Warum werden aus Outlook gesendete E-Mails bei einem Drag-and-drop in timeSensor LEGAL nicht korrekt klassifiziert?

Warum werden aus Outlook gesendete E-Mails bei einem Drag-and-drop in timeSensor LEGAL nicht korrekt klassifiziert?

Kontext

In timeSensor LEGAL basiert die automatische Klassifizierung von per Drag-and-drop eingefügten E-Mails unter anderem in den Kopfzeilen der Nachricht (auch Headers genannt). Diese Header enthalten wesentliche technische Informationen wie Absender, Empfänger, Nachrichten-IDs oder den sendenden Server.

Aufgetretenes Problem

Wenn ein Benutzer eine gesendete E-Mail aus Outlook per Drag-and-drop in timeSensor LEGAL zieht, kommt es vor, dass diese nicht korrekt klassifiziert wird (fehlende Metadaten).

Technische Erklärung

Wird Outlook mit einem Exchange-Konto (oder Microsoft 365) verwendet, werden gesendete E-Mails im Ordner Gesendete Elemente in einem speziellen, Microsoft-eigenen Format gespeichert: als MAPI-Objekt. Im Gegensatz zu empfangenen E-Mails besitzen diese Nachrichten kein vollständiges MIME-Format und enthalten keine Internet-Header.

Das bedeutet:

  • Informationen wie Absender, Empfänger oder Nachrichten-ID sind nicht als Header in der Nachricht enthalten.

  • Diese Informationen existieren zwar, liegen jedoch in Form interner MAPI-Eigenschaften vor, die nicht über einfaches Drag-and-drop zugänglich sind.

Wenn also eine E-Mail aus Outlook in eine andere Anwendung (wie timeSensor LEGAL) gezogen wird, überträgt Outlook nicht alle Metadaten, da die Rohversion der Nachricht keine Header enthält. Mit anderen Worten: timeSensor LEGAL kann die Header nicht analysieren, weil sie fehlen – und die automatische Klassifizierung schlägt fehl oder liefert unerwartete Ergebnisse.

Lösung

Wir empfehlen, eine Archiv-Mailbox in Verbindung mit unserem Kommunikator-Modul zu verwenden, um die E-Mail-Archivierung vollständig zu automatisieren. Das Drag-and-drop-Verfahren ist leider kein zuverlässiger oder dauerhafter Weg zur E-Mail-Archivierung. Weitere Informationen zum Kommunikator finden Sie hier. Für weitere Auskünfte steht Ihnen auch Ihre Account Managerin zur Verfügung.

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