entretient-il une relation pertinente avec un interlocuteur associé à un mandat en tant que contrepartie ? Les relations hiérarchiques de toute profondeur sont ici prises en compte.
- est-il enregistré en tant que contrepartie dans des bases de données connectées ?
Les éléments suivants sont vérifiés pour la contrepartie potentielle :
- est-elle déjà enregistrée dans la base de données en tant que cliente ou en tant qu'employée ?
- a-t-elle une relation pertinente avec un contact enregistré comme client ? Les relations hiérarchiques de toute profondeur sont ici prises en compte.
- y a-t-il un mandat pour eux dans la base de données ?
- a-t-elle une relation pertinente avec un interlocuteur pour qui un mandat existe ?
- est-il enregistré en tant que client dans des bases de données connectées ?
Vous pouvez utiliser le curseur "Tolérance" pour influencer la tolérance de recherche afin que les noms mal saisis ne deviennent pas un piège. Une tolérance de recherche de zéro recherche exactement la chaîne saisie. Plus vous déplacez le curseur vers la droite, plus la recherche devient floue. A cet effet, les algorithmes "Soundex" et "Levenshtein distance" sont combinés afin de détecter les noms à consonance similaire dans la base de données.
Remarque : lors de la recherche d'adresses connectées, les relations définies dans timeSensor LEGAL sont utilisées. Cependant, seules les relations pertinentes sont prises en compte. Si le menu "Participation au conflit" est réglé sur "Non impliqué" dans une relation, la relation ne sera pas prise en compte.
2. Examen
Si l'examen préliminaire n'est pas effectué ou n'est pas effectué correctement, il y a un examen ultérieur dans la deuxième étape. Celui-ci recherche en permanence les conflits en arrière-plan et les signale en envoyant un ticket au gestionnaire de mandat concerné.
Les conflits trouvés peuvent être visualisés dans la fenêtre Conflits d'intérêts. Un conflit existant est résolu soit en supprimant à nouveau le mandat, soit par un partenaire approuvant le conflit avec une petite justification. En conséquence, le conflit est considéré comme connu, mais accepté comme justifié.
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