Modul Kommunikator - Arbeiten mit beA Nachrichten
Allgemeines
Dieser Artikel beschreibt das Arbeiten mit beA Postfächern, die Sie in den Kommunikator eingebunden haben. Die grundlegenden Funktionen des Kommunikators, wie filtrieren, sortieren, pausieren, etc. sind im Artikel Modul Kommunikator - Arbeiten mit E-Mails beschrieben. Diese Funktionen gelten analog auch für beA Nachrichten und werden in diesem Artikel nicht nochmals beschrieben. Stattdessen fokussieren wir uns hier auf die beA spezifischen Funktionen.
Liegt auf dem beA Portal eine Störung vor?
Auf folgenden Web Seiten können Sie sehen, ob das beA Portal funktioniert, oder ob eine Störung vorliegt:
Nachrichten empfangen
Der Kommunikator verbindet sich im Hintergrund automatisch alle 5 Minuten mit dem beA-System und ruft Nachrichten aus dem dortigen Post-Eingang ab. Der Nachrichtenabruf kann alternativ über die Schaltfläche Nachrichten abrufen manuell angestoßen werden.
Die vom Kommunikator abgerufenen Nachrichten werden derzeit auf dem beA-Webportal nicht gelöscht und sind dort somit parallel weiterhin sichtbar.
Eingehende Nachrichten werden anhand des Aktenzeichens automatisch einem Mandat zugeordnet. Die beA Nachricht wird somit in ein PDF umgewandelt und mitsamt Anlagen in das Dokumentenarchiv gesichert.
Nachrichten im Posteingang sind gelb unterlegt, falls ein elektronisches Empfangsbekenntnis (eEB) abzugeben ist. Verlangt eine eingegangene Nachricht die Abgabe eines eEB, kann der eEB Inhalt des beiliegenden Strukturdatensatzes angezeigt werden:
Anschliessend kann eine eEB-Annahme oder eEB-Abgabe direkt erstellt werden und versendet werden:
Von der Gegenstelle empfangene eEBs (Annahmen, Ablehnungen) werden in der Posteingang-Liste grün oder rot markiert und mir einer gesonderten Detailansicht dargestellt.
Nachrichten erstellen / Postausgang
Eine neue beA Nachricht können Sie auf zwei Arten erstellen:
- mit dem Icon Neue Nachricht erstellen können Sie eine neue beA Nachricht direkt aus dem Kommunikator heraus erstellen - also genau so, wie Sie eine neue E-Mail erstellen würden.
- im Dokumentenarchiv machen Sie einen Rechtsklick auf ein PDF Dokument und wählen im Kontextmenu den Befehl Senden per beA mit Kommunikator. Dabei werden die Nachrichten-Felder mit den Mandanten- und Mandats-Daten vorbelegt.
So oder so, öffnet sich eine neue beA Nachricht.
- Wählen Sie einen oder mehrere Empfänger aus.
- Besteht im Dossier des Empfängers eine SAFE-ID, so wird diese vorgeschlagen
- Alternativ können Sie einen Teilnehmer über die beA-Suche direkt im beA-Gesamtverzeichnis suchen, indem Sie auf den Button An klicken
- Im unteren Teil der Maske können der Nachricht Anlagen beigefügt werden. Über das Kontext-Menu lässt sich/lassen sich:
- festlegen, ob sich um einen Schriftsatz oder eine Anlage handelt
- zusätzlich zum Dateinamen eine Bezeichnung des Dokuments erfassen
- Anhänge / Schriftsätze signieren
- die Signaturen überprüfen
- Ordnen Sie der Nachricht ein Mandat zu, wird das Aktenzeichen automatisch übernommen.
- Falls mit eigener SAFE-ID angelegt schlägt timeSensor als Absender einen berechtigten Mitarbeiter vor - es kann aber stets auch der Inhaber des beA Accounts ausgewählt werden.
Workflow optimieren
Damit timeSensor LEGAL eine neue beA Nachricht möglichst auf Anhieb vollständig ausgefüllt vorschlagen kann, sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Verknüpfen Sie den Empfänger der beA Nachricht mit dem Mandat (z.B. als Anwalt Gegenpartei) und erfassen Sie bei der Verknüpfung ein allfälliges Fremdaktenzeichen
- Stellen Sie sicher, dass beim Empfänger die SAFE-ID bereits in dessen Dossier korrekt eingetragen ist
- Stellen Sie sicher, dass in den Parametern/System/Nachricht die Konfiguration des Nachrichtenbetreffs wie gewünscht eingestellt ist, also z.B.
- ::#Reference#:: (wenn Sie nur das Aktenzeichen einsetzen möchten)
- ::#Reference#:: #Matter# (wenn Sie das Aktenzeichen, gefolgt vom Feld 'in Sachen' einsetzen möchten)
Hinweis: im Gegensatz zu einer Email Nachricht, besteht bei einer beA Nachricht ein separates Feld für das Aktenzeichen. Der Kommunikator verschiebt das Aktenzeichen deshalb automatisch vom Betreff in das entsprechende Feld der beA Nachricht. - Wenn Sie diese Tipps beachten, wird der Kommunikator die neue beA Nachricht so weit als möglich vorbereiten: mit ausgefüllten Aktenzeichenfeldern, Betreff und der Verknüpfung zum Mandat.
Postausgang
Wurde zu einer verschickten Nachricht von der Gegenstelle eine eEB-Annahme oder Ablehnung empfangen, so ist sie rot oder grün markiert.
Signieren von Anlagen in einer einfachen Umgebung
Sie signieren eine Anlage, indem Sie mit einem Rechtsklick das Kontextmenu aufrufen und dort den Befehl Signieren wählen. Bitte stellen Sie sicher, dass der Karteleser angeschlossen und eine Signaturkarte eingelegt ist. Gelegentlich verlangen Kartenleser, dass eine länger eingelegte Karte entnommen und neu eingesteckt wird.
timeSensor LEGAL signiert die Anlagen nicht selber, sondern ruft lediglich ein von der BRAK zur Verfügung gestelltest, Java-basiertes Signaturtool auf. Die BRAK Lösung unterstützt derzeit keine Fernsignatur. Sie können das BRAK Signaturtool aber mit auch alternativen Signaturkarten einsetzen oder andere Signaturlösungen verwenden (z.B. Governicus) und die erzeugte Signaturdatei dem Anhang als Anlage per Drag & Drop hinzufügen.
timeSensor prüft zunächst, ob die Treiber auf der Arbeitsstation des Anwenders in der aktuellen Version vorliegen und führt erforderlichenfalls einen Download / Update durch.
Im Anschluss führt Sie die Anwendung durch den Signaturprozess und zeigt nach erfolgreichem Abschluss die Signatur-Datei mit der Endung .p7s in der Liste der Anhänge an. Die Signatur wird von timeSensor nach Erzeugung automatisch geprüft, so dass auch das Prüfprotokoll (Kontextmenu: Signatur prüfen) angezeigt werden kann.
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