Wie konfiguriere ich das Anstossen von E-Mails aus timeSensor heraus?
E-Mails aus tSL anstossen - richtig konfiguriert
Hintergrund
An verschiedenen Stellen von timeSensor LEGAL, zum Beispiel im Dossier oder in der Mandatsmappe, können Benutzer eine neue E-Mail anstossen. Dies bedeutet, dass tSL die Daten für eine neue E-Mail bereitstellt (Empfängeradresse, Betreff, Body-Text, Anlagen, etc.) und diese Informationen an den installierten externen E-Mail Client (Outlook, Apple Mail) weiterreicht. Das kann trickreich sein, da sich diese E-Mail Clients in den verschiedenen Versionen und unter Windows oder macOS jeweils anders verhalten.
Konfiguration
Damit die Übergabe mit möglichst vielen Konfigurationen und Varianten möglichst gut funktioniert, kann man in den Parametern von timeSensor LEGAL eine ganze Reihe von Einstellungen vornehmen. Es lohnt sich hier zu testen, welche Konfiguration im Einzelfall in der eigenen Umgebung am besten funktioniert. Den Konfigurationsdialog rufen Sie auf, indem Sie sich in den Bereich Einstellungen/Parameter begeben. Klicken Sie dort auf System und auf den neuen Tab E-Mail (Sie benötigen Administrationsrechte). Der folgende Dialog erscheint:
Betreff und Text
In diesen Feldern können Sie Standardtexte übergeben, welche in die neu angestossene E-Mails automatisch eingesetzt werden sollen. Hier sind insbesondere einige Variablen verfügbar, welche von tSL automatisch bei der Übergabe befüllt werden. Sie können diese Variablen aus dem Aktionsmenü rechts vom Feld abrufen:
| Variable | Bedeutung |
| #Reference# | Feld Unser Zeichen, also eigenes Aktenzeichen des aktuell gewählten Mandats (z.B. 1020-00|21). Wenn Sie die automatische Zuordnung (Postfenster oder Kommunikator) verwenden, dann sollten Sie vor und nach der Variabel den doppelten Doppelpunkt einsetzen -> ::#Reference#:: |
| #Name# | Feld Name, also der Name des aktuell gewählten Mandats (z.B. Scheidungsklage). Sofern Sie Ihren Mandatsnamen das Aktenzeichen vorangestellt haben, wird dieses bei der Übergabe automatisch entfernt. Aus 1020-00|21 Scheidungsklage wird somit nur Scheidungsklage. |
| #Receiver# | Vollständiger Name der Mandantin, welcher das aktuell gewählte Mandat zugeordnet ist (z.B. Ronald Meister oder Buderus AG). |
| #Matter# | Feld In Sachen des aktuell gewählten Mandats (z.B. Krämer ./. Müller) |
| #Category# | Feld Gebiet bzw. Referat des aktuell gewählten Mandats (z.B. Zivilrecht) |
| #Salutation# | Briefanrede der Mandantin, welcher das aktuell gewählte Mandat zugeordnet ist (z.B. Sehr geehrte Frau Krämer) |
| #empty# | Diese Variable wird ersetzt durch einen Leertext. Sie ist nur notwendig, weil bestimmte Umgebungen Probleme damit haben, wenn kein Text übergeben wird. |
Schriftart und Schriftgrösse
Abhängig von den Gegebenheiten Ihrer Infrastruktur, Ihrem E-Mail Client und der gewählten Technologie der Übergabe ist es möglich, dass der Body Text der neuen E-Mail in einer bestimmten Schriftart oder Schriftgrösse aufbereitet wird. Dies ist nur unter Windows möglich, da macOS HTML via AppleScript derzeit nicht unterstützt. Mit einem Rechtsklick auf das Feld Text können Sie ein Kontextmenü aufrufen, welches Ihnen erlaubt, die Schrifteigenschaften zu definieren.
Sie erzeugen so einen HTML Text, welcher an Ihren Email Client übergeben wird. Es kann vorkommen, dass Ihr Email Client die Schriftgrösse nicht genau übernimmt. Sollte dies der Fall sein, so experimentieren Sie mit verschiedenen Schriftgrössen, bis das Endresultat auf dem von Ihnen verwendeten Email Client stimmt.
BCC
Bei der automatischen Zuordnung ausgehender E-Mails kann es nützlich sein, dass tSL automatisch eine Blindkopie in das Archivpostfach sendet. Dadurch wird die ausgehende E-Mail vom Postfenster oder vom Kommunikator verarbeitet. Andererseits können Sie auch auf Ihrem E-Mail Server über eine Regel ("Transport Rule") sicherstellen, dass ausgehende E-Mails automatisch in das Archivpostfach gelangen. In diesem Fall benötigen Sie kein zusätzliches BCC.
Technologie
Abhängig vom Betriebssystem können unterschiedliche Übergabetechniken verwendet werden. Prüfen Sie, welche Übergabetechnik bei Ihnen zum besten Ergebnis führt:
| Technologie | Erläuterung |
| mailto: | Bei dieser Übergabetechnik wird eine .eml Datei erzeugt und dem E-Mail Client eine URL übergeben. Unter Windows können auch Schriftart und -stil berücksichtigt werden. Ebenso werden Anlagen unterstützt. Der Cursor steht bei der neuen E-Mail stets an der ersten Stelle. |
| script | Bei dieser Übergabetechnik wird ein Visual Basic Script ausgeführt und Microsoft Outlook direkt angesteuert (Windows). Dadurch kann auch der Cursor an das Ende des eingesetzten Textes gesetzt werden. Je nach den Sicherheitseinstellungen Ihrer Infrastruktur könnte es aber sein, dass das Betriebssystem eine Sicherheitsabfrage durchführt. |
| legacy | Diese Einstellung wird aus Gründen der Rückwärtskompatibilität weitergeführt. Es handelt sich um einen etwas älteren Ansatz. |
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