Que dois-je prendre en compte lors de l’arrivée et du départ d’un employé ?

Que dois-je prendre en compte lors de l’arrivée et du départ d’un employé ?

Cette entrée décrit ce que vous devez prendre en compte lors de l'entrée ou de la sortie des employés dans timeSensor LEGAL. Vous devez disposer des droits d'administrateur pour cela.

Entrée des employés

1. Enregistrement de l'adresse de l'employé​
Allez dans la gestion des adresses, cliquez sur le bouton Employé et ajoutez l'adresse du nouvel employé. Astuce : sélectionnez l'enregistrement du cabinet avant de cliquer sur le bouton Plus. Cela ajoutera directement le nouvel employé comme membre du cabinet. Ouvrez ensuite le dossier nouvellement créé de l'employé, cliquez sur le bouton
Accueil et ajoutez également l'adresse personnelle.

2. Création d'un compte utilisateur
Pour que le nouvel employé puisse utiliser timeSensor LEGAL, vous devez créer un compte utilisateur pour lui. Allez dans la section Paramètres, cliquez sur le bouton
Utilisateurs et ajoutez un nouveau compte utilisateur. N'oubliez pas de connecter l'adresse de l'employé précédemment créée dans le compte utilisateur. Utilisez pour cela le champ
Adresse utilisateur. Le nouvel utilisateur doit faire partie d'au moins un groupe d'utilisateurs sur la page Connexion, sinon vous ne pourrez pas enregistrer l'enregistrement. Si l'employé travaille en tant que gestionnaire dans le cabinet, vous devez également lui attribuer une icône appropriée. 

Idea
Après avoir créé le nouvel employé, vous pouvez, dans l'éditeur d'utilisateurs réorganiser l'enregistrement du nouvel employé par glisser-déposer de manière à ce qu'il soit placé correctement dans la hiérarchie du cabinet. Cela détermine également la position du nom dans la boîte de dialogue de connexion.


3. Enregistrement en tant que gestionnaire (optionnel)
Si le nouvel employé travaille activement en tant que gestionnaire dans le cabinet, vous devez l'enregistrer en tant que gestionnaire. Cela lui permettra également d'obtenir un espace de travail personnel. Allez dans la section Paramètres, cliquez sur le menu Données de base et sélectionnez Gestionnaire. Cliquez sur le gros bouton Plus pour ajouter l'employé en tant que gestionnaire. Options. 

Idea

Si vous avez créé plusieurs entités dans votre logiciel de cabinet, vous devez effectuer cette étape pour chaque entité dans laquelle le nouvel employé doit travailler en tant que gestionnaire.














Sortie des employés

1. Mettre l'adresse de l'employé sur "inactif" 
​Allez dans la gestion des adresses, cliquez sur le bouton Employé et ouvrez le dossier de l'employé en double-cliquant. Changez le statut en Inactif et enregistrez l'enregistrement. L'adresse apparaît maintenant en gris dans la liste. Si vous n'avez rien d'important enregistré dans le dossier, vous pouvez également le supprimer.

2. Désactiver le compte utilisateur
Allez dans la section Paramètres, cliquez sur le bouton Utilisateurs et ouvrez le compte utilisateur. Désactivez le compte sur la page Connexion. L'utilisateur n'apparaîtra plus dans la boîte de dialogue de connexion et ne consommera plus de licence.

3. Supprimer le gestionnaire
Allez dans la section Paramètres, cliquez sur le menu Données de base et sélectionnez Gestionnaire. Sélectionnez l'enregistrement du gestionnaire de l'employé sorti et supprimez-le. Veuillez noter que l'enregistrement du gestionnaire restera dans la base de données afin que les prestations de ce gestionnaire puissent encore être attribuées ultérieurement. 

4. Assigner un successeur
Si l'employé supprimé a encore des délais ou des rendez-vous ouverts, ou s'il est enregistré en tant que responsable de mandat, vous serez invité à choisir quel gestionnaire vous souhaitez assigner ces tâches. Vous avez également la possibilité de laisser l'assignation telle quelle.

Idea
Si vous avez créé plusieurs entités dans votre logiciel de cabinet, vous devez effectuer cette étape pour chaque entité dans laquelle l'employé a travaillé en tant que gestionnaire.