Comment puis-je marquer et gérer séparément les mandats pertinents pour la LBA dans timeSensor LEGAL ?
Situation de départ
Avec l'adaptation de la loi fédérale sur la lutte contre le blanchiment d'argent (LBA), les avocats doivent s'assurer que les dossiers pertinents pour la LBA dans certains mandats (par ex. ventes immobilières ou d'entreprises) sont séparés des autres mandats sont gérés et conservés séparément Cela peut concerner un même client qui a à la fois des mandats pertinents pour la LBA et d'autres non — seuls certains doivent être marqués en conséquence.
Solution : Add-In A01 « Champs additionnels »
À cette fin, nous recommandons l'Add-In A01 Champs additionnels. Cela vous permet d'ajouter des champs personnalisés directement au mandat — par exemple un champ « Pertinent LBA » (Oui/Non ou case à cocher).
Avantages de cette solution :
- Le champ personnalisé est spécifique au mandat : Pour un même client, certains mandats peuvent être marqués comme pertinents pour la LBA, d'autres non.
- Le champ peut être défini comme « obligatoire » , ce qui oblige à le remplir lors de la création d'un nouveau mandat.
- Le champ apparaît dans la liste des mandats et peut y être affiché, recherché et trié.
- Il est possible de créer filtres et analyses sur la base de ce champ.
Voici comment procéder
- Réservez l'Add-In A01 Champs additionnels (si ce n'est pas encore fait – contactez notre équipe commerciale).
- Définissez un nouveau champ personnalisé pour le mandat, par exemple :
- Nom du champ :
GWG-relevant - Type de champ : case à cocher ou liste déroulante (Oui / Non)
- Nom du champ :
- Optionnel : définissez le champ comme « obligatoire »« obligatoire », afin qu'il doive être rempli pour chaque nouveau mandat.
- Affichez le champ dans la liste des mandats pour obtenir une vue d'ensemble de tous les mandats pertinents pour la LBA.
timeSensor LEGAL offre avec les champs additionnels une possibilité flexible de classification des mandats. La mise en œuvre des obligations LBA en matière de protection des données et de surveillance (documentation, conservation, exigences SRO) relève de la responsabilité de l'étude d'avocat. Nous recommandons de coordonner la configuration avec votre délégué SRO.
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