Was ist nach einem Jahreswechsel zu beachten?

Was ist nach einem Jahreswechsel zu beachten?

Zum Jahreswechsel gibt es für den Administrator von timeSensor LEGAL einige Dinge zu beachten und zu kontrollieren. Im folgenden Eintrag sowie in dem Artikel zur Jahresabgrenzung https://support.timesensor.com/portal/de/kb/articles/116-x-jahresabgrenzung-19-12-2023-1 finden Sie die wichtigsten Informationen.

Buchhaltung

Meist werden in den ersten Monaten des neuen Jahres noch Buchungen erfasst, welche zum alten Jahr gehören. Dies ist grundsätzlich kein Problem. Sie können Leistungen, Zahlungen und Rechnungen problemlos rückdatieren, solange die Buchhaltung in timeSensor LEGAL für Buchungen im alten Jahr noch geöffnet ist. Wenn Sie sich im Februar oder März überzeugt haben, dass alle Geschäftsvorfälle des alten Jahres erfasst sind, dann schliessen Sie die Buchhaltung, so dass nur noch Buchungen ab dem 1.1. möglich sind.

Mehrwertsteuerabrechnung

Für Ihre Mehrwertsteuerabrechnung haben wir einen neuen Bericht erstellt, welchen Sie hier herunterladen können. Wir empfehlen Ihnen, den neuen Bericht zu verwenden und die Vorlage "MwSt.-Abrechnung" in den Adressen, nicht mehr zu verwenden. 

Nachstellen von Nummernkreisen

Sofern Sie Ihre Mandatsnummern jährlich wieder bei 1 beginnen möchten, müssen Sie beim Anlegen des ersten Mandates im neuen Jahr die vorgeschlagene Mandatsnummer zurück auf 1 setzen. timeSensor LEGAL wird dann beim nächsten Mandat entsprechend weiter zählen.
Sofern Ihre Rechnungsnummer mit dem Jahr starten (zum Beispiel 2016NNNN), dann begeben Sie sich im Bereich Einstellungen in die Parameter, klicken dort auf Finanzen, Tab Debitoren und erhöhen dort die Nächste Rechnungsnummer (also zum Beispiel auf 20170001).



Sofern Sie Ihre Archivnummern (Ablagenummern für die Archivierung von Mandaten) jährlich wieder bei 1 beginnen möchten, müssen Sie bei der ersten Archivierung im neuen Jahr die vorgeschlagene Archivnummer zurück auf 1 setzen. Alternativ können Sie auch in den Parametern unter Finanzen die Nummer auf 1 zurückstellen (diese Option ist allerdings nicht in allen Editionen von timeSensor LEGAL verfügbar). timeSensor LEGAL wird dann bei der nächsten Archivierung entsprechend weiter zählen.

Vermeidung von Lücken in Rechnungsnummern (KMS)

Standardmäßig verhält sich timeSensor LEGAL so, dass bei der Löschung von ungedruckten Rechnungen, die entsprechende Rechnungsnummer wieder in einen Rechnungsnummern-Pool zurückgelegt und anschließend wieder verwendet werden. Löscht man hingegen eine gedruckte Rechnung, so wird die Rechnungsnummer nicht wieder verwendet und es entsteht eine Lücke. Dies ist die empfohlene Betriebsart von timeSensor LEGAL und sie entspricht den gesetzlichen Anforderungen.
Info
Rechnungsnummern müssen gemäss den Vorgaben des Gesetzgebers eindeutig und fortlaufend sein. Weitere Informationen hierzu finden Sie hier: https://support.timesensor.com/portal/de/kb/articles/wie-sind-meine-rechnungsnummern-gegenüber-den-finanzbehörden-einwandfrei

Wenn Sie unbedingt sicherstellen möchten, dass in Ihrer Rechnungsnummerierung keine Lücken vorhanden sind, dann können Sie ab dieser Version die neue Checkbox Fehlende Nummern wieder verwenden aktivieren. Sie finden diese Einstellung im Bereich Spezial/Parameter/Finanzen/Debitoren:

Wenn Sie das Ankreuzfeld aktiviert haben, erfolgt die Abfrage, ab wann die Lücken gefüllt werden sollen. Wir empfehlen Ihnen, den Mechanismus zur Vermeidung von Lücken ab der nächsten Buchhaltungsperiode zu aktivieren.

Ab dem gewählten Datum überprüft timeSensor LEGAL jeweils in der Nacht, ob es in der Rechnungsnummerierung zu Lücken gekommen ist. Falls eine fehlende Rechnungsnummer entdeckt wird, wird sie in den Pool der wieder verwendbaren Nummern eingetragen und dadurch bei der nächsten Rechnungsstellung automatisch gezogen.
Warning
Sollten Sie diese Einstellung bei Ihnen vornehmen, so empfehlen wir Ihnen dringend, keine Rechnungen zu löschen, sondern Rechnungen immer über eine Gutschrift zu neutralisieren. Nur so können Sie gewährleisten, dass die vollständige Transparenz gewährleistet ist.