Les trois erreurs utilisateur les plus fréquentes lors du check-out et du check-in de documents

Les trois erreurs utilisateur les plus fréquentes lors du check-out et du check-in de documents

Aperçu

Lors du check-out, un document se trouvant dans les brouillons de la base de données est copié sur le poste de travail de l’utilisateur, où il est modifié puis retransmis à la base de données via le check-in. Lors de ce processus, des erreurs d’utilisation peuvent conduire à ce que, au final, la version souhaitée ne se trouve pas dans le DMS. Cet article décrit le mécanisme du check-in et du check-out et met en garde contre quelques erreurs typiques des utilisateurs.

Comment fonctionne le check-out et le check-in ?

Si, dans la zone Brouillons de timeSensor LEGAL, vous effectuez un double-clic sur un document, il se passe (de manière un peu simplifiée) ce qui suit :
  1. Votre client demande le document souhaité au serveur de base de données
  2. Le serveur de base de données recherche le document dans le répertoire des documents sur le disque dur du serveur
  3. Le serveur de base de données envoie le document souhaité à votre client
  4. Votre client enregistre le document dans un répertoire temporaire nommé « EXTERNAL_DOCS » sur votre poste de travail
  5. Le client simule un double-clic sur le document : en règle générale, Word s’ouvre alors avec le document
En effectuant un nouveau double-clic sur le document affiché en rouge dans timeSensor LEGAL, le document est à nouveau check-in. Il se passe alors (de manière un peu simplifiée) ce qui suit :
  1. Votre client recherche le document dans le répertoire temporaire « EXTERNAL_DOCS »
  2. S’il est trouvé, le client charge le document depuis le disque dur et l’envoie au serveur de base de données
  3. Le serveur de base de données enregistre le document dans le répertoire des documents sur le disque dur du serveur
  4. Le client déplace le document dans le dossier auxiliaire « EXTERNAL_DOCS_DISCARDED », où il reste encore pendant un certain temps

Quelles erreurs d’utilisation faut-il éviter ?

Erreur n° 1 : d’abord check-in, ensuite fermer

Lorsque vous double-cliquez sur le document affiché en rouge dans timeSensor LEGAL, timeSensor LEGAL importe le document présent sur le disque dur dans l’état de la dernière sauvegarde ! Fermez donc impérativement le document avant de le check-in à nouveau. Si vous faites un check-out du document, le modifiez, le check-in, et ne le fermez qu’ensuite, les modifications n’arriveront pas dans le DMS. Pourquoi ? Parce que vos modifications n’ont pas encore été écrites sur le disque dur.
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Conseil : fermez d’abord le document et ne faites le check-in qu’ensuite !

Erreur n° 2 : enregistrer le document ailleurs (sauvegarde intermédiaire)

Un autre grand classique est la procédure suivante : vous faites un check-out du document et vous le modifiez. Le document se trouve dans le répertoire temporaire « EXTERNAL_DOCS », où timeSensor LEGAL ira le récupérer lors du check-in. Vous souhaitez maintenant enregistrer rapidement un état intermédiaire du document sur le bureau afin de l’envoyer au mandant. Vous choisissez donc dans le menu de Word ou d’Excel « Enregistrer sous » et enregistrez le document sur le bureau. Ensuite, vous continuez à travailler et vous effectuez alors le check-in du document.
Avec « Enregistrer sous », le document que vous avez modifié se trouve désormais sur le bureau. Dans le répertoire « EXTERNAL_DOCS », il y a toujours le document initialement check-out.
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Conseil : si le document est en check-out, il ne doit pas être enregistré ailleurs via « Enregistrer sous ».

Erreur n° 3 : utiliser « Ouvrir les fichiers récents »

Word et Excel proposent une fonction pratique : dans le menu « Ouvrir les fichiers récents », les chemins vers les derniers documents utilisés s’affichent. Ce qui peut être utile en fonctionnement normal se révèle dangereux lors du check-out et du check-in. Chaque check-out génère un document dans EXTERNAL_DOCS et chaque check-in déplace le document vers EXTERNAL_DOCS_DISCARDED. Si vous répétez l’opération plusieurs fois, le menu se remplit de chemins, on perd facilement la vue d’ensemble et on ouvre éventuellement une mauvaise version du document.
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Conseil : n’utilisez pas le menu « Ouvrir les fichiers récents ».

Les ceintures de sécurité

Comme timeSensor LEGAL ne supprime pas simplement le document après le check-in, mais le déplace dans une sorte de salle d’attente (c’est-à-dire dans le dossier EXTERNAL_DOCS_DISCARDED), les documents peuvent être retrouvés même en cas de problèmes éventuels. Les erreurs n° 1 et n° 4 peuvent être corrigées en recherchant le document dans le dossier EXTERNAL_DOCS_DISCARDED, puis en le faisant glisser manuellement dans les brouillons.

Depuis quelque temps, les documents sont automatiquement zippés lorsqu’ils sont déplacés dans EXTERNAL_DOCS_DISCARDED. Cela évite l’erreur n° 3, car un fichier zippé ne peut alors plus être appelé depuis le menu « Ouvrir les fichiers récents ».

Sous macOS, une sécurité a été intégrée à l’aide d’AppleScript afin de prévenir l’erreur n° 1 : avant le check-in, Word ou Excel reçoivent via AppleScript l’instruction de fermer une fenêtre ouverte. Malgré cela, vous ne devriez pas vous y fier : le pilotage via AppleScript dépend du système d’exploitation et des versions d’Office utilisées. Ce qui fonctionne à un endroit ne fonctionne pas forcément ailleurs. Habituez-vous donc, dans l’idéal, à fermer d’abord les documents puis à faire le check-in.

L’alternative

Il existe en outre une alternative sûre. Vous pouvez effectuer le check-out et le check-in simplement par glisser-déposer (drag & drop). Faites glisser le document souhaité depuis les brouillons timeSensor sur votre bureau : vous pouvez ainsi également le check-out. Vous refaites le check-in du document en le faisant glisser depuis le bureau sur le document rouge dans les brouillons. Ainsi, vous gardez à tout moment la maîtrise du processus de check-out/check-in et éliminez les sources d’erreurs décrites.